学生档案电子化管理探讨

林 琳

（武夷学院 档案室，福建 武夷山 354300）

纸质的学生档案是学生个人信息的集成体，也是学生档案管理工作的主体，由于学生档案是反映学生个人成长经历的重要依据，所以在学生档案材料的形成、收集、归档过程中，都表现为“物质”流转的形式，以至于在信息技术飞速发展的今天，牛皮纸里的档案就变得“不合时宜”，对学生档案的管理现状提出了挑战，档案管理人员在传统的管理经验和形式的基础上，实施学生档案的电子化管理，建立高效快捷的学生档案信息管理模式，发挥学生档案的作用，实现价值。

一、学生档案电子化的涵义

学生档案电子化就是将学生档案经过数字转换将学生档案内容记录在计算机能够阅读的介质上，可以概括为：学生档案+电子，是学生档案管理部门有效利用现代信息和通讯技术，运用信息服务设施，对档案利用者提供自动化的信息服务。学生档案电子化最重要的内涵是建构一个跨越时间、地点的全天候的学生档案信息服务体系，建立学生档案管理部门与利用者之间的互动机制，通过电子化改变传统的管理模式，使学生档案的管理业务计算机化、网络化，从而提高工作的效率。目前，学生档案都是纸质载体形式的实体，不能被计算机识别，只有通过先进的信息技术，将物质形式的档案转化为数字形式的档案，才能实现计算机对学生档案的有效管理。

二、学生档案电子化的先进性

（一）学生档案电子化是时代发展趋势

计算机网络技术、数据库和多媒体技术的发展，使档案信息化建设形成了以数据为基础，以网络建设为中心的态势，成为档案管理的“宠儿”[1]。学生档案伴随互联网技术和计算机技术的产生，形成一种新型的档案信息形态。伴随着信息管理的逐步完善，学生档案管理势必迎来重大的变革，这种变革关系着学生档案的管理逐渐走向电子化,而学生档案电子化管理的形态也顺应了时代发展的需求。相比传统的管理方式，学生档案的电子化就显示出强大的进步性，一方面在客观上为先进的管理技术的产生和利用提供了基础和空间，另一方面学生档案电子化管理的内在动力推动了先进技术的应用，是电子化管理进步性的集中表现，是取代学生档案传统化管理的依据。

（二）学生档案电子化可以传承信息的记忆

学生档案区别于其他档案的最大特点就是根据学生毕业工作调配或新工作单位录用等状况，将其转递到用人单位或人才中心，这就形成了学生档案的转递工作。档案的转递是随着学生的去向而流转的，一般情况下，学生档案不会滞留于学校档案管理部门。这种“物流”的动态形式，表明了随着毕业生的离校，学生档案的管理权也将发生改变。档案管理部门，对学生档案进行数字信息的转换，以数码形式存储于计算机等可识别的介质中，留存档案管理部门。学生电子档案与纸质档案的区别在与记录方式和载体形式的不同，但两者在支撑学生档案管理业务活动方面的功能是一样的，档案管理部门通过学生档案的电子化实现传承学生信息记忆管理的目标。

（三）学生档案电子化管理的可行性探究

学生档案以其独具的与大学生活各种活动的伴生关系，以及所载信息的原始、真实的特殊性质，给学生档案电子化管理蒙上了神秘的面纱，学生档案电子化体现了现代档案管理中的先进作用，同时，在管理中也存在一定的风险，因此，学生档案的电子化管理必须区别于其他档案，其可行性值得探讨。

1.学生档案电子化在现代档案管理中的作用

(1)学生档案电子化管理可以提高工作效率

与传统的管理方式相比，学生档案的电子化管理在学生档案的收集、保管和利用等方面显现出其内在的优势。信息技术的飞速发展，使学生档案不再以单一的纸质形式存在，而是形成以计算机、光盘等介质为信息载体的电子文件。不少地区和省份，通过招生管理系统完成了学生高考报名、体检、录取等工作，形成一系列的高中时期的电子档案，可以通过网络传输等形式完成收集工作。在档案管理内部，档案管理人员将学生档案进行数字化加工，建立学生档案数据库，并进行整理、编目，形成反映学生档案特征的目录数据库，存贮于不同的载体中，不但易于保存，还能方便查找，节约了人力、财力，降低了工作成本，提高了工作效率。

