浅谈如何做好文化艺术档案收集和利用工作

刘玉浩

摘 要：文化艺术档案是在艺术单位及艺术工作者在艺术创作、艺术表演、教育、研究、文化交流等活动中形成的，收集的内容包括艺术活动中产生的文字、音频、图像、视频、实物等材料。文化艺术档案馆应该积极组织工作人员，收集历史文化活动资料及现阶段文化活动中产生的资料，并且树立“精品”意识，确保文化艺术档案质量，明确档案利用者需求，加强档案管理，充分发挥文化艺术档案信息资源开发利用的社会效益，为人类精神文明建设事业添砖加瓦。

关键词：文化艺术档案 收集和利用工作 策略

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）10（c）-0-02

在大数据时代背景下，人们可以利用现代化信息技术，从记录社会发展及人类活动的文字及数据中提取有效信息，为社会的发展提供有效指导。可以说，信息是见证人类经济、文化、政治演变的载体，也是反映人类社会文明存在的记录，是历史长河中不可缺少的一部分[1]。在所有的信息资源中，文化艺术档案记录了人们的精神文化活动以及对美的体验活动，是群众文化建设中的重要记载，做好文化艺术档案收集和利用工作，对于发展群众文化，促进精神文明建设有着积极意义。

1 文化艺术档案概述

如今人们物质生活富足，越来越热衷于精神层次上的追求，这种追求促进了文化艺术的发展，使得艺术创作、艺术表演、教育、研究、文化交流等艺术活动更为丰富多彩，这些由文化艺术单位和艺术工作者进行的活动，会留下各种记录，包括一些有价值的文字、音频、图像、视频及实物等，这些物质可作为历史记录而存在，纳入文化艺术档案中，成为记录群众文化艺术发展的载体。

通过文化艺术档案，我们能够以多种形式去了解群众文化艺术的起源、发展过程，让文化艺术这一群众只会结晶得以流传和保存[2]。因此，做好文化艺术档案收集、开发与利用工作，对于今后文化艺术事业建设有着莫大助益。在社会艺术活动中，所涉及到的艺术单位及艺术工作者较多，因此，要想把这些信息及记录完全收集起来，难度是比较大的，为了确保这项工作能够高效进行，应该制定一些合理的规章制度，并且充分重视这项工作，给予政策上的支持，以及资金、物质资源上的帮助，以确保档案信息收录齐全，为接下来的档案开发与利用工作打好基础。

2 文化艺术档案收集范围及内容

文化艺术档案中，信息种类丰富，根据文化活动分类，囊括了艺术表演、文学创作、美术、摄影、社会文化以及相关的研究、教育、文化交流中形成的艺术材料，而这些材料可以是任何表现形式，包括文字、音頻、图像、视频、实物等。在收集材料时，应该确保艺术材料具有保存价值，与文化艺术活动相关，然后再分类整理，归入档案。

在文化艺术档案收集工作中，主要的收集范围及内容如下：（1）录音带、录像带、照片、唱片、光盘等非纸质载体。将每一件艺术艺术材料作为一个单独的保管单位，根据材料的内容及时间，进行分类、整理，编制档号，储存在档案中，如果是文字材料，还应该编写互见号或互见卡，而且现在一般会将这些材料拷贝一份，以防原件丢失或损毁，导致信息丢失；（2）在收集剧场演出的相关材料时，需将文学剧本、导演阐述、剧本内容相关的历史考证材料、历史依据，以及相关部门对剧本的审查意见和决定，工作日志、主创人员艺术创作总结等文字资料收集起来，如果是著作改变，需收集改编前的原作，同时，收集演员服装定妆照、场景照片、道具设计图等图像资料，如果有服装、头饰、鞋帽、部省级获奖证件等，也可以收集归档；（3）个人艺术档案的收集工作。通过收集个人艺术档案材料，记录艺术工作者的艺术成就、业务水平及艺术创造力，资料主要为个人作品，以及艺术考核、艺术职称评定、晋级等工作凭证资料[3]。

