信息化背景下电视台财务档案管理水平提升措施分析

张志萍

摘 要：随着科学技术水平的提升及信息化技术的推广，计算机对于各行各业的工作所起到的重要作用不言而喻。经济的发展导致电视台与企业间的业务往来交流更加紧密，仅仅依靠人力进行大数量、大规模的财务档案管理容易出现错误和漏洞，进而影响管理质量和管理效率，因此，在信息化背景下，电视台应当充分借助信息化工具和信息化理念提升财务档案的管理水平。

关键词：信息化；电视台；财务档案管理

财务档案管理对于任何一种形式和规模的企业而言都至关重要的，高效率和高质量的财务档案管理工作有助于提升整个财务工作的有效性。借助信息化系统和技术来强化财务档案管理的工作能够更大限度地节约人力资源，缓解财务工作者的工作压力，还能够大幅度提升档案管理和财务信息管理的正确性和安全性，因此，加强对于信息化背景下的财务档案管理意义深远。

一、利用信息化加强电视台财务档案管理的必要性

（一）财务档案管理工作发展的必然趋势

随着经济社会的繁荣发展，电视台作为一个以盈利为目的的组织，与其他企业等组织机构之间的经济往来也逐渐增加，由此所产生的需要妥善保管的财务档案数量也随之大幅提升。同时，财务工作内容也随着社会进步而升级，不再是简单的记账，而是在财务分析决策等方面起到更加重要的作用，相应的财务档案所记录的信息意义和价值也就随之提升，财务档案管理工作的重要性也不言而喻。传统的财务档案管理都是基于纸质进行信息记录和保存，根据财务信息性质的不同，所需要保存的年限也有所不同，有些重要财务信息保存年限长达三十年，而庞大的财务管理工作量对于档案管理工作人员而言过于繁重，管理效率和质量都会因人力保管局限性受到影响，对于整个电视台的财务管理工作而言有弊无利。

（二）信息化档案管理自身优势起决定作用

信息化的财务档案管理相比传统的纸质档案管理所呈现的优越性是显而易见的。首先，信息化档案管理可以极大节约空间。大规模的财务信息都以纸质为载体进行保存，所需要占据的空间必然很大，且纸质保管也很困难，潮湿环境下字迹容易模糊，干燥环境下大量的纸张堆放又容易发生火灾，纸质信息一旦被损毁几乎就是不可逆转的，财务信息对于企业意义重大，信息的丢失对企业造成的损失难以估量。其次，信息化档案管理读取更加便捷高效。在纸质管理模式下，想要寻找往年的某方面的财务信息需要进入档案室逐本查阅，想要在堆积如山的档案资料当中寻找所需要的信息费时费力，甚至一个疏忽就会错过重要信息，而信息化的档案管理在信息的提取读取方面就更加敏捷高效，通过计算机指令就可以瞬间提取大量相关信息。另外，信息化的财务档案管理有助于实现财务共享。传统的纸质信息在远程传递时较为麻烦，信息分享效率很低，而信息化的管理方式则可以通过网络系统进行随时随地的财务信息共享，管理更为高效，风险也相对较低。综上所述，无论从什么方面进行比较，信息化的财务档案管理模式都具有很明显的优越性，应该在电视台等组织机构当中进行更好地推广。

二、财务档案管理信息化改进的重点

（一）档案信息数字化

将财务档案的全部信息进行数字化处理是利用信息化技术系统进行财务档案管理工作的前提。信息化背景下的财务档案管理和传统的财务档案管理最大的区别就在于信息存储与读取的载体有差距，原有的财务档案管理模式主要是对纸质数据管理，但这种管理模式随着电视台的业务量增加，需要管理的信息愈加庞大，而逐渐显现了很大的弊端，管理质量和管理效率大幅下降。未来的财务档案管理发展趋势就是主要利用信息化载体，对数字化的信息进行大数据管理，这种管理模式不仅实现了高效安全存储，更能够有效节约人力资源和存储空间，在信息调取等方面也有不可替代的优势。因此，电视台应该根据自身的技术水平和信息化程度，对纸质档案信息进行有规划的、合理的数字化转化，将财务档案管理逐渐转化为信息化技术基础上的管理模式。