(2)学生档案电子化的复用性

通过数字化的信息形式储存于计算机或光盘等介质中的电子档案，无论在计算机屏幕上显示，还是打印在纸张上，都不会使它的信息受到损失和改变，在利用活动中不会破坏电子档案信息的完整性和清晰度。重复利用对存储电子档案的载体（光盘）会产生一定的影响，但相对纸质载体的档案实体，影响程度要小得多。利用者对电子档案的利用过程可以随着人的思维活动进行即兴搜索，随时调阅。特别是学生档案信息与载体之间的可分离性，赋予了重复利用档案的无穷无尽性。

(3)学生档案电子化可提供优质服务

学生档案电子化可以为利用者提供简单快捷的档案服务。学生档案电子化来源于学生档案，是学生档案信息的存储载体，对于载体有一定的独立性，是一种动态；流，向着利用者的需要方向运动，具有特定的传递方向。与传统的档案管理相比较，打破了传统利用在地域和时间的限制，只需要在计算机上打开电子档案的贮存文件夹，通过显示屏的直观效应，借助所需软件功能输入关键词，即可检索到所需的档案信息，由于电子档案的动态特性，在很大程度上能够满足利用者多样化的需求，优化了服务质量。

2.学生档案电子化管理的风险性

(1)学生个人信息公开化的风险

电子档案利用的特点是具有良好的共享性。学生档案电子化后，一旦进入网络，就可以在所有与网络连接的计算机上查阅，不受地域和时间的限制。但是，学生电子档案，意味着学生信息的公开化，而学生档案所承载的个人信息，是自身人格权中的一项重要权利，档案管理部门具有学生隐私权保护的责任[2]。在传统的管理模式中，档案的保管有固定的空间，档案的查阅有特定的场所，是学生信息的控制方，无论是档案资料的收集、保管还是利用，都是由信息控制人支配，对学生个人隐私给予保护。在信息技术逐日普及的今天，学生档案电子化管理增加了档案信息管理的难度，具有一定的风险性。

(2)计算机系统缺陷形成的风险

学生档案电子化管理借助计算机系统功能，使学生信息的存储存在很大的风险。在应用计算机管理的初期，档案信息的存储环境相对简单，保护条件恶劣，存在档案数据丢失的风险；随着计算机系统功能的增多，所隐含的缺陷也为各种非法活动提供了机会，利用档案系统自身存在的漏洞，绕过安全防护进行非法操作，导致档案信息的泄露、破坏；在计算机系统建设过程中，保密意识薄弱，安全意识不强，对计算机系统里的档案信息造成了极大威胁；计算机病毒对计算机系统的侵害，计算机操作人员、系统管理人员的知识陈旧、技术水平低下带来的失误都会造成学生信息的安全隐患。

(3)档案信息传输过程的风险

学生档案的电子信息安全涉及多种信息学科技术的应用，其中信息传输过程的不安全因素所造成信息安全隐患是不可避免的。学生档案包含个人的隐私，更容易成为窃取的目标。学生档案电子信息的接收、移交、利用等工作在一定情况下是借助网络传输完成的，而传送过程如果没有经过加密等技术处理，很容易被不法分子窃取，造成数据流失、信息泄密的后果，甚至会侵害到个人利益[3]。随着档案利用者对电子档案需求的凸显，网络安全问题对档案信息的安全构成了极大的威胁。

