福建烟草数据中心报表全生命周期管理模型构建

2018-03-18章惠民

中国烟草学报 2018年6期

章惠民

福建省烟草公司漳州市公司，信息中心，福建省漳州市芗城区元光北路19号金叶大厦 363000

当前，信息化呈现出网络化、移动化、智慧化等新特点。2017年国家烟草专卖局印发烟草行业“互联网+”行动计划，明确提出构建行业云平台、行业大数据平台，着力强化两个技术平台的支撑作用，加快推进全面感知、互联互通、资源共享的技术支撑平台建设。

福建烟草数据中心经过初期建设，已经搭建了包括信息资源标准体系、数据加工存储体系、数据交换服务体系、数据分析应用体系及信息安全保障体系的数据中心基础框架，完成了“打基础、搭平台、初步见效果”的建设目标[1]。数据中心可以实现数据在数据仓库的汇总、转换、加工和统一存储[2-3]。此外根据业务需要建立数据集市，开展数据关联和应用，挖掘数据价值，实现数据的分析和展现。但是，数据中心中的海量数据信息并不都具有相同的使用价值。随着时间的推移，有些数据被频繁访问或更新，而有些数据则很少被访问。快速产生的、大量的、低价值的数据不仅严重消耗了系统资源、拖累了系统处理性能，还可能影响系统的稳定性而导致未知的系统风险。

1 报表全生命周期管理模型

报表是数据的有效组合和多样展现。目前数据中心应用报表种类繁多且分散，用户难以检索和管理；部分报表查询内容存在重复，造成存储等信息资源的浪费，并影响系统响应速度。因此如何有效提升数据中心报表资源数据准确率和利用率，是亟需要考虑和解决的问题。

1.1 数据中心报表应用存在的问题

数据中心应用报表有不少处于闲置状态，造成存储等信息资源的浪费，并影响系统响应速度。例如福建数据中心营销类报表用户自定义报表总量为2575张，但根据抽样调查，系统中存储大量的僵尸报表，这些报表有些是用户随意创建但并不使用的，有些是于考核指标发生变化后废弃使用的。根据预估，大概有85%的报表属于此类僵尸报表。大量无用的报表造成系统资源的浪费，影响报表运行速度和检索效率。经过调查和分析，目前福建烟草数据中心报表应用存在的问题如下：

（1）综合应用分析较少的问题。大部分的报表应用，是在各业务部门进行业务系统建设时，结合系统功能需求提出而进行建设的，报表功能只满足本系统内的数据查询及统计分析，无法支撑跨系统、跨部门和跨区域的数据统计分析需求，无法满足系统建成后新提出的报表应用需求。

（2）新需求响应较慢的问题。对于业务部门提出新的、零散的报表建设需求，缺少统一的、快速的报表需求响应机制，受限于项目投资管理等要求，只能在需求积累到一定量级的基础上，通过新立项目进行建设，从需求提出到最终的报表实现，需求响应的周期过长，很难及时服务于业务部门。

（3）缺少报表管理中心的问题。报表应用分散在各个部门、各个主题集市和指标模型中，缺乏有效的、统一的报表管理机制，存在报表权限分配较为混乱，报表冗余建设开发，报表数据统计口径不一等问题。

（4）缺少使用效果跟踪反馈的问题。由于缺少报表使用跟踪机制，无法了解用户的实际报表使用情况。很多报表开发完后，由于缺少意见反馈的途径，用户对报表应用中的建议、意见无法及时反馈给信息部门和开发商，问题难于解决，有些报表由于不好用、功能使用缺陷等问题无法及时解决而造成没人使用。

1.2 问题解决思路

数据中心应用报表问题，不仅仅是技术问题，同时也是管理问题，涵盖了报表的建设规划、报表的需求管理、报表的开发建设、报表的使用跟踪、报表的推广与淘汰等方方面面的内容。因此，要解决以上问题，仅仅通过单一的手段是无法实现的。经过长期的探索研究，学术界和企业界基本认为，要从“平台基础构建、建设模式创新、管理手段配套”三个方面入手，才能有效的改变和解决这些问题。

（1）构建报表应用体系。数据中心在企业信息化建设中，集成整合各业务线、各应用系统的数据，构建企业“全局、一体”的企业数据模型和数据应用体系，统一企业数据标准，统一企业指标计算口径，为企业实现跨部门、跨系统、跨区域的数据分析提供统一的数据支撑环境和数据加工基础，改变以往单一系统无法解决的数据渠道问题。

