试论高校文印信息化管理的思考与探索

摘 要：高校文印信息化管理的实现是高校信息化建设的重要一环，需要相关人员进行重点关注。基于此，文章分析了高校文印管理的现状问题，说明了高校文印信息化管理发展的实现基础，重点阐述了大力引进相关硬件及技术、创建更加良好的信息安全环境等高校文印信息化管理的实现途径。

关键词：高校;文印信息化管理;信息安全

中图分类号：G647 文献标识码：A 收稿日期：2018-10-22

作者簡介：汤铭春（1969—），男，广东梅州人，本科，职员，研究方向：高校管理。

随着信息技术的不断发展，各个行业都在积极地进行信息化建设。在这样的背景下，我国对电子政务的发展更加重视。与电子政务同步发展起来的还有快速印刷，其体现了极大的优势以及发展的潜能。快速印刷的实现离不开数字印刷技术以及相关设备的使用，这样的印刷方式有效地弥补了传统印刷的不足之处。在我国高校的文印管理领域，对数字印刷技术的发展与使用更为关注。现阶段，在相关企业的大力支持下，我国已有高校实现了文印信息化管理，提升了“智慧校园”的建设速度。

一、高校文印管理的现状问题分析

1.信息安全隐患

随着《国家教育管理信息系统建设总体方案》的发布，我国各大高校对校园管理信息化建设更加重视。现阶段，我国高校中的校园网络等基础设施已经得到了逐步的完善，会议室、实验室、图书馆的信息化管理已经得到了落实。但是，相比较来说，高校对文印信息化管理的发展与建设普遍较为忽视。在实际的文印管理工作中，由于高校中包含的各个院系以及科研单位相对独立，所以对文印设备的采购也是分散进行的[1]。而高校中的教研人员以及学生撰写的研究论文普遍是由学校中的自营机构完成打印装订的。

这样的文印管理方式就突显出了一个较为严重的问题，就是信息安全的问题。众所周知，科研成果是高校的核心竞争力。当文印环境相对开放时，科研成果、论文、相关数据信息等与科研项目相关的重要信息意外泄露的可能性显著提升。这种文印管理方式无法有效的保证相关科研人员的知识产权，甚至会有许多标明了绝密的文献被他人误看。

2.成本控制问题

通过上述的分析能够了解到，由于在我国的高校中，各个院系以及科研单位相对独立，所以对文印设备的采购也是分散进行的。这意味着在一所高校内，不同的校内科研单位都有着自己的文印设备。这样的设备采购方式必然会造成严重的重复购买问题，直接造成了高校文印管理成本的提升。在高校中，科研经费相对充足的学系或科研单位会配置较为高端的文印设备，但是其实际的印刷量却并不一定与之相匹配，且由于各个学系之间的交流并不多，所以会导致资源浪费的问题发生。在这样的情况下，高校文印管理的相关人员必须意识到文印设备统筹规划安排的重要性。

高校文印信息化管理的发展与使用就能够有效地实现对信息安全的保障以及相关成本的控制。通过信息化、智能化的管理，能够为高校的师生提供更加精细的服务，在流程上杜绝了信息的外泄，提升了文印设备使用的效率以及印刷的效率，达到了成本节约的目的。

二、高校文印信息化管理发展的实现基础分析

目前，由于技术的不断发展与更新，印刷设备的性能得到了进一步的优化，实际的印刷方式也得到了转变，这样的发展为高校文印信息化管理的实现提供了硬件的支持，使得高校文印信息化管理有着较高的可行性。现阶段，为了提升文印管理的效果和印刷的效率，我国高校文印管理相关部门使用的印刷设备已经更新为性能更高、灵活性更强的数字印刷设备，包括数码打印机、数码复印机等，同时，对油墨印刷制版数字一体机的使用也较为普遍。可以说，这些新型印刷设备的使用为高校文印信息化管理的实现创造了良好的硬件条件。在技术方面，随着数字技术、网络技术的不断发展，我国高校文印管理的相关部门在实际的工作中已经引进并普及性地使用了与新型印刷设备相匹配的技术，无版印刷的数码印刷技术、扫描技术以及文字识别技术都得到了广泛的使用，为高校文印信息化管理的实现提供了技术的支持。

三、高校文印信息化管理的实现途径探究

1.大力引进相关硬件及技术

在进行高校文印信息化管理的改革建设中，必须进行的就是对相关硬件设备以及技术的引进，为文印信息化管理创造更加良好的条件。在具体的实施中，由于我国高校普遍已经完成了对相关硬件设备的更新，所以要将工作的重点放置在文印信息化管理关键技术的引进上。扫描技术、文字识别技术以及数码印刷技术是实现高校文印信息化管理的基本技术。

利用扫描技术，可以通过相关参数的前期预设，实现对网络共享文件夹中所需资源的检索，包括参考书籍文献、重点知识等。在扫描技术中，通过对XML元数据记录的使用，能够对系统之间进行集成管理，为系统之间的资源信息共享创造更好的条件。相关管理人员可以结合实际的情况以及资源信息的内容，对系统进行保密设置，实现了使用隐藏或是只读模式对相应的文件进行发送，推动了系统之间的整合[2]。

利用文字识别技术，能够将多种资料信息的扫描文件转化为电子文本，实现对纸质文档的信息化保存。同时，也可以结合实际的使用需求，将电子文本转化成PDF、Word、Excel等格式，为高校师生提供了更加方便的文印服务。

