医院财务档案管理现状及措施探讨

何静仪

摘 要：习总书记在党的十九大报告中明确提出，我国社会主要矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾。人民日益增长的需求已经影响到各行各业的发展，作为民生建设重要组成部分的医院，在新形势下也面临着转型的迫切需求。医院改革转型不仅包括业务方面，也包括管理方面，财务管理作为其中的关键环节，必须要加强精细化管理，尤其是财务档案管理模式弊端逐渐显现，造成档案不详实、人员不专业、流程不顺畅等问题，这些都成为医院财务管理的风险点与隐患点。本文通过对医院财务档案管理现状进行深入分析，探索出财务档案管理的途径与方法，从而不断推进医院管理水平的提升。

关键词：医院财务；档案管理；措施探析

随着经济社会的发展，医疗改革也在稳步推进中，而财务管理也是医院体制改革的重要内容。医院财务管理与其他行业不同，日常经济活动的发生不仅与自身相关，同时也涉及到病患，尤其是在财务档案管理方面，稍有差池就可能为病患带来损失。作为医院的特殊属性，每一笔财务流程及资料都可能成为核查的历史依据，进一步完善财务档案管理体系是维护病患基本权益、医院自身利益的保障，是维护医院与社会平衡点的重要纽带。但是，目前医院财务档案管理还存在着一些问题，尤其是随着外部环境的变化弊端逐渐显现，这使得财务档案管理改革迫在眉睫。

一、医院财务档案的管理现状

医院财务档案具有涉及面广、划分详细的特点，从国家层面而言对医院档案也提出了明确的要求，档案内容要涵盖财会档案类、基建档案类、工会类等三大类，具体到档案归档细节就更是繁杂了，不仅包括会计凭证、报表等基础业务资料，还包括投资分析、验资报告等资金使用情况资料，甚至还涉及到病人的每一笔财务记录等，如果管理不善将直接影响到日后医院的正常运转。面对年份长、信息多、专业强的财务档案管理，不仅需要完善的制度作为基础保障，更是需要专业人才作为技术支撑，同时，还需要与时俱进，引起先进的管理模式与手段，这样才能实现医院财务档案管理的科学化、系统化、有序化。

（一）档案管理人员意识淡薄

医院财务档案管理不同于其他业务，虽然不需要天天与病患接触，但实际上与病患的个人利益息息相关，由此可见，财务档案管理的地位和作用不容忽视。然而，还存在医院管理层对档案管理工作不重视，虽然设置了专门的档案管理部门，却没有安排专人负责档案管理工作，导致档案管理流于形式，也影响了工作人员的积极性。没有科学评价体系与晉升空间，导致工作人员存在应付工作的现象，没有尽心尽力地履行好工作职责，这将直接影响到医院财务档案管理效果，出现浪费人力资源的现象。从上到下缺乏对财务档案管理的正确认识，导致档案管理没有配备完善的制度与设备，缺乏专业化的人才管理也直接限制了管理水平，结果只能形成不良的恶性循环。

（二）财务档案使用率较低

医院财务档案涉及内容繁多，不仅包括日常经济业务的流程管理、投资资金的运行管理，还包括病患建档的留痕管理，这些都是日后内外审核的重要指标。由于审核每日财务业务是日常性工作，已经形成制式流程，工作人员能做到按要求完成；大型的资金运转与投资管理因为涉及金额大，关系到医院的发展前景，从医院管理层就加大了重视，经过层层审核可以做到严格管理。然而，对于不经常使用的财务档案则存在管理失当，甚至是存在管理“真空区”。由于医院财务档案往往涉及到的历史年份较为久远，不经常使用和查看，因此会出现管理上的漏洞，究其原因包括以下几方面。一是财务档案管理缺乏规范化。没有将财务档案进行整体系统的整理，也没有进行归档和分类，导致有些年久不用的档案成为“死档”。二是各部门间缺乏沟通协调。档案是一个综合性的工作，是将各个部门的职责内容汇总在一起进行归档整理，如果各个部门之间缺乏沟通与协调，就会导致档案没有得到充分有效的利用。三是工作人员缺乏责任心。工作人员没有发挥主观能动性，仅仅是为了应付工作，由于缺乏工作责任心和专业性，不能为需要部门及时主动提供相关档案，造成档案常年无人问津。

