信息时代电力企业电子档案管理的探讨

金彩霞

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）12-000-01

摘 要 随着社会的快速发展、科学技术的不断提高，各个行业都充满了机遇和挑战。在信息化时代的背景下，档案管理作为电力企业必不可少的组成部分，也应该与时俱进。只有引进先进的信息化管理技术、优化档案管理中所涉及到的各个环节、完善相应的功能模块，才能推动电力企业的发展，提高企业的核心竞争力。

关键词 信息时代 电力企业 电子档案管理

我们所生活的时代是一个多元化的信息时代，随着互联网的日益普及，计算机在企业管理过程中得到了广泛的运用，大批量电子档案也因此产生。那么电力企业在信息化时代背景下如何运用电子档案管理来提高企业的运作效率已经成为当下热门话题之一。本文就电力企业电子档案管理过程中存在的一些问题做出了深刻的分析，并且根据这些问题提出一些相关措施。

一、信息化时代背景下电力企业电子档案管理中存在的问题

（一）企业相关人员对电子档案管理的认识度不够

在电力企业中，领导们通常只注重可以直接给企业带来经济效益的一些管理，比如销售管理、客户关系管理等，而往往忽视了企业中看似不重要实则极为重要的电子档案管理。电子档案管理在大多数人的观点中只是一个文职类的工作，与销售管理及客户关系管理不能相提并论。因此，企业在电子档案管理中不愿意做过多的投资。资金的匮乏、人才的稀缺使电子档案管理一时间陷入了瓶颈。

（二）电子档案管理建设不全面，档案管理部门缺少技术性人才

电力企业信息化建设不全面严重影响了电子档案管理。一方面，在现有的一些电力企业当中，信息化比较落后，计算机比较陈旧，硬件设备老化，软件系统得不到及时的更新与升级，这种现象严重降低了电力企业电子档案的管理效率。另一方面，电子档案管理缺少一些技术性人才。在现有的工作人员当中，有的是兼职人员，有的是非专业人员，他们在没有经过系统培训的前提下，只会一些简单的操作，没有深层次研究电子档案管理系统中其他方面的应用，从而浪费了管理系统中可利用的资源，也大大降低了电子档案管理的效率。

（三）电子档案管理存在安全隐患

现阶段，电子档案管理在给电力企业带来便利的同时在档案的接收、保存方面也存在着一些安全隐患。比如病毒入侵、恶意修改等安全问题。与以往的纸质版档案管理相比，电子档案管理存在着操作便捷、易讀易改等优势。但正是因为电子档案管理存在易改的优势，使原有的档案很容易被修改或者被覆盖，相关人员在对档案进行检索的过程中，就无法确保档案的真实性。

二、信息化时代电力企业档案管理措施

（一）电力企业应当增强对电子档案管理的重视

一项工作只有得到了重视才会被高效的完成，同理，一种管理，只有得到重视才会被及时的完善。企业领导应该从传统的档案管理观念转变到电子档案管理观念，加强对电子档案管理的重视，在设备及人力方面加大投资，在工作过程中也可以到电子档案管理部门进行参观考察，及时解决电子档案管理过程中出现的一些问题。同时，领导也可以在管理人员的带领下完成一些操作，比如通过员工电子档案管理平台系统对员工的档案进行查询、管理、利用等操作，来感受信息化时代背景下电子档案管理给电力企业办公带来的便利。

（二）全面建设电子档案管理、引进技术性人才

在信息化时代背景下，电子档案管理工作必须与信息化管理理念相结合。首先，优化档案管理流程，建立档案管理平台系统，对档案管理进行详细分工，具体分为档案的收集、档案的保管、档案的利用三个模块。在档案接收时要明确接收日期和接受形式，在档案保管过程中，要明确数据化保管和利用方式，在档案资源开发利用时要明确档案的开发范围。其次，在电力企业传统的档案借阅模式中，档案使用者只能够去阅览室进行借阅，这种借阅方式不仅消耗时间，而且借阅效率非常低。为了方便电子档案的借阅管理，电力企业应该搭建一个档案信息局域网管理平台，使档案使用者时时刻刻都能够找到自己所需要的档案。最后，电力企业也应该建立一支技术性人才队伍以满足信息化时代发展的需求。招聘一些计算机、软件工程、电子技术等相关专业的人员并对应聘人员进行技术方面的考核。为了满足公司的需要，也可以对入职人员进行相关培训以提高他们的自身素质。作为电子档案管理者也要以身作则，在管理好电子档案的同时也要对其进行深层次的研究，为档案的高效服务提供技术支撑。最后，电力企业也应该为档案管理人员提供一套可以管理档案、开发档案的工具以方便对员工档案进行信息检索，提高档案的利用率，为档案的使用者提供档案咨询服务能力。

（三）提高电子档案管理的安全性

在电子档案管理工作中，其安全性是至关重要的。提高电子档案管理的安全性就要做到以下几点：首先，利用监控设备对电子档案管理网络运行平台进行监控，做到及时发现问题，及时解决，避免原档案被恶意篡改；其次，对电子档案的归档实行认真的审核，以确保档案的完整性和真实性；最后，管理人员也要及时更新相关的软件，同时管理人员也要严格规范自己的操作，以免自己在工作过程中对原档案进行无意识的修改。

三、结语

在信息化时代背景之下，电子档案管理是影响电力企业发展因素之一，只有提高对电子档案管理的重视、完善电子档案信息化管理建设、引进高端技术人才、为电子档案管理创造有利的条件，提高档案管理效率才能使其更高效的为企业服务、更好的为企业创造价值，从而提高企业的核心竞争力。

参考文献：

[1] 张宇.电力行业档案管理系统的设计与实现[D].北京工业大学，2014.

[2] 黄晓琴.电子信息技术在电力企业档案管理中的应用[J].现代国企研究，2015（24）：101.