利用数码印刷技术，能够进一步提升印刷的质量与速度，对成本的控制也有着一定的作用，结合彩色激光数码复合机的使用，能够更好地满足文件高质量的输出要求。

2.创建更加良好的信息安全环境

对于在现阶段高校文印管理中存在的信息安全问题，高校文印管理相关部门可以通过为有着特殊安全需求的学院或是部门进行更优的信息安全环境创建来解决。例如，对高校内涉密的科研部门，可以引入文件安全管理软件，对相关信息的安全进行保障。该软件要能够实现对文档调用的监控与预警，当有人使用相应的文印设备进行文档的调取时，该文件安全管理软件要能够对关键词进行监测，当涉及机密的文件以及研发成果的关键词时，能够第一时间将相应的检索信息发送至管理人员的手机或是邮箱中，结合授权码的输入，才能实现对相关文档的调取。

还可以在文印信息化管理中引入校园一卡通的身份识别功能。为了避免由于校园一卡通的遗失或被盗而产生的信息泄露问题，可以使用“刷卡+输入密码”的方式进行预防。在这样的情况下，校园一卡通就成为一个文印信息化管理中的“密钥”。结合校园一卡通的过期及取消过期、挂失补办、冻结及解冻等手段，就为文印管理人员以及校园卡使用人员都提供了更加方便、快捷的服务。

3.文印管理的成本控制

针对目前高校文印管理中存在的成本问题，可以通过文印信息化管理的方式进行解决。相关管理人员可以引进复合机内置的兼容性读卡器，提升信息读取的速度，更加方便进行日常的维护。利用该兼容性读卡器，能够直接对校园一卡通中的信息进行获取，不需要再进行外置客户端的设置，控制了读卡设备的成本。

想要实现对管理成本更好的控制，可以使用外包的方式进行高校文印管理信息化建设。具体来说，就是由相关的企业以及设备的厂商直接在高校中进行相关设备的搭建以及管理维护，并以文件印刷的张数进行收费。在这样的方式下，高校几乎不用付出文印信息化管理建设中的设备购置费用以及管理成本，同时也能使高校师生获得更好的文印服务。

另外，使用单独的高校文印信息化管理也是一种能够对成本进行控制的方式。在该方式中，高校可以通过引进相应的印刷设备，实现对全校文印的统一管理。使用这样的方式不仅能够为高校的师生提供更加多样的、智能的、便捷的、安全的文印服务，还能实现对高校文印设备的统筹管理，避免重复购买、相关设备使用率低下的问题发生。

4.身份识别与方案设定的结合

在高校的实际教学工作中，资料文档的输出是高校师生进行信息保存以及沟通的主要方式。就目前高校的文印服务情况来说，师生的满意度普遍偏低。由于高校师生对相关资料文档的输出及印刷有着不同的要求，所以在印刷设备的使用中必须由专人进行操作。在这样的情况下，基于高校文印信息化管理的自助文印服務的推广就存在一定的难度。

在进行高校文印信息化管理的建设中，自助文印服务的推广使用有着重要的意义。在为高校师生提供自助文印推广服务时，可以结合校园一卡通的使用对使用者的身份进行确定，并通过印刷设备及文印终端对不同身份的使用者设定不同的方案。这样即使是在没有专人提供服务的情况下，设备也能够结合使用者的身份、选择的功能、印刷的数量等完成价格方案的设定以及实际的支付操作。

5.构建更加完善的电子文档管理网络平台

由于电子文件的普及性使用，对电子数据进行使用的情况更多。在这样的背景下，传统的“单机排版+电脑保存”模式以及简单的文件服务器已经无法更好地满足高校师生的实际需求，常常会导致文件丢失的问题发生。这就使相关工作人员在进行文印管理信息化建设的工作中，要更加重视对电子文档管理平台的建设。要设置独立的网络系统以及专用的账户。在登录该信息网络平台时，通过不同的登录身份权限，转入不同的信息库，并提供不同的操作功能。当使用者在该信息网络平台中进行打印的操作时，该平台能够及时地进行上报及记录。

在高校中，文印管理的相关部门不仅承担着一般的电子文件管理，还承担着大量的保密性文件的管理，如多种的试卷等。这种文件的保密性质对网络环境的安全有着更多的要求。所以，在进行电子文档网络管理平台的搭建及使用中，要确保能够对登录人员、印刷的操作者等进行身份以及权限的识别，并及时地、自动地进行操作日志的记录，可以使用电子签名或是电子印章等的方式完成对电子文件的签发。

综上所述，高校文印信息化管理是高校信息化建设中的一项重要工作，对高校电子文件、科研资料等信息的安全保证有着重要的意义。在目前我国高校的文印管理中，普遍存在信息安全漏洞以及成本控制的问题，而高校文印信息化建设就能够完成对这些问题的解决。通过大力引进相关硬件及技术、创建更加良好的信息安全环境、文印管理的成本控制、身份识别与方案设定的结合，构建起更加完善的电子文档管理网络平台，促进了高校文印信息化管理的实现，为高校师生提供了更加优质的、智能的、安全可靠的文印服务。

参考文献：

[1]邱凤俐.学校文印管理信息化及自助服务的探讨[J].广东职业技术教育与研究，2017（6）：207-208.

[2]李星阶，吴永奎.高校文印信息化管理的思考与探索[J].科教导刊（上旬刊），2011（12）.