3.学生档案电子化管理的应用

学生档案区别于其他类别档案的特点是档随人走。学生档案电子化管理可以传承学生信息记忆，发挥档案的“存史”功能，同时，电子档案管理与利用又存在一定的风险性。学生档案管理人员，不能因为电子档案的先进性而一味追求档案的电子化管理，也不能因为电子档案管理的风险性而保持传统的管理模式，不敢向电子化管理迈进，要通过行之有效的手段，使学生档案的电子化管理得以很好的应用。

(1)建立组织机构监督电子文件的管理

学生档案随毕业生离校之后，加强学生电子档案的管理。组建电子档案管理工作小组，下设办公室，由学生档案管理部门兼任，主要履行功能：其一，巡查学生电子档案的保管情况，统筹、协调、指导学生电子档案的管理工作；其二，监督检查电子档案异地备份情况；其三，电子档案提供利用尽可能采取“非在线提供利用”方式，不通过网络在计算机上通过光盘、移动硬盘直接向利用者提供学生电子档案进行阅读，也可以向利用者提供电子档案拷贝，但要控制权限，应视不同的利用对象和利用对象的不同需要而定；“在线提供利用”必须建立局域网且有比较完善的电子档案管理系统，对电子档案信息内容进行加密处理，并定期或不定期的检查秘钥的更换情況。

(2)保证学生电子档案的质量

学生电子档案促成其管理方式的重大变革，尤其是学生毕业离校，纸质档案跟随学生转离学校，学生档案的管理形成无纸化管理的态势，学生档案电子化更多的是取决于纸质档案质量因素的支撑程度。一般情况下，电子档案质量依赖于纸质档案的质量，提高纸质档案的质量必須做好档案材料形成过程的前期控制，所有参与教师、学生本人在档案材料的填写、审核、盖章等环节中，都实行质量管理，严格按照有关标准和要求完成。学生信息的填写，注重字迹色素成分对字迹耐久性的影响程度，要保证档案材料的清晰度。档案管理部门监督检查档案材料形成的重点环节，保证接收档案的质量，为学生档案电子化奠定基础。

(3)确保学生电子档案信息的安全

档案管理部门是保护学生个人信息的责任者，学生档案电子化是实体档案的延伸，是在计算机环境下完成的，要保护档案信息资源及其计算机软硬件和网络系统不受各种有害因素的破坏，确保学生信息的保密性和完整性。学生信息可采取单机存储，或使用光盘等介质进行异地存储，减少人为或自然等不安全的因素对档案信息的损害。通过拷贝加密和网络保护等技术手段，保护档案信息的安全。档案信息安全保护不但要采取相应的技术手段，还需要通过更为规范的学生电子档案管理和更为完善的法律法规来实现档案信息的安全防护。

(4)完善的管理体制，维护运行安全

建立完整的管理体制，降低电子档案的管理风险。电子档案将牛皮纸里的档案变成了学生档案信息进行存储和利用，在管理方面可依据传统档案的保护方法，针对电子化发展态势将管理措施进行延伸和改造。电子档案经过分类、整理后，存储介质采用光盘，可以脱机管理、异地存放。在档案利用方面，特定专用计算机进行档案信息的浏览，慎重网络传输利用，在电子档案的接收和移交过程中，采用物理归档的方式，避免盲目、随意地网络传输。对于能够作为公共资源公开查询的档案信息，可在校园网内作为信息资源共享。这样既可以保护学生的个人隐私，又可以规避学生档案信息在传输过程的风险。同时，投入一定的资金，配备先进的硬件设备，给予系统更新支持，减小计算机系统缺陷形成的风险，保证管理机制有效的运行。

总之，学生档案以其独具的与学生成长的伴生关系及所载信息的原始性、真实性等特殊性质，占据不可替代的地位。使用电子化管理档案信息，是社会进步的必然结果，实现学生档案管理的电子化，要充分兼顾学生档案的特点，深入分析与电子化相关的各方面情况及发展趋势，寻求解决途径，使学生档案的管理既顺应时代的发展，也在一定程度上保持学生档案的固有特点，将先进的信息技术融入到自身的管理工作中，更好地适应社会的发展。