基于知识管理的医院档案管理体系完善策略

赵慧瑶

摘 要：随着知识经济时代的到来，知识管理在医院档案管理中的重要性日益凸显。作为知识密集型单位，医院加强档案知识管理有助于档案信息的梳理、开发和利用，促进医院档案管理流程的规范化。基于此，以知识管理为中心，介绍医院档案管理体系的完善策略，以期对医院档案管理工作有所裨益。

关键词：知识管理；医院档案管理；体系建设与完善

中图分类号：G278 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）33-0188-02

当前社会是以知识为主导的社会，知识管理作為一种新型管理模式，开始广泛应用到社会生活的各个领域。作为知识密集型单位的医院也应该积极采用知识管理模式，对本院档案进行有效管理，实现档案管理的优质化。

一、医院档案知识管理的作用

在医院档案管理工作中采用知识管理，主要有以下三方面的作用：第一，使档案的显性内容更加清晰明了。医院档案是医院各项知识、技术的综合体，其主要显性内容包括各类数据、图像及文字等，这些档案内容以磁盘、纸质书本等不同形式呈现在工作人员面前，对医疗人员进行技术交流以及医院本身的发展进步具有重要作用。而将知识管理应用到医院档案管理工作中，能够使档案内容更加清晰明了，大大提高档案的实用性。第二，使档案中的隐性内容更好地转化为显性内容。医院档案中的隐性内容是指医院档案管理人员尚未详细了解或没有对其进行深入研究的内容，这些信息内容通常是以无形形式出现的，如医疗技巧、临床经验等。但是，这类信息往往是医院独有的资源，也是医院核心竞争力的体现。因此，将这类隐性内容有效转化为显性内容，能够更好地对其进行开发和研究，从而促进医院医疗服务水平的不断提高。第三，促进医院档案管理流程的规范化。受传统因素的影响，当前很多医院的档案管理人员都不能正确认识档案对医院发展的重要意义，在实际档案管理工作中只注重档案的收集、归类和记录等基础性工作，而忽略了对档案内容可利用价值的进一步开发，严重阻碍了医院档案的信息化和数字化发展。而采用知识管理手段，则可以促进医院档案管理流程的优化，提高档案管理的效率和质量。

二、基于知识管理的医院档案管理体系完善策略

1.建立知识管理型档案管理平台。档案知识管理主要包括以下四项工作：知识积累、知识组织、知识评价和知识服务，这些工作归根结底是为了方便医疗工作对医院档案的使用。然而，医院档案在被应用的过程中往往又会产生新的信息，这些新的信息可再次投入知识积累、组织、评价的流程中，实现再次应用。通过建立完善的知识管理型档案管理平台，能够为上述流程提供有序进行的保障，使医院工作人员可以通过这一平台迅速获得自己所需要的档案信息。

2.强化平台保障服务体系建设。强化平台保障服务体系是为了保证知识管理理念在医院档案管理工作中的顺利实施。医院需在档案借阅、归还、库房管理、保密等各方面制定详细的规章制度，并将这些制度落实到文字上，张贴或悬挂在医院的档案管理室中，对档案管理者起到实时提醒的作用，促进医院档案管理工作的有序开展。

3.推动档案知识资源管理的体系化。知识管理要求医院档案管理人员在档案管理中使用现代化的信息技术，特别是随着时代的发展和科技的进步，医院信息管理系统中包含着越来越多的文件、数据、医学资料。在这样的背景下，要创新档案资源的管理手段，就必须利用先进信息技术加快档案知识资源管理的体系化建设。档案工作人员可以将档案文件依次编码保存，应用先进的扫描搜索技术对各个档案文件进行排序和整理，将传统的档案保存形式转化为信息化档案，最终在医院档案管理中实现信息化和数字化。另外，在当前的知识经济时代，医院档案工作人员应该站在知识创造和知识共享的高度上看待档案信息管理体系化这项工作，将处于分散状态的档案进行集中管理，将档案中的隐性信息显性化，将长时间处于静止状态的档案信息转化为医院发展进步所必需的战略信息资源，营造一个更有助于信息共享的体系化网络环境。

4.健全档案知识管理资源标准。对医院档案进行知识化管理，其内涵是利用先进的计算机信息手段对医院中现有的知识资源和各类文档进行分类、编码、整理、链接，使原本杂乱无章的文档成为可以为医院发展做贡献的有章可循的知识资源。为此，医院的档案管理工作者需要制定统一的档案资源管理标准，找准档案的定位并对其进行分类，然后予以编号处理。该标准应该是以医院的全部档案为对象，并根据医院的发展需要及档案的形成特点来制定，其目的在于帮助医院对档案进行科学的管理、客观的组织评价及有效的开发利用，这也是知识型档案管理体系建设的重要依据。

5.档案管理体系的运行及保障。为促进档案管理体系的有效运行，医院首先要加强对管理硬件的投入，以“总体规划、分段管理”为原则，建全档案管理硬件设施，将档案管理人员办公室、档案阅览室和档案库房三者分开，并保证每间工作室都采用电脑办公模式，从而最大限度地实现档案自动化管理。其次，为了保证档案管理的规范化、合理化和科学化，医院应建立健全档案信息管理组织网络，不断优化医院网络环境，在实际管理工作中坚持统一管理和分级管理相结合，在各个科室建立档案管理分支，及时收集各科室的档案资料。再次，医院要积极提高档案管理人员的素质。档案管理的知识化，要求档案管理人才熟练掌握计算机信息化处理技术及专业的档案管理知识。要实现这一要求，医院的档案管理人员要不断参与学习和进修，除了提高自己的专业素质外，还要不断提升自己的思想道德素质及政治内涵，促进医院档案管理人才体系的不断完善。最后，对档案进行知识化管理的最终目标是在整个医院环境中实现档案资源共享，不断推动医院发展进步。为了实现这一目标，每一个档案管理工作者都应该加强自身的服务意识，实现由档案管理者向信息共享者的角色转变。

三、结语

综上所述，在医院档案管理工作中树立知识管理意识。使用知识管理技术，对医院档案总体管理水平的提高具有很大意义。因此，必须转变传统的档案管理理念，提高对档案信息的认识程度，加强对现代信息技术的有效利用，促进医院档案管理体系的不断创新与完善。

参考文献：

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[责任编辑 李晓群]endprint