（2）改变以项目为基础的传统建设模式。转变为以服务为基础的需求快速响应模式。以数据中心为基础，基于企业数据模型，构建面向满足各业务部门数据分析需求的主题集市模型。新的报表需求，只要数据模型能覆盖的，即可向报表服务机构提出所需实现的服务要求，业务部门大部分的数据分析需求，均可基于主题集市模型由报表服务机构进行定制满足，通过便捷的BI分析工具，快速、便捷地实现各类固定报表、自定义报表及多维分析模型的制作。

（3）建立报表应用评估机制。实现报表使用信息采集、使用评价、问题反馈渠道，建立“建、用、管、退”一体的报表应用及管理体系。通过采集、分析业务部门的用户日常报表使用情况数据及报表评价信息，详细掌握、了解报表实际使用情况，并建立配套的管理制度，根据报表使用、评价及反馈情况，有针对性的对报表做出完善、优化、推广、淘汰等管理措施，实现报表的精益管理。

1.3 报表全生命周期管理模型

1.3.1 管理模型

报表的生命周期过程从需求发现到报表准备、报表开发、报表运行、报表管理、报表废弃等过程，可分为孕育期、观察期、成熟期、衰退期等阶段，是一个完整的PDCA管理闭环。

从用户的报表应用需求和信息主管部门的管控的需求出发，根据报表在不同阶段环节的情况特征，建立报表PDCA生命周期模型，有助于针对性的对报表进行有效管控和管理，解决报表的“建、用、管、退”等问题。

图1 报表全生命周期管理模型Fig.1 Sketch map of report full life cycle management model

（1）报表孕育期。报表孕育期涵盖报表从需求收集、汇总、分析、确认以及开发的过程。首先是报表的需求收集发现，建立报表需求的定期采集、主动报送两种方式，发现、登记业务部门的报表应用需求，明确需求提出人及联系方式。其次，针对收集的报表，进行汇总整理，合并同类需求，过滤不适应的需求，形成需求目录。第三，针对这些报表需求进行分析，分析报表的数据来源、取数方式、展现方式、加工频率、统计口径等。第四，和需求提出人进一步明确报表的分析是否满足其提出的需求。第五，根据已确认的需求，进行相关的数据组织、加工准备，以及报表的开发、测试工作。

（2）报表观察期。报表观察期主要是针对已开发、测试完成的报表进行发布、授权和试运行的过程，这个过程非常关键，主要是两点：首先要和需求提出人进行需求实现的确认，报表是否能满足需求提出人的使用要求。第二，报表的数据是否准确的、报表的运行是否是稳定的、报表的响应速度是否是可接受的。通过一段时间的报表试运行观察，使得报表具备推广、使用的条件。

（3）报表成熟期。报表成熟期是一个较为长期的过程，主要是根据报表对岗位、区域的适用性要求，对报表进行培训、推广，使得报表让更多的人去使用，更好的支撑用户在决策、管控和业务执行活动。这个过程需求去收集用户对报表的使用情况、了解用户对报表的使用评价、建议、意见，有针对性地对报表进行改造、优化和完善。

（4）报表衰退期。报表在其生命周期过程中，存在退出淘汰。针对用户在使用过程中反馈评价较差的报表，如发现已不符合业务要求的报表、较长时间内用户不愿使用的报表、经过优化后仍无法满足需求的问题报表，根据情况进行报表的退出管理。

1.3.2 应用报表管理体系

应用报表管理体系包括建立一套能够让用户更好的使用报表、应用报表的平台功能支撑，实现统一的报表访问入口、灵活的报表权限分配体系、良好的报表使用体验、采集用户的报表使用情况、提供用户对报表的评价及问题反馈渠道。图2是管理体系具体的应用功能架构及主要核心功能。

图2 应用报表管理体系Fig.2 Application report management system

（1）报表授权管理。针对现有应用系统的授权方式多样，存在系统定义多，用户、岗位、角色难以理清，复杂性较大，容易造成管理混乱，无法直接应用于数据中心的授权管理。因此，根据数据中心前置环境授权体系要具备灵活性、通用性、易推广性及管控性的授权管理需要，提出建立基于主数据的角色管理的授权管理规则：①用户可以同时被赋予多个角色，使得用户与角色之间的关系成为多对多的关系。②给角色授予权限时，授予粒度最小的权限，权限和角色为多对多的关系。③信息中心先行设置一套依赖主数据的岗位的标准角色，后期只要维护岗位和角色的映射就好。④将角色分成不同级別层次和适用部门，系统访问功能也划分成相应的层次级别。在每个级别层次的角色中可以设置一个系统管理岗位角色，系统管理角色负责设置本级别的其他角色，以及管理各角色的功能授权，安排本级各角色的用户，此外还可以负责确定下一级的管理岗位角色，安排相应的管理人员，以及确定下级岗位角色可使用的功能。每个级别的系统访问功能是可以进行授权管理的。一般来说，上级系统管理人员不直接参与下级角色的设置，人员的岗位安排以及各角色的权限管理。每一级的角色设置需视对系统访问控制状况而定，每位角色的权限视其相应岗位的职责内容而定。