在收集文化艺术档案材料是，应该组织单位力量，各处走访调查，将散落在各地、各个单位及个人手中的历史性资料，如老照片、老艺术家个人档案等收集起来，并且将具有一定历史年限的图书馆中收藏的书籍、保质、杂质、宣传手册等整理归档，恢复历史记载。对于当下发生的艺术文化活动，应该将活动开展前至结束期间的相关报道资料收集起来，并赶赴现场进行记录，以摄像、摄影等方式留存全貌，确保档案信息的完整性与真实性。

3 文化艺术档案利用策略

3.1 树立“精品”意识，确保文化艺术档案质量

随着社会的发展，我国精神文明建设活动不断推进，促进了文化艺术生产力的提升，文化艺术档案管理工作机制也日益完善。目前，文化艺术档案信息已经步入市场化管理阶段，发挥着信息资产独有的价值，一般情况下，档案信息发挥着指导作用，如果信息不完整，就不具有分析的意义，如果信息不真实，就不具有参考的价值。在这种情况下，要想保证文化艺术档案的开发利用价值，就必须保障档案质量，确保档案信息的真实性与完整性，确保档案管理平台的系统化，提升信息查询的便利度，为档案利用者提供便利。

3.2 明确档案利用者需求，加强档案管理

档案一般在有需求时才会用到，而需要利用文化艺术档案信息的人，主要为从事相关学术研究、工作考察及利用档案作为凭证的人，若想提升文化艺术档案利用率，首先应该明确这些利用者的需求，再开发满足其需求的管理平台。利用文化艺术档案进行学术研究的人，多为专家、学者、文化艺术研究者，他们的日常就是需要大量阅读资料，并将之转化为生产力，是文化艺术档案的主要服务对象，对于一些历史资料较为感兴趣；利用文化艺术档案进行工作查考，多为艺术相关的专业人员和行政管理人员，对于近些年来收集的文化活动资料较为感兴趣；以档案作为凭证的人，多为艺术工作者，他们需要这些资料来证明某些事实存在，从而从中获益。

3.3 注重文化艺术档案信息资源开发利用的效益

做任何一件事，都是有目的的，或者是涉及到一些利益的，进行文化艺术档案收集与利用，主要是为社会服务，为精神文明建设提供指导信息。为了提升文化艺术档案收集的效益，管理部门应该引进现代化的管理手段，提升信息传递的速度，从而提升信息利用率，让信息资源能够得到充分利用，从而确保其中所投入的人力物力资源不被浪费，让文化艺术档案作为一种信息资源，作为一种潜在的文化艺术生产力，为和谐社会建设提供一份动力，充分发挥其社会整体效益。除此之外，文化艺术档案馆还应该积极为社会提供优质的文化信息服务，以满足人们日益增长的精神文化需求，并且密切与社会各界的练习，努力推动文化建设、文化教育及文化交流事业发展，充分发挥其社会服务职能。

4 结语

为了让文化艺术档案信息能够为社会文明建设提供指导，相关部门应该注重文化艺术档案的收集工作，将将艺术档案人做出的贡献与努力，记载在档案上，编纂成册，收录到文化艺术档案馆中，形成系统的文化艺术信息库。在文化艺术档案管理过程中，合理应用现代化信息技术，构建信息采集、储存、整理、分析、查找、编辑一体化平台，确保信息的完整性，信息更新的及时性，以及信息利用的高效性，让文化艺术档案的查找与分析更为便捷高效，并且不断提出新的信息开发与利用途径，让文化艺术档案信息能够更好地为社会发展服务。

参考文献

[1] 龚燕燕.简析档案鉴定及利用的工作流程[J].才智，2012（11）：341-342.

[2] 邵静.加强县级文化艺术档案管理之我见[J].理论学习，2009（6）：44-45.

[3] 程俊.浅谈群众文化艺术档案的形成和利用[J].陕西档案，2007（1）：22-23.