浅析电子发票在高校财务管理中的应用及存在的问题

李梅

摘 要：近年来，随着我国社会经济的飞速发展、高校办学规范的逐步扩大，以及信息化与自动化技术建设和“互联网+”时代的到来与推广，电子商务行业的高速发展逐步推动了电子发票的产生、发展及壮大。在国家大力推进“互联网+税务”的政策背景下，电子发票推动的财务管理改革已是新时代发展的必然趋势。

关键词：电子发票；高校；财务；无纸化；信息化

近几年来，随着社会经济的飞速发展和高校办学规范的逐步扩大，国家对高等院校（高校）教育和科研等的投入不断增多，极大促进了高校教育和科研水平的增长。财务审核与报销是高校财务管理工作的重要组成部分，是一项基础性的财务工作，也是科研项目管理人员使用和报销经费所必须经过的流程之一。

目前，高校科研经费的财务审核与报销流程多为项目负责人和参与人使用公务卡消费，然后提供纸质发票、消费凭证、刷卡凭条和报销单进行财务审核及报销。虽然公务卡结算使用便捷，消费支付行为可后台进行核对，但高校在公务卡使用、结算及报销过程中仍然存在许多问题，如财务报销等待时间长、过程繁琐，公务卡消费后需要下载公务卡消费明细，网上订单还需要打印订单的明细，线下订单也需要提供POS刷卡小票，这些工作不仅大大消耗了科研项目人员的时间，而且一次报销需要同时提供并打印许多材料，大量的科研项目报销造成了纸张的极大浪费。

尽管各个高校在不断改良措施和改进报销手段，如实行网上和线下预约制提高财务工作效率，或通过财务员分派到科研项目比较多的院系，先进行财务审核，合格后统一带回财务处进行集中制单和报销，大大提高了报销效率。但无论是预约制还是先审核后集中报销，财务员的工作量都是一定的，不能从根本上解决问题。随着我国信息化和全球电子商务的迅猛发展，同时为了积极响应国务院出台并推进“互联网+税务”行动计划的各项政策，促进电子商务快速健康发展，增值税电子普通发票（简称为电子发票）应运而生。

一、电子发票的概念

电子发票是指商品购销过程中，提供或者接受服务及从事其他经营活动中，开具或收取的数字电文形式的收付款凭证。电子发票是由利用符合国家税务总局统一标准并通过国家税务总局及省、自治区、直辖市国家税务局、地方税务局公布的网络发票管理系统开具的具有全国统一编码和防伪技术并附有电子税局签名机制的发票，是具有消费者权益保护的有效凭证。

二、电子发票的特点

电子发票是在网络化和电子化不断发展的趋势下对纸质发票的升级和改进，可以从根本上改变财务事务的运行机制，是我国新形势下财务制度变革的一种必然的趋势。我国“十三五”规划中明确提及大力推广和应用电子发票。电子发票是信息化时代的产物，是“互联网+税务”新形势的有利工具。与传统纸质发票相比，电子发票的所有信息都是以数字电文形式保存和传递，其真实性可以通过电子发票号码和税控加密码验证，具有无纸化、网络化和自动化等优势，同时电子发票开具便捷，易于传递和保存，有利于规范网络税务活动等特点。

另外，推广电子发票可以节约成本，简化报销流程，提高财务部门的工作效率，并有利于税务部门规范化管理，促进高校财务工作电子化发展。由于电子发票免除了普通发票的流通和保管环节，简化了财务管理人员的工作程序，也无需专门的人员和地点来保管发票及档案。财务数据的统计汇总及分析也更加方便、高效、便捷，极大地提高了工作效率。同时，电子发票的诞生伴随着办公信息化和自动化平台的建设，高校科研项目报销可以通过信息化及网上报账平台进行，减少了报销人在多个部门流转奔走的时间，也方便项目负责人及财务管理相关领导统一集中进行签字确认。推行高校电子发票应用，不仅可以促进高校会计职能由“核算型”向“管理服务型”转变，而且可以加强财务部门和其他相关部门的信息沟通能力。

三、高校电子发票使用中遇到的问题

（一）在高校中电子发票推广力度小

目前，国内高校对电子发票的推广与应用力度较小，许多高校并没有针对电子发票进行宣传推广和解释，高校许多教职工对电子发票业务及报销流程不清楚，甚至对电子发票相关概念及内容知之甚少。并且国内绝大多数高校报销仍然以纸质发票为准，电子发票仅仅做为一种备选和补充，通过电子发票渠道报销或报销成功的案例非常局限。

