浅谈高校学籍档案利用工作优化路径

段薇薇

摘 要：在高校学籍档案管理工作中，提升学籍档案利用率，是提升高校学籍档案管理部门服务能力以及实现学籍档案利用价值的重要基础，为此，对高校学籍档案利用工作优化路径做出探索，具有不容忽视的现实意义。本文在对高校学籍档案利用工作中存在的问题做出分析与论述的基础上，对高校学籍档案利用工作优化路径进行了研究与探讨。

关键词：高校 学籍档案 利用工作 优化路径

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）12（a）-0-02

1 高校学籍档案利用工作存在的问题

1.1 学籍档案推广服务力度不足

在高校学籍档案利用工作中，无论是用户对学籍档案利用价值的了解还是对学籍档案利用方法的了解，都需要依赖于高校学籍档案管理部门做出有效的宣传与推广。从这一方面存在的问题来看，首先，高校学籍档案管理工作部门对学籍档案利用价值的宣传工作薄弱，导致了用户欠缺对学籍档案进行利用的意识，进而导致用户欠缺积极了解学籍档案利用方法的积极性；其次，在高校中，许多师生都具有对学籍档案进行利用的需求，但是在高校学籍档案管理部门所开展的推广服务不足的背景下，这些用户甚至不了解自身的入学档案、毕业档案存在在何处，也不了解各类需要依托于学籍档案开具的证明如何办理。以上两个问题，都反映出了高校学籍档案管理部门对学籍档案的保管地点、查阅流程等欠缺宣传推广的现象，这是导致高校学籍档案管理部门出现大量无效查阅单的重要原因之一。

1.2 学籍档案利用反馈机制不完善

在高校学籍档案管理工作中，重视收集用户在利用学籍档案中的反馈信息，能够为学籍档案管理工作的优化提供充足的依据，但是在高校学籍档案管理工作实践中，“你查我调”这种简单的学籍档案利用与服务模式仍旧是主流，这导致了高校学籍档案管理部门所提供的服务难以更好的满足用户需求以及学籍档案管理工作持续优化的需求。如在学籍档案管理与服务当中，一些高校并没有对用户所具有的档案利用目的做出了解，这导致了高校难以对用户的档案利用目的进行有效的统计与分类，也不能根据用户的档案利用需求对学籍档案管理与服务工作做出优化。另外，在高校学籍档案管理部门提供学籍档案利用服务的过程中，也欠缺对用户评价意见的收集，这反映出了学籍档案管理部门与用户之间欠缺交流沟通的问题，也导致了学籍档案管理部门难以对用户的满意度做出了解，在此背景下，高校学籍档案管理与服务工作的优化也失去了很多具有价值的参考信息。

1.3 学籍档案内容管理有待优化

在高校学籍档案管理工作当中，为用户提供优质的学籍档案管理内容，是满足用户学籍档案利用需求的重要基础，但是在此方面，高校学籍档案管理部门仍旧存在着许多有待优化的问题：首先，一些高校中的学籍档案目录案卷维护工作确实，这导致了存在较长时间的学籍档案难以得到有效率的查阅，而纸质学籍档案本身保存不善，也会导致学籍档案出现纸张变脆、开线掉页的情况，这不仅会制约用户满意度的提升，而且也为学籍档案损坏、丢失埋下了隐患；其次，一些高校所报馆的学籍档案内容存在缺失。虽然高校学籍档案管理部门会尽力收集与学籍相关的档案资料并进行保管，但是在用户提出利用需求时，仍旧会出现学籍档案出缺失的情况。这反映出了学籍档案立卷单位立卷工作有待完善以及学籍档案管理部门与其他部门欠缺交流沟通等问题，如立卷单位面临大量的立卷工作而忽略了学籍档案立卷的全面性或者在仓促立卷的过程中导致部分学籍档案丢失，而高校学籍档案管理部门也因为与其他部门欠缺沟通，而没有对缺失的学籍档案内容进行深度挖掘，这些问题都对学籍档案内容管理质量产生着不容忽视的影响。

2 高校学籍档案利用工作优化路径

2.1 强化学籍档案宣传推广力度

在高校学籍档案宣传推广工作中，一方面，高校需要对学籍档案潜在用户的档案利用需求做出调研，依据调研结果明确学籍档案宣传推广重点，另外，高校学籍档案管理部门需要重视依托传统媒体、互联网、新媒体等构建起完善的学籍档案宣传媒体矩阵，从而为学籍档案宣传推广工作提供良好的平台；另一方面，在引导学籍档案用户对学籍档案利用价值做出了解的基础上，高校学籍档案管理部门还有必要围绕学籍档案的查阅、利用等开展专项讲座、教育工作。在此過程中，高校学籍档案管理部门有必要在新生入学阶段发放学籍档案查询、利用手册，并通过讲座方式引导新生对学籍档案的解约流程进行大致了解。与此同时，高校有必要将学籍档案利用纳入选修通识课程当中，这一课程主要用来介绍高校学籍档案管理部门所提供的服务以及学生对学籍档案进行利用的细节性能力；最后，高校学籍档案管理部门有必要以校园活动的形式开展学籍档案宣传推广，如以“档案在身边”为主体组织知识竞赛或者征文活动，推动高校学籍档案宣传推广工作的常态化发展。

2.2 完善学籍档案用户反馈制度

在高校学籍档案用户反馈制度的完善过程中，一方面，高校学籍档案管理部门需要对学籍档案利用登记制度进行完善。在此方面，高校学籍档案管理部门需要制定学籍档案利用登记表格，并要求学籍档案用户在借阅学籍档案之前进行填写。学籍档案利用登记表格中的信息分为用户填写与高校学籍档案管理工作者填写两个部分，其中，用户填写的信息应当包括用户的姓名、联系方式、院系、查阅内容、查阅目的以及反馈意见，高校学籍档案管理工作者填写的信息则包括相应的学籍档案档号、调卷人签字、归卷人签字以及相应日期。另一方面，高校学籍档案管理部门需要对用户调研机制进行完善。在学籍档案利用登记表之外，学籍档案管理部门还有必要为用户设置留言信箱等反馈平台，并通过开展线下问卷调查以及网络问卷调查，对学籍档案用户的需求、满意度以及针对学籍档案管理工作提出的建议进行收集，与此同时，高校学籍档案管理部门有必要利用各类新媒体，与学籍档案用户开展广泛互动，从而为用户信息反馈渠道的多元化发展奠定良好的基础。

2.3 优化学籍档案保管内容管理

高校学籍档案保管内容管理水平的提升，要求高校学籍档案管理部门能够做好几下几个方面的工作：首先，高校学籍档案管理部门需要重视管理工作队伍建设，在提升管理工作队伍素养的基础上，确保管理工作人员能够明确管理工作流程、确保档案内容的完整性与准确性；其次，高校学籍档案管理部门需要做好学籍档案归档管理工作，在强化与其他部门沟通交流的基础上，确保缺失的档案内容能够得到有效的补齐；最后，高校学籍档案管理部门需要推动保管内容的多元化发展，即根据用户需求，对没有归档的学籍档案内容进行收集，从而确保学籍档案管理服务与用户需求实现良好对接。

3 结语

综上所述，高校学籍档案利用工作中存在一些亟待完善的问题，如宣传推广力度不足、信息反馈机制与保管内容管理有待完善等，针对这些问题，高校有必要探索学籍档案宣传推广力度强化路径，并在对学籍档案用户反馈机制以及内容管理工作进行完善的基础上，为学籍档案利用率的提升奠定良好基础。

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