正方教务管理系统应用问题及对策——以陕西铁路工程职业技术学院为例

冯传蕾

（陕西铁路工程职业技术学院，陕西渭南 714000）

在国家职业教育快速发展的时代背景下，高职院校招生规模的不断扩大、专业门类的不断增多，加之学生学业水平参差不齐，导致高职院校的教务管理部门面临着巨大的挑战，管理任务日益繁重、管理工作日益复杂，同时也为教务管理人员带来了繁重的工作量及巨大的工作压力，对教务管理人员提出了新的工作要求。

1 引进正方教务管理系统的必要性

近年来，学院招生规模的不断扩大对教育信息化的要求越来越高，加之教务管理工作人员相对紧缺、教务管理工作日益繁琐、，教务管理人员改变传统手工的教务管理模式向信息化、规范化的教务管理模式发展，是提高工作效率的刚性需求。另外，随着计算机和网络应用技术的快速发展与成熟以及高职院校校园网的建立和日趋完善，为教学管理部门与系部之间的信息交流、教学资源共享提供了便捷的条件，这也为高职院校引进和使用教务管理系统提供了契机。因此，为适应高职院校发展的需求，引进实用的正方教务管理系统，结束多年手工操作管理的模式，走进网络化、信息化的教务管理时代势在必行。

2 正方教务管理系统应用初期存在的问题

2.1 系统培训不足，工作人员操作水平不高

系统开发商基于时间成本的考量，在与院校签订了购销合同之后，往往急于系统的验收工作，一旦验收结束，对合同的履行问题就会有所折扣，从而导致对教务系统管理人员的业务培训有所缺失。在较短的时间内完成了学籍管理、课务管理、成绩管理的相关操作培训，教务管理人员只能通过软件说明书在日常工作中摸索相关的操作方法，因此在正方教务管理系统使用初期，教务管理人员不能熟悉和全面掌握各个模块的相关操作，经常会出现操作失误或者基础数据不准确等问题，影响使用效能和用户满意度。另外，教务工作繁重复杂，工作压力大，相较于其他工作岗位而言，导致工作人员变动频繁，对于一些刚接触教务管理工作的人员来说，对工作不熟悉、计算机操作水平较低。而正方教务管理系统各个功能模块比较多，模块之间的关联性很强，前期的基础数据稍有不准确或者与系统要求的数据字段不匹配导致数据无法导入到正方教务管理系统中或者影响后续模块的正常操作，操作难度较大，要求教务管理人员必须具备较高的计算机操作水平和管理信息系统的相关知识。

2.2 基础数据采集的准确性不高，系统难以匹配

学院在办学初期，由于各种因素的影响，在各专业申报初期对市场以及企业的人才需求调研不够，缺乏分析和论证，导致人才培养方案和培养模式与社会的人才需求不匹配，课程体系设置不够成熟。同时，人才培养方案在实施过程中存在着对课程名称、学分、周课时、总课时、课程类型进行不断调整的情况，出现了相似课程名称不统一、同一门课程类型不相同、同一门课程多个课程代码和学分等情况。这些情况的出现导致将基础数据导入正方教务管理系统中出现了很多问题。由于，正方教务管理系统采用的多层次、集成化的功能模块、学生管理、师资管理、教学计划管理、智能排课、考试管理等各个模块之间相互关联，对基础数据的精确度要求很高。因此，教务管理人员在前期基础数据的采集和导入时会遇到很大的困难，导致难以通过系统对数据进行更进一步的操作、处理及分析。在短时间内探索出规范合理的教务管理流程更是难上加难。

