油田电子档案管理模式探讨

马晶

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）1-000-01

摘 要 石油企业档案管理工作需要突破传统，创新管理模式，适应新时期市场综合需求。电子档案的出现，使得传统的档案管理方法对电子档案管理已经不能适用。电子档案具有管理资源信息化、使用更加方便快捷和归档不确定性的特点。本文就石油档案管理模式展开探讨，对提升生产管理绩效，发挥档案信息核心价值作用，有重要的实践意义。

关键词 石油 档案管理 模式

随着信息技术和办公自动化的迅速发展，网络和计算机的应用，使得电子档案的出现，让档案的管理迈向了另一个阶段。企业电子档案是指对大量的电子文件进行归档整理，从而形成系统的文件、图片和影像的资料集合。

一、石油档案管理应适应新时期的需求

伴随石油能源需求的日益广泛，市场化建设进程的持续深入，石油档案管理工作应摒弃传统机械化、单一式管理模式，科学融入市场发展大潮中，促进档案管理工作体制的创新变革。石油企业价值化档案资源对于其勘探开采、监测开发、生产运营发挥着有效引导辅助与科学支撑作用，是企业发展建设的核心基础，因此石油单位应依据自身发展需求、现实水平状况，面临的市场化管理竞争环境，进一步优化档案管理制度。应面向企业探究发展需求，建立现代化、市场化档案管理体系，注重资源信息的广泛搜集、及时更新、实时汇总整理。档案管理人员应科学把握市场动向，拥有敏锐的洞察力与判断力。同时石油单位应依据市场特征给予档案信息管理开发建设必要的支持倾斜，引进先进的设备技术优化发展档案信息管理系统，科学利用高新技术拓宽信息渠道、丰富档案管理服务形式，树立人性化服务理念，充分满足石油单位快速发展呈现出的丰富信息资源需求。同时石油档案管理应科学围绕单位经济发展建设目标，明晰档案管理方向，进一步令其向着市场化方向科学迈进。

二、石油档案应符合分布集中模式管理

分布式管理主体代表基于一定范畴进行工作的有效分解、层级划分，而集中式管理则将各类处于分散状态的因素、事物、进行有效的汇总聚集。石油档案履行分布集中模式管理，则代表其主体管理形式应履行集中管控体制，而实际上，则进行分散形式的具体管理。主体形式的集中，即石油企业相关管理档案工作应统一由相关首级管理层进行综合管控，实施管理体制的全面制定，令档案管理工作程序更加优化完善。同时首级管理阶层不直接进行具体档案管理工作执行，而是进行相关权限的受控下派与统筹负责。而分散管理模式则是石油单位相关管理工作由具体档案管理部门负责，并实施细化管理，对各类价值化档案资源进行全面的汇总存储与综合利用，并提供人性化服务。分布集中档案管理模式实质上还属于分散管理范畴，当然该类分散管理并非绝对意义的分散，而是应遵循相关标准要求与良好的管理约束，应符合相关体制规程，确保档案管理工作的规范、有序、合法、高效。

三、石油档案一体化信息管理模式

信息化时代，石油企业档案管理应引入一体化信息模式，完善情报搜集、档案管理、资料汇总服务工作。为此，石油单位应科学引入高效、实用的信息管理技术，确保情、图、档的综合全面管理，并应科学创建专项信息管理中心机构，承担综合管控职能。面对石油单位生产运营、开采挖掘、实践管理、文化建设阶段中，对档案信息的丰富多样化需求，信息管理中心应树立以人为本的服务意识，拓宽服务渠道、细化服务类别。还可针对员工、部门的不同需求进行一对一的针对性服务咨询，利用专业化知识、丰富技术储备缩短员工应用查询档案咨询信息的时间，提升全面服务效率。同时信息管理中心应注重良好的专业划分，实现协调的分工管理、优质合作、有效互补。还应注重在历史与现实档案信息的服务管理中，体现良好的预见性与超前性，面对众多丰富资源信息，进行良好的筛选、综合全面的采集与优质的服务提供。可通过史料档案令员工明晰石油单位企业文化变迁、综合发展历程、展现企业的科技研究成果，反应石油单位的历史业绩、辉煌事迹，进而有效提升其信誉度，为创设显著效益提供鲜明例证。同时档案管理部门还可借助网络系统平台、计算机技术、信息手段，进行相关石油业务、企业市场发展相关信息的广泛利用采集，通过全面编撰汇总，为决策层提供科学的参考依据，发挥优质信息核心服务价值。石油单位实施信息化、一体化档案管理，应基于档案信息的生命周期进行科学实践，借助网络信息与计算机技术，树立系统化管理理念，进行统筹的管理控制。同时应强化内部核心文件、信息的综合管理，确保各职能单位信息数据的良好传输与衔接，进而令档案信息实现全过程的科学管控。

四、结语

针对石油档案管理的科学重要性，在信息化時代，我们只有更新管理模式、树立全新管理理念，履行分布集中管理、一体化信息管控，才能全面提升档案管理服务水平，激发档案信息核心效用价值，令其对石油单位的科学发展做出重要贡献。

参考文献：

[1] 孙红彬.电子档案信息安全管理探索[J].小水电，2011（04）.

[2] 王东辉.谈电子文件的档案化管理[J].华章，2011（16）.