（三）管理人员素质有待提升

医院财务档案管理是一项具有专业性、高要求的工作，不仅仅需要对档案进行归档，同时还需要进行分类规整，尤其是随着信息化技术的普及，目前财务档案管理已经进入信息化时代，更需要有专业背景的人员进行科学化管理，这样才能确保档案使用更加流畅有序。然而，目前医院还存在兼职档案管理的现象，大多数由护士、后勤人员兼职负责档案管理工作，缺乏专业知识的弊端逐渐显现，无法满足档案管理岗位的实际需求。人员综合素质与工作能力的不匹配，直接影响到档案整理的效果，会出现档案不规范、不完整的现象，甚至出现档案丢失、破损等严重问题，为医院的发展造成损失。

（四）档案管理信息化程度不足

随着科学技术的进步，信息化已经覆盖到人们生活的方方面面。对于医院财务档案管理而言，信息化技术的应用可以及时弥补档案多、内容广、不易查询等弊端。虽然国家大力提倡信息化管理手段，但部分医院仍旧流于形式，没有将信息化管理落到实处，导致出现信息化设备齐全却得不到使用，信息化流程建立却得不到发挥，没有及时配备专业的信息化管理人才，出现管理上的“两层皮”，表面上在应用信息化管理，实际上还沿用传统模式。例如，在面对历史医患纠纷需要调取档案时，传统依靠人力管理的模式可能会出现档案不全、查找困难的问题，如果应用了信息化手段，只需要在系统上进行调取，还可以进行科学分析，从数据上为医院提供有力支撑。

二、提高医院财务档案管理水平的措施

（一）提高财务档案管理人员的管理意识

随着外部形势的变化，对于医院管理能力提出了更高的要求，落实到档案管理而言，首先就要从上到下转变思想，不断提高对档案管理工作的重视程度，这样才能摆正位置，为档案管理工作创造良好的环境。

1.建立详细的档案搜索目录

面对纷繁复杂的档案必须要建立详实的目录，这样才能确保实现有序查找，这就需要工作人员将目录进行细化，将每一项财务内容、流程、使用情况等都设置对应的档案目录，建立横向、纵向的档案目录体系，方便查找和使用。

2.建立完整的归档信息机制

医院财务档案涉及到很多部门，需要将大量的数据、资料进行汇总分类，如果缺少任何一项内容都会导致档案不完整，为日后使用留下隐患。这就要求工作人员在建立档案时保证准确性和完整性，反复进行查漏补缺，这样才能确保使用更高效。

（二）提升财务档案的使用率

财务档案的管理不仅是为了有序归档，更重要的是要得到有效利用，如果档案得不到利用，那么只能成为一堆废纸。因此，首先要建立完善的财务档案使用制度与流程，从制度层面进行规范化管理。其次，要加强工作人员的业务培训，扭转被动工作的状态，树立积极服务的意识，主动为需要部门提供档案使用服务。最后，要引进先进的管理模式，实现查阅档案的快速化、便捷化，可以建立内部APP档案查阅系统，不断提高财务档案的使用率。

（三）提升档案管理人员素质

档案管理人员是工作服务在一線的，如果没有具备应该有的素质和能力，将直接影响到医院档案管理的质量和水平。档案管理其实是一门枯燥、刻板的工作，需要管理人员具备强烈的责任感，才能保证在面对繁多档案也能时刻保持耐心与细致。财务档案管理与其他档案管理不同，要求管理人员要具备一定的财务基础与电算化技术，这样才能更高效地完成档案管理工作。对此，首先要建立系统的考核体系，对档案管理人员进行跟踪考核、绩效考评，通过建立奖惩制度实现激发工作人员的积极性。其次，要建立外部监督体系，通过开展工作测评、意见箱等方式，以外部监督促进工作改进，实现档案管理水平的提升。

（四）增强档案管理的信息化程度

随着信息化手段的普及，财务档案管理的信息化改革势在必行，这就需要医院加大资金投入，提供专门的信息化管理办公区域，购买电脑、打字机等信息化管理设备。同时，还要聘请信息化管理专业人才，通过人力、物力的双投入，促进财务档案管理的现代化进程。

三、结语

医院财务档案管理工作具有覆盖面广、内容繁杂、专业性强等特点，尤其是面对日益变化的外部需求，财务档案管理的改革势在必行。但是，面对管理模式落后、专业人员不足、重视程度不够等问题，医院需要从制度建设、人才建设、信息化建设等方面进行改进，以充分发挥财务档案的利用率，为医院的决策和日常工作提供支持。

参考文献：

[1]杨峰.浅议当前医院财务档案管理的困境及改善建议[A].科学中国人（人文社科版）[C].2016

[2]杜鹏.医院财务档案管理中的主要问题探析[J].中国医药指南，2016