（二）高校中缺乏电子发票管理相关制度规范

高校现行的财务规章制度中都是以纸质发票管理和使用为标准，对电子发票的使用、报销和管理缺乏行之有效的制度、规范和标准。即使部分高校制定有规范或标准，也是以纸质发票的准则来要求电子发票的使用和报销。相对于纸质发票报销，电子发票报销需要报销人将电子发票打印出来，并附上其他消费佐证材料，甚至是要求提供银行的公务卡消费明细对账单以防止报销人对电子发票进行多次重复报销，这些措施明显限制了高校电子发票的使用和推广，也无疑与开发和推广电子发票的初衷背道而驰。

（三）高校中电子发票的入账存在风险

电子发票是以数字电文形式形式记载的发票信息，具有无纸化的特点，电子发票真伪的审核是财务人员面对的首要问题。由于紙质发票具有特殊的防伪物理措施和技术，并且熟练的财务人员很容易判断纸质发票的真伪，但电子发票的无纸化特点对目前高校内财务人员判断其真伪提出了挑战。财务人员需要通过税务网站检验电子发票的真伪，查询是否进行重复报销，这也无形中增加了财务人员的报销时间。

此外，电子发票的安全性也是高校推广过程中需要面对的主要难题。虽然电子发票具有一定的信息加密和防伪特征，但在“互联网+”的时代，如何保证电子发票的安全可靠性，保证在网上报销过程中不被篡改及多次重复打印报销等，都是急待解决的问题。并且目前的电子发票检验平台形式各异，缺乏统一的官方认证机构或平台，没有形成安全有效的电子发票防伪方案。

（四）高校财务信息化平台建设滞后

电子发票的设计理念是通过网络化和信息化办公处理，完成电子发票信息处理的直接结算。但在现有高校信息化条件下，尚未有具备支持电子发票传送、管理、审核、结算和报销的信息化和网络化办公平台。高校的财务管理系统仍以纸质发票审核和报销平台为主，电子发票管理应用平台较少，没有系统的信息化办公软件平台，完全不具备实现无纸化办公的条件。

四、在高校推广电子发票使用的建议

（一）加强高校电子发票宣传推广力度

高校应加强对电子发票概念、优势、使用及报销程序等的全面宣传。在宣传推广过程中，积极发挥传统媒体和自媒体平台的宣传作用，通过高校内部校刊、校报或宣传册等传统媒介及微信公众号、邮箱、微博等高校自动化信息平台形式，或举办专题讲座，逐步向全体教职工进行系统讲解和培训，以扩大电子发票在高校内的知晓面。此外，也可以对外公开咨询电话、微信或邮箱，及时为高校教职工进行答疑解惑，并对疑问比较多的问题，利用各种媒介进行集中推送和解惑。

（二）制定高校电子发票管理制度规范

我国“十三五”规划中明确提及大力推广和应用电子发票，因此在我国经济进入新形势下，深入和广泛应用电子发票已是必然。高校应结合自身实际情况，根据国家已有的电子发票相关政策规定及管理办法，制定出电子发票的审核及报销与管理规章制度，深化改革，促进高校财务管理工作的无纸化和电子化，使财务人员在进行电子发票核算及管理时有迹可循、有法可依。

（三）开发全国统一的电子发票鉴定平台和防伪特征

电子发票的真伪和安全性是其推广过程中遇到的主要阻碍，因此国家应该建立全国统一的电子发票开具、鉴定及管理平台，尽快实现电子发票的全国统一标准，结合开发更多的防伪特征，降低电子发票在流通中的安全风险。

（四）加快高校信息化平台及财务软件的升级和改造

电子发票的设计理念是通过网络化和信息化办公处理，完成电子发票信息处理的直接结算。因此，国家及高校应该尽早完善和更新现有财务管理与核算系统及办公自动化系统，实现电子发票及电子发票管理平台与办公自动化系统、财务管理系统及银行电子支付系统无缝对接。同时，也要开发与电子发票相关平台的安全保障系统，提升高校电子发票相关平台的网络安全，保障信息安全。

（五）加强财务人员信息化平台培训教育

高校财务管理及工作人员应该加强自身学习，不断提高自身的业务水平及素养。财务人员必须要时刻更新与电子发票有关的政策法规及各种规章管理制度，增强对业务知识的掌握能力。并且积极学习电子发票相关理论知识和计算机、电子商务等方面的知识，以及信息化平台实际操作能力，不断加强自身在新形势下解决新问题的能力。

五、结语

当前，在我国社会经济步入新形势下，实施电子发票是“互联网+”时代发展的必然结果，是我国新形势下财务制度变革的一种必然趋势。电子发票的推广及应用有助于降低纸张的消耗，节约社会资源，为环保做贡献。同时，可以提高财务部门的工作效率，促进高校财务工作电子化发展，有利于税务部门规范化管理。高校应该大力推广和应用电子发票，为建设资源节约型和环境友好型社会添砖加瓦。

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