医院设备档案管理系统的设计与实现

王祖铭，李永刚，严郁，张忆，朱伟，肖富男

南京中医药大学附属医院 设备处，江苏 南京 210029

引言

设备档案作为医院档案的重要组成部分之一，能够真实、完整地反应设备从申购到报废的整个生命周期。目前多数医院的设备档案管理一般仍以传统的台账化管理方式为主，其仅仅只是对医院的设备档案进行整理归档，不仅无法有效地利用设备档案的信息价值，而且容易造成档案的损坏甚至遗失[1-3]。近年来，随着医院的规模不断扩大，医院的设备总量也迅猛增长，设备档案也由以前单一的采购档案，逐渐丰富到现在涵盖设备申请、立项、采购、安装、使用、保养、维修、计量、检测、报废等设备整个生命周期所产生的相关文本资料和电子文档[4-7]。面对急剧增长的档案量，传统的管理方法已显得力不从心。因此建立一种完善的医院设备档案管理系统势在必行。同时，医院设备档案管理系统的建设作为医院信息化建设的一部分，也可以为医院的精细化管理提供信息支持与理论依据[8-11]。本课题为提高我院当前设备档案信息化管理水平，根据我院设备档案管理制度与流程，开发了一种多功能医院设备档案管理系统，较好地解决了档案管理过程中所存在的问题，有效地提高了医院设备档案的管理水平。

1 需求分析

医院设备档案建设周期长，包含内容广，涉及人员多等特点，说明医院设备档案管理是一项耗时耗力的工作，任何环节出现问题都会造成档案管理混乱的结果。目前传统的台账化管理方法存在许多问题，首先，由于设备档案数量巨大，档案难以得到有效的保存，极易造成丢失或者损坏；其次，用户管理、查阅档案极为不便；最后，档案管理功能单一，无法对档案信息进行整理融合，档案信息利用率极低[5,12-13]。在医院信息化建设的大趋势下，根据我院设备档案管理制度，医院设备档案管理系统作为设备档案管理的主要工具，需具备以下功能：

（1）通过对医院设备档案进行数字化、结构化管理，提高设备档案的管理质量。

（2）通过对设备档案管理系统与其他资产管理平台的关联融合，提高档案的利用价值与利用率。

（3）通过对设备全生命周期过程中所产生的各类信息和文档进行数据分析，为医院的精细化管理提供信息支持[7-9]。

2 总体设计与功能实现

2.1 总体架构设计

该系统基于B/S架构，使用SpringMVC应用框架将整体结构划分为系统服务层、组件层和应用服务层3个层次。3个层次自上向下，协作实现医院设备档案管理系统的档案管理、系统管理和用户使用等主要功能。其中应用服务层通过JSP+HTML5页面来展示数据；组件层对应SpringMVC的核心控制器与底层数据库进行交互。系统前后台釆用AJAX进行通信。三层结构的设计可有效提高系统功能模块的独立性与扩展性，有利于提升系统的整体性能。总体架构设计，见图1。

图1 总体架构设计图

2.2 系统流程设计

根据我院设备档案管理制度的规定，档案管理员在设备安装完毕后应将设备从论证到购置的相关资料、医疗设备操作说明书等严格按设备购置时间整理保管；在设备使用过程中产生的设备保养、维修、计量、检测等相关资料，以及设备到达使用寿命申请报废的相关资料，也应做好分类管理[12-16]。对于超出保管期限的档案，在经过批准后方可销毁。临床工程人员仅能查看和打印档案资料。系统流程，见图2。

图2 系统流程图

2.3 功能模块实现

根据前文系统流程的设计，本系统的主要功能分为档案管理、系统管理、用户使用3大模块。其中档案管理模块和系统管理模块的操作对象为档案管理人员，普通用户仅有检索、查看、打印档案的权限，无法对档案进行修改。

2.3.1 档案管理模块

档案管理模块主要实现对设备档案的日常管理功能。通过扫描仪、高拍仪等将纸质档案电子化或者直接上传电子文档，实现对设备档案的添加、修改及删除。其中添加档案又分为添加设备档案与添加维保档案，以实现不同档案的分类管理，见图3、4所示。

图3 档案管理模块界面

图4 添加档案界面

2.3.2 系统管理模块

系统管理模块又分为档案备份、恢复备份和用户管理3个子模块。

档案备份是为了防止档案数据丢失或损坏，档案管理员需定期对档案执行备份操作，以保障设备档案的安全有效。档案备份采取整体备份的方式，将系统中所有的档案信息导出，生成一个备份文件。

恢复备份可使档案系统能够快速恢复到历史状态，避免因外界因素造成档案的损坏或丢失。

用户管理分为信息管理和权限分配两部分，其功能分为增加、修改、删除用户信息和用户授权或权限修改等功能。

2.3.3 用户使用模块

用户可以通过客户端，如电脑、PDA等实现检索和查看设备档案，并可打印所需档案。

3 讨论

目前，医院设备档案管理系统已在我院档案管理中得到了成熟应用，并且专职固定资产管理员已实现了对绝大部分纸质档案的数字化，大大提高了我院设备档案的管理水平。该系统结构化的管理方式及检索功能，令使用人员可以快速地查看、打印所需要的档案，这是传统管理方法所不能实现的。

4 结论

医院设备档案管理系统的应用，成功地解决了传统档案管理方法容易造成档案管理混乱的问题，提高了档案管理的工作效率与管理质量。但是，该系统目前仍无法方便快捷地为使用人员提供全面的档案信息支持，且在档案数据的分析方面仍需进一步完善。因此，该系统与医院设备管理系统的关联工作正在展开，利用医院设备管理系统的数据与硬件，完善档案管理系统的数据分析功能，为医院设备采购和维保方案提供决策依据。

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