嵌入性理论在档案管理与服务中的应用探讨

2018-03-06王尚华

文化创新比较研究 2018年22期

王尚华

（鱼台县交通运输局，山东济宁 272300）

档案管理和档案信息服务中嵌入性理论与方法的应用需要结合档案管理工作的特征，同时考虑档案用户特点，将理论与方法先进性平移，然后实施创新，使其在实际的应用中最为有效，同时获得最大的效益。当前，档案管理工作应用嵌入性理论，首先是构建嵌入性档案社会组织网络，并建立起研究开发团队，提升工作人员的信息网络技术的应用能力，然后开展嵌入式档案信息利用的需求调查，为用户提供专业的服务，做出科学决策服务，逐层展开，并不断推进。

1 嵌入性理论概述

嵌入性理论是一种根深蒂固现象，存在于当今社会，具备原生性和自发性这两个特性。有目的地利用嵌入式理论构建起嵌入式管理机制，将档案工作与社会环境二者进行融合，进而促使档案部门与社会的各个领域实现有效的合作，一起推动档案工作，使档案管理与服务发展越来越好。

2 嵌入性理论在档案管理与服务中的应用

2.1 管理机制

嵌入机制由社会空间嵌入、技术空间嵌入和业务空间嵌入等三个方面的机制组成[1]。

一是社会空间的嵌入。建立档案网络组织信息联盟，形成档案管理集群网络的管理机制是社会空间嵌入的一种方法。简单来说，多存在弱联系在不同组织和群体之间，多存在强联系在组织和群体内部，多存在弱联系非正式或跨类组织，多存在强联系在正式或同类组织。档案部门可以先动和跟进根据社会空间的嵌入规定，提前解决路径依赖，建立多个弱联系渠道，促进档案网络组织信息联盟的迅速发展，让信息联盟活动得到更好的实施，更大地将档案网络组织信息的优点发挥出来。

二是技术空间的嵌入。在档案信息的快速发展之下，现代信息技术的各种手段都得到了发展和应用，并且被应用到档案管理工作中，档案管理工作以及档案信息服务工作受到了越来越大的重视，所以荣国技术空间的犬儒将让档案管理时间与信息服务得到快速提升。其中，技术空间嵌入的最大特点为双向嵌入。首先，档案信息网络会无痕嵌入政务网络、物流网络、联通通信网络、广电广播电视网等各种网络，深度管理档案与档案信息服务；其次，把档案管理信息化平台嵌入现有的信息技术和相关应用，例如利用嵌入式系统、结果融合等信息技术和应用技术对网络信息进行集合、分析使用者需求数据、进行自然语言的检索对使用者信息需求、发现使用者的潜在需求并将档案信息定向地推送出去，最大程度的满足档案信息用户的需求。

三是业务空间嵌入。业务空间的嵌入表现主要是由于档案管理工作涉及各行各业当中，小到对于具体业务工作，有效整合信息，建立双向互动关系从制度的管理、组织体系、团队的创新性和信息平台等方面，形成档案工作的制度与管理制度。业务空间的嵌入包括了四个方面，即业务人员、业务部门、业务内容和业务平台的嵌入，通过上述四个方面的嵌入，形成了档案工作新的组织信息体系。如今，档案信息服务方式有传统的被动方式和订单式档案，其中，订单式的档案指的是档案工作按照档案信息用户的要求提供的档案服务，经过调查统计，绝大部分的档案部门都面临着相同的问题，例如客户无明确的要求、业务办理不顺利，以及客户地点不确定等问题。

业务空间的嵌入，使得档案工作人员与所涉及业务工作联系密切了，使得业务进展以及存在的问题得到快速地了解和掌握，从而提高档案管理质量。

而且对于业务空间的嵌入一定要有足够资源，不然，这种嵌入只是空谈，实际上是不能实现的。

2.2 嵌入式档案信息服务

嵌入式档案信息服务主要涉及三个方面：一是专题服务；二是专业服务；三是知识服务等[2]。

一是专题服务。在档案服务工作中，嵌入式专题服务是非常重要的内容之一，其基础在于全程参与到用户的管理活动中，同时进行科学研究、生产与实践，将社会网络中的人、财、物和技术资源等向联合，利用双向嵌入形式，达到优势互补、互惠互利，实现相互之间的互动、协调、制成和共享，实现共同的建设与创新。嵌入式专题档案信息服务同时还具备了用户全程情境需求特点，让不同的工作可获得不同档案专题信息服务流程。以前的档案专题服务基本是以围绕领导、各部门和群众需要展开的，开展专题档案信息服务是通过发掘档案的信息资源，策划档案服务项目，钻研、加工和合成档案信息，通过成果的编研、汇编，将研究成果展示出来。如今，档案信息专题服务是先考察档案用户的信息需求，并将研究成果作为信息提供给用户，实现主动式信息服务，这种服务方式与被动信息服务相比，服务水平有很大的提升。然而，定向导致其服务的深度、广度、质量、水平和绩效存在缺陷。

二是专业服务。建设参与用户专业活动的嵌入式档案信息服务就是嵌入式专业服务。开展嵌入式档案信息服务，从社会网络结构分析，以个体、群体和组织网络的相互关系作为一种动力，对档案用户的活动信息需求行为等进行讨论，并建立新的档案工作机制。以嵌入社会网络为基础，使用社会网络的关系和联系，不断发现信息需求有关于社会网络节点的，制定更加全面的档案信息资源管理和服务体系，提升档案信息共享性和服务性。与此同时，将档案工作范围扩展，增加档案管的馆藏，进而大幅度地提升档案的资源优势以及服务水平。

三是知识服务。嵌入性作为档案知识化功能的重要特性中的其中一点，在社会网络结构中将档案信息的知识进行组织、加工、处理和服务嵌入，使得对于知识的社会价值更全面地认识，知识服务更好地开展。