（2）报表评估机制。报表评估机制采用的是定量指标和定性指标相结合的方式继续报表评价、跟踪和推荐。定性指标是主观指标，通过服务集成的方式，为数据中心应用报表提供报表评价服务。报表评价服务的各评价指标按1至5星的评分标准，默认3星。用户在使用过程中，可根据使用情况提交报表的使用评分。系统综合各用户对报表的使用评价，获得各报表各指标的平均得分，并提供不同指标的排名表，如报表功能实现满意度最高/最差的报表、报表界面设计满意度最高/最差的报表、报表相应速度满意度最高/最差的报表等。同时，可对用户评价不高的，提出建议修改的报表进行有针对性的调优完善。此外，报表使用反馈提供用户针对报表进行截屏和文字的建议反馈意见信息的采集功能，用户在报表使用过程中，可直接截屏对报表显示内容反馈信息。

表1 报表评估定性指标Tab.1 Qualitative indicators for report assessment

定量指标的选取主要从内容、使用、时效、成本四个方面进行考虑，对报表的使用情况数据进行记录、采集和分析，了解掌握报表的使用情况。记录报表使用情况的信息包括：访问用户、ip、所属机构、岗位、访问时间、响应时长等信息。

表2 报表评估定量指标Tab.2 Quantitative indicators for report assessment

最后，根据定量指标和定性指标评价结果，主动向用户推送推荐报表。此外，按月、季、半年、年为周期，定期生成报表使用情况报告，分析报表的使用情况，以作为报表推广和退出决策依据。

（3）报表管理规范。结合报表应用体系所提供的功能支撑，为了实现报表的精细化管理，而需配套的相关管理规范和管理办法，用于指导企业各层级的报表管理员，如何针对企业的报表进行有效的管理。报表管理规范主要包括：①《报表需求采集管理规范》，用于指导企业的报告管理员定期收集企业各部门、各岗位的报表应用需求，以及指导企业员工进行报送报表应用需求。指导如何对这些报表需求进行汇总、整理和分析，形成企业的报表需求目录。②《报表评价体系管理办法》，描述报表评价体系的各项指标组成，指导报表用户根据报表使用情况对报表进行合理的评价及问题反馈，以作为后续报表精细化管理的参考依据。③《报表推广完善退出管理办法》，用于指导报表管理员根据报表的使用情况、用户反馈，对报表作出推广、推荐、改造完善和淘汰退出等管理操作。

1.4 管理模型应用效果

1.4.1 模型应用效果

数据中心应用报表全生命周期管理模型的核心功能是对报表进行评估，根据评估结果智能推荐、反馈和淘汰，并优化报表模型，形成完整的信息闭环。报表分析评估通过对报表的使用情况进行记录、采集和分析，根据用户对报表使用的频率、满意度等指标评估情况，通过报表集成端，可创建成为共享公共报表模型，并主动向用户推送推荐报表，包括使用最频繁的报表、同岗位关注度最高的报表，满意度最高的报表、精选岗位报表推荐等。对于月报、半年报、年报等较长周期更新的报表，可在报表数据更新后，向关注用户进行推荐使用。利用PDCA循环实现报表应用的科学评估和管理，提高需求响应速度和用户满意度，降低报表运行维护及硬件成本，有效提升数据中心报表资源的利用率。数量统计与各份报表的使用频率（日、周、月、年）等同步。全生命周期管理模型应用以来，消除了僵尸报表，数据中心报表管理水平得到明显提升，特别是为漳州营销“五要素”分析，2017年福建烟草商业系统“漳州烟草智能物流现场会”以及漳州烟草实物资产“五全”信息化管理模式财务课题研究提供了有力支撑，受到了福建省烟草公司的高度肯定。

1.4.2 模型应用案例

下文以漳州市烟草公司为数据选取口径, 对报表全生命周期管理模型的实际应用作一简要展示。

2 结论

本文分析了数据中心应用报表存在的问题,针对这些问题给出了相应的解决措施,并阐述了数据中心应用报表全生命周期管理模型。

数据既是行业的重要资产，也是一种具有生命周期的资源。报表是数据的有效组合和多样展现。数据中心应用报表全生命周期管理模型的核心功能是对报表进行评估，根据评估结果智能推荐、反馈和淘汰，并优化报表模型，形成完整的信息闭环，对数据进行生命周期管理，这为各个业务应用系统实现信息集成共享提供了重要基础，为提升信息系统应用水平提供了重要支撑。同时，这也是绿色数据中心发展的趋势和方向。