（二）优化信息网络

信息化背景下的财务档案管理存储和传递都是依据互联网，如果网络系统安全系数不足的话，就会对电视台的财务信息安全性和完整性产生威胁。核心的财务信息如果被泄露或是发生损毁，电视台将会受到难以估量的冲击。因此，必须加强对于信息网络的优化提升，全方位提升信息管理的安全性和可靠性，从而保障电视台的竞争能力和发展能力。

（三）配套輔助系统

电视台是一个较为复杂庞大的组织体系，其内部组织架构涉及到多个不同的部门和体系，财务档案信息管理并不仅仅是档案管理工作人员自己的事情，要想真正提升财务信息管理的水平，必须要由公司的负责人及其他相关者共同协调配合，同时完善相关配套的辅助系统，使信息化的财务档案管理体系与整个电视台的组织架构优化相适应，从而发挥财务信息管理的重要作用，提升其对于财务决策和财务管理的关键辅助价值。

三、强化电视台财务档案管理的措施分析

（一）更新管理观念

管理工作，观念先行，计算机系统等都只是外在的辅助条件，只有观念才是内在的本质决定因素，只有先更新管理人员的管理观念才能够从管理层面更好地推进财务档案管理模式的改革工作，否则外在物质条件水平再高也是没有用武之地。这就要求相关管理人员必须时刻注意更新自身的知识体系，加强工作理念的时时更新，以信息化的视角来看待财务档案管理工作。同时还要提升对于现代化电视台的竞争发展过程中的财务档案信息的重视程度，增强相应的配套措施，并不断提升管理者与相关工作人员在新的背景环境下应对和解决问题的能力。

（二）提升财务档案管理实效性

财务档案管理工作的实效性水平的提升是考察档案管理工作模式改革的一个关键因素，电视台作为一个盈利的大规模组织机构，做任何变革都是牵一发而动全身的，不能仅仅为改革而改革，而是真正要对组织发展有战略性的实践意义和实践价值，否则就沦为一场劳民伤财的作秀。因此，在进行财务档案管理体系信息化改革的过程中，一定要结合电视台工作管理实际需求和实际发展水平，因地制宜地制定相适应的改革方案，配套科学合理的软硬件系统，确保物尽其用，最高效、最大程度地实现财务档案管理模式变革预期目的。

（三）注重财务档案管理安全性提升

互联网本身的开放性导致了其本质存在的安全性隐患，这是无法避免的，但可以借助相应的措施将该安全隐患压到最低限度。财务档案信息进行数字化转换并存放于计算机系统当中，通过互联网进行传递交流的过程当中，要格外注重安全性水平的提升，保障电视台财务信息的安全、完整，保障自身的经济利益不被侵犯。为此，必须注重网络安全建设和维护，注意财务信息及时备份，加强数据规范化管理和层级准入制度的建设，并不断提升电视台自身的防火墙建设能力，防止信息被窃取或拦截，只有保证了信息化下财务信息的安全性，信息化的财务档案管理模式的优越性才能真正显现。

四、提高财务档案管理人员综合素质

在电视台推行信息化的财务档案管理，最终的执行者和操作者都是相应的档案管理工作人员，如果实际档案管理人员的综合素质无法满足信息化的财务档案管理需求，那么管理模式再完善也无法达到预期的财务档案管理效果。信息化的财务档案管理对于档案管理人员提出了更高的要求，它要求工作人员不仅具备相应的财务素养，更要具备计算机技能，是综合型的人才需求。因此，在改革提升电视台财务档案管理模式的同时，也应当对档案管理者进行相应的计算机技能等综合素质的培训，使其综合素质满足信息化档案管理的更高要求。

在当前信息化逐渐强化发展的背景下，结合信息化工具不断完善电视台的财务档案管理水平既是整个财务档案管理的发展趋势，也是信息化财务档案管理优越性下的必然选择。在财务档案管理改进过程当中，应当着重注意信息数字化的改进、网络系统的建立与管理、配套辅助系统的完善等关键点，同时注重更新管理观念的基础上，不断提高财务档案管理的实效性与安全性，全方位提升电视台财务档案管理的科学水平，为电视台的競争发展提供坚实的财务基础。

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