企业利用电子信息化加强档案管理的策略

莫茜茜 林士钰

摘 要：近年来，我国经济水平、科学技术水平得到了快速发展。计算机技术在人们生活中的广泛应用，为人们的生活带来了诸多便利，尤其是企业档案管理中也应用了电子信息化技术，并且取得了良好的成绩。但是，电子信息化技术在企业档案管理中的应用并不广泛，仅有少数企业接纳并且应用。基于这一问题，本文分析了我国企业档案的管理现状，然后对电子信息化电子档案的特点和缺点进行分析，最后针对性地提出一些有效的建议和措施，希望能有效提高電子信息化技术在企业档案管理中的应用，并且提高档案管理的效率和质量。

关键词：信息化；档案管理；重要性；思考

随着我国经济水平的不断发展，科学技术水平也在不断提高，尤其是电子信息技术，我国也逐渐进入信息化时代。在这一时代下，传统企业的档案管理方式已经不适用于现在企业的档案管理，而将电子信息化技术应用到企业档案管理中能有效提高企业档案管理的效率。但是，我国大部分企业对电子化档案接纳程度不高，导致电子档案不能顺利推广，因此，本文针对这一问题提出一些有效的建议和措施，希望能有效促进电子档案在我国各大企业中的接纳和应用。

一、我国企业档案管理现状

档案管理对于现代的企业、国家行政部门及各大高校都有很重要的意义。目前，我国大部分企业管理档案还采用传统的档案管理方式，但随着社会的不断发展和进步，传统档案管理的方式已经不适用于现代社会的档案管理，传统档案管理方式存在的弊端也逐渐暴露出来。

传统档案管理方式存在的主要弊端有：第一，档案的收集和整理，效率低下，传统档案管理是通过档案袋对其进行收集和整理，整个过程十分复杂，而且一不小心就会出错，且我国人口众多，档案的收集和整理工作量大，导致档案管理效率低下，严重影响了我国档案的管理；第二，不利于保存，传统档案管理是在档案室进行保存，但是如果档案室发生火灾等灾难会对所有档案造成很大的威胁，因此，传统的档案管理方式对档案的安全性不具备较强的保障力；第三，不利于档案的查询和检索，如果有人来查阅自己的档案，就会给档案管理人员带来很大的工作量，因为档案实在太多了，需要大量的时间来查询和检索。由此可见，传统档案管理过程中存在诸多弊端，导致其必然会被社会淘汰。随着社会科学技术水平的不断提高，电子档案逐渐出现在企业档案管理中，利用电子信息化技术将档案进行信息化，直接储存在计算机中，在使用时随时调用，提高了档案调用的效率，且更能够保证档案的安全。但是电子档案在应用的过程中还是存在一定问题，比如，企业接纳和应用程度不高、电子档案会受到黑客攻击，等等，这些都是需要完善的，本文基于这一问题展开讨论和分析。

二、信息化电子档案应用分析

企业档案管理电子信息化是指企业在进行档案管理的过程中将档案信息化，通过计算机等工具来对档案进行管理，这种管理方式在一定程度上可以保证档案的安全性，并且有效提高档案管理的效率和质量，但是其还是存在一定的风险性，下文分别对电子信息技术应用到档案管理中的优势和问题进行分析。

（一）电子信息技术应用到档案管理中的优势

将电子信息技术应用到企业档案管理中，对企业档案管理有诸多优势：第一，信息化档案便于搜集，将档案通过信息化进行储存，不仅可以有效减少纸张资源的浪费，还能有效提高档案搜集效率，工作人员可以直接通过计算机进行操作，输入档案人的姓名和身份证即可调出所有的档案信息，有效提高档案搜集的工作效率。除此之外，电子档案还方便携带，通过U盘或者电子邮件就可以将其发送给他人，简单方便；第二，电子信息化档案便于保存，电子信息化档案最大的特点之一就是便于保存，将所有的信息录入电脑，保存在电子计算机中就可以，在后期需要档案时直接在电脑上调用即可；第三，电子信息化档案便于检索查询，电子信息化档案相比传统档案更方便检索和查询，所有的档案信息都在电子计算机中，需要查阅档案的时候只需要登录计算机，并输入相关的信息，就可以调出相应的档案，有效提高了档案检索和查询的效率，使档案的检索查询变得高效化、方便化、快捷化。

（二）电子技术在档案管理中面临的问题

电子信息化档案在快速发展的同时也面临一些问题，这对电子信息化档案的发展和应用有一定的影响，主要是因为管理者对电子信息化档案管理技术认识不够，我国电子信息技术还不够成熟，将其应用到档案管理中，不能发挥电子信息技术的优势和特点，而且管理者对电子信息化档案管理技术的重视程度也不够，对其投入的资金不足，资金上的匮乏导致无法建立技术设备完善的电子信息化档案模式。另外，电子档案的复印件和原件之间还有一定的差距，而且很容易判别真伪，后期也不能作为法律保证的证据。除此之外，我国档案管理部门缺乏相应的电子信息化技术管理人才，电子信息技术是一门新型的先进技术，我国当前档案管理部门还对其不是很了解，缺乏电子信息化技术的专业性人才，这也是电子技术在档案管理中应用面临最大的问题之一。以上几点都是严重影响我国电子信息技术在企业档案管理中广泛应用的因素，针对这些问题，下文提出一些有效解决的对策，希望能解决这些问题。

三、企业电子信息化档案的应用策略

针对电子技术在档案管理过程中面临的问题进行分析，下文提出一些企业档案管理电子信息化的措施和对策，希望能保证企业电子档案的安全性和管理的高效性。

首先，加强电子档案设备故障检修，定期对储存电子档案的设备进行检修，如有异常应立即进行维修，从而保证电子档案的安全性；另外，对企业所有的电子档案进行加密，防止他人盗取，或者黑客通过网络破坏档案，保证电子档案的完整性；其次，加强档案管理部门对电子信息技术在档案管理中应用的重视程度，让所有的工作人员对电子信息技术有一定的了解，投入足够的资金到电子信息化档案的建设中。其次，数立正确的档案管理观念，对所有的工作人员进行专业化培训，尽可能避免在工作的时候出现错误，从而有效地提高档案管理的效率，并且保证电子信息化档案管理技术科学、高效的应用。最后，将电子档案管理方式与传统档案管理方式进行有机结合，对于一些难以用电子形式保存的档案依然通过传统方式进行保存和管理，从而建立完善的企业档案管理体系，只有这样才能有效促进电子信息技术在我国档案管理中的广泛应用，有效提高档案管理的效率，并且保证档案的安全性。

四、结语

综上所述，随着我国科学技术的飞速发展，企业传统档案的管理方式已经不再适应当今社会，电子信息技术的出现对企业传统档案管理方式提出了挑战，同时也体现出了传统档案不具备的多种特点和优势。但是，电子档案在快速发展和应用的同时也面临一些问题，这对电子档案的安全及档案的管理有很大的影响，因此，加强对电子信息技术在档案管理中的研究和应用势在必行。

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