2.3 系统更新不及时，问题解决相对滞后

正方教务管理系统是一个带有基本功能模块的系统架构，功能基本成熟，但在日常的使用过程中每个学校都会根据自己的办学条件、办学特色以及教学管理需求，提出适合自己学校特色的一些定制性和个性化的修改意见，这就需要软件开发公司积极配合及时解决问题和进行系统更新调试。在对系统进行个性化修改和解决问题时需要复杂的流程，要通过撰写问题描述和修改意见、提交修改申请、备份原有数据、软件开发部门修改调试、软件客服部门进行测试并编写修改说明书、学校下载软件更新程序等一些列环节才能够完成，导致学校从采购安装软件到完全适应学校教学管理需求的过程相当复杂和曲折。而且，教务管理人员与软件公司的客服人员进行沟通时只能通过公司提供的QQ公众号进行联系，对于一些比较紧急的问题如果没有描述清楚或者客服人员对学校的个性化定制功能不熟悉，就会需要进行反复的沟通交流，浪费了大量的宝贵时间，软件更新速度较慢，问题不能及时解决，

2.4 学校硬件配备不到位，系统兼容性不够

高职院校在办学初期都会存在办学经费紧张、教务管理人员不足、办公条件受限制等问题，导致院校不能及时对教务管理所需求的软硬件设备进行升级和调换。然而，正方教务管理系统采用了当前流行的C/S结构和Internet网络技术，对计算机的硬件设施及网络基础环境要求极高。如果院校不能及时更换计算机硬件设备，不能保证网络环境的正常稳定，那么正方教务管理系统的各个功能模块都不能充分发挥作用，效能降低，教务管理系统预期效果难以实现。

3 提升正方教务管理系统使用效能的策略

3.1 加强人员培训，提高业务素质

教学工作是高职院校的中心工作，教务管理工作又是一项内容繁琐、任务量巨大的系统工作，这就使得院校在设置人员岗位条件时对专业背景及工作经历等方面提出了较高要求，并且对教务管理人员进行系统的业务技能培训，帮助他们尽快熟练掌握教务管理的各项操作技能和业务流程，使其能够胜任工作。由于教务管理工作业务性强，这就需要工作人员必须具备强烈的责任感以及必须保持一定时期的稳定性和持续性。在日常工作中，要督促教务管理人员与系统开发公司经常进行联系探讨制定出适合校本的个性化需求意见，及时解决系统使用过程中的问题，或定期组织相关的管理人员去软件开发公司进行参观、学习和交流。

3.2 加强市场调研工作，确保基础数据的准确性

正方教务管理系统的正常运行，在很大程度上取决于基础数据的准确可靠。院校在制定人才培养方案之前，必须经过充分的市场调研和论证，制定出科学的人才培养方案，形成合理的课程体系，保证原始教学数据的准确性，力求避免系统在使用过程中对数据的不断调整和修改等重复无效的劳动。

3.3 建立配套的管理制度，加快系统更新速度

随着计算机网络技术的不断发展，教育信息化水平的不断提高以及正方教务管理系统的广泛运用，高职院校应以教学诊改工作为契机，制定出与正方教务管理系统运行相配套的教务管理制度，满足校本个性化的教务管理需求。

目前，学院已根据正方教务管理系统使用的经验并结合学院的实际情况修订了《任意选修课管理办法》、《调代课管理办法》、《学生学籍管理规定》等多项管理制度和管理办法，并多次与软件开发公司沟通协商，要求软件供应商以学院相关的教务管理制度为指导，加化教务管理系统的个性化功能模块的修改，避免教务工作人员多次提交个性化修改申请而影响系统的正常使用，保证教务管理系统的正常运行和日常教学秩序的稳定有序。

3.4 加强教务管理投入，改善系统运行环境

正方教务管理系统的正常运行，必须有良好的网络环境及一定配置的计算机硬件设备为基础。高职院校必须加大对教务管理方面的资金投入，对系统正常运行的网络环境和计算机硬件设备进行升级和改造，保证系统的兼容性和高速运行。同时，引进业务能力强的网络技术管理员，为教务管理系统的运行提供技术指导及全方位的后勤保障。

总而言之，正方教务管理系统只有充分结合每个院校的实际情况，加以不断的修改完善，从而减少教务管理人员的繁琐性事务工作，让工作人员拥有更多的时间和精力投入到教务系统的研究，为充分实现教务系统的网络化、高效率，进而全面提升高职院校的教学管理水平奠定良好的工作基础。