论档案行政管理的总目标与任务

罗浩

摘 要：档案行政管理的目标是与国家行政管理目标相一致的层次体系。这个体系，大致可分为最终目标、职能目标和直接目标三个层次。档案行政管理具有行政管理的一般特征，同时，还具有管理职能的层级差异性、管理直接对象的内部行政事务性和管理最终对象的物化性三个方面的个性特征。

关键词：档案；行政管理；目标；任务

1档案行政管理的目标

1.1档案行政管理的最终目标。行政管理的最终目标，也可以称为“行政管理的总目标”。它是反映行政组织基本功能的总体目标，明确规定行政组织成员的基本活动方向，并为进一步分解行政组织目标提供基本点。档案行政管理的最终目标，在《档案法》第一条中作了明确规定：“加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务”。

档案行政管理是以国家各项建设事业的需要为目标，对全国以及地方的档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、監督和指导的活动。具体讲，就是以档案行政管理部门为组织协调中心，通过培训与提高档案行政人员的行政管理能力和水平，依法行政，调查研究、工作规划、行政监督，业务指导与协调，提高档案行政管理效率，加强档案工作部门人、财、物的管理，为开发国家档案信息资源、服务于国家各项事业提供保障。简要地说：档案行政管理的总体目标就是从宏观上、整体上管理国家档案事务，不断调节档案事业系统的内部关系和外部关系，促进档案事业的健康发展，为国民经济和社会发展服务。

1.2档案行政管理的职能目标。行政管理的职能目标，具体描述了行政组织内部具体的活动项目，指明组织成员应当开展的工作，实质上，反映的是行政组织内部机构的工作职能。职能目标从属于最终目标，档案行政管理的职能目标是指某一档案行政管理机关内部各个机构所承担的具体工作职能。这种职能，在各级地方政府组织机构“三定方案”中有明确的规定。具体地说，就是国家档案局各司的职责，各省级档案行政管理机关处（室）的职责，各省辖市档案行政管理机关科（室）的职责，各县（区）级档案行政管理机关股（室）的职能。由于行政管理职能的法定性，档案行政管理的职能目标实际上也是一种法定目标。这一目标，是政府行政管理总目标中的一部分，是政府对相关职能部门内设机构的授权，也是对该内设机构的行政要求。

2档案行政管理的任务

档案行政管理的首要任务是依法行政，它要求档案行政管理部门必须按照宪法、法律和法规实施行政管理。它的法定的基本任务是贯彻执行国家法律、法规和有关方针政策，研究制定档案事业发展计划和档案工作规章制度，对档案工作进行监督、指导，依法查处档案违法行为，促进科学地管理、有效地保护和利用档案。档案行政管理的总目标与任务是法定明确的，档案行政管理部门理应紧紧围绕其来开展工作，然而，一些档案行政管理部门，尤其是基层档案行政管理部门并不清楚档案行政管理的总目标与任务，对其也就没有总体的规划。

职能错位显然已经背离档案行政管理的总目标和任务，以偏概全则是偏离了档案行政管理的总目标和任务。不论是背离还是偏离，都是有问题的。如果长此以往把全部精力和时间都投入到其中，忽略和放弃其他的档案行政管理工作，将会给档案事业发展带来严重的不利影响。正是基层档案行政管理部门档案行政管理总目标与任务的迷失，已经造成了对集体和个人所有的，对国家和社会具有保存价值的档案监管和开发利用的缺失、档案行政执法的软弱、档案信息开放利用的尴尬对基层档案行政管理部门来说，首要的是，必须清楚自己的职能，牢记档案行政管理的总目标与任务，并紧紧地围绕着它来开展档案行政管理工作。这是档案事业全面健康发展的基础。

3档案行政管理的特征对档案行政管理目标的影响

3.1管理的层级差异性模糊了最终目标与职能目标的界限。档案行政管理的层级差异性，容易使各级档案行政管理者将关注重点放在本级职能上，将档案行政管理最终目标视为上级档案行政管理部门的职责。从理论上讲，最终目标与职能目标是相一致的，相互之间不存在矛盾。但在实际工作中，往往会出现只重视与强调职能目标，而忽视最终目标的情况。在基层有一种常态，就是围绕着国家综合档案馆的馆藏进行档案行政管理工作，档案行政管理的范围以是否进馆为界，进馆的就管，不进馆的就不管。档案整理的标准也以档案馆馆藏档案整理标准为准，要求进馆单位档案室的室藏档案要按照档案馆馆藏档案整理标准来整理。这种情况，就模糊了档案行政管理的最终目标与职能目标的界限，以职能目标替代最终目标，严重影响了档案行政管理最终目标的实现。

3.2管理直接对象的内部行政事务性弱化了职能目标。档案管理事务在任何一个法人单位都属于其日常行政管理事务的一部分，这种特性，往往会让从事档案行政管理的同志，在具体档案行政管理活动中，直接介入到档案行政管理对象的内部行政管理事务之中，错将介入档案行政管理对象的内部行政事务当做自己的职能目标。最典型的例子，就是地方档案行政管理部门不遗余力地在各行各业推行各种各样认证达标升级活动。就地方档案行政管理机关来讲，其全部职能目标都是围绕其行政辖区内的产生对国家和社会有保存价值档案的法人单位是否建立了档案管理组织，有无专人管理档案，档案是否得到及时有效安全的保管来实行的。组织是否更完善，人员是否更齐全，文化与专业素质是否更高，设备装具是否更先进，档案整理是否统一规范，并不是档案行政管理部门的职能目标，而是法人单位的内部行政事务。如果法人单位有条件、有时间、有人员、有财力做，是好事，应当鼓励支持，但没有必要在这上面下那么大的力气。因为这些单位只是档案行政管理对象的一部分，甚至说是很小的一部分。这些单位认证达标升级是好事，为实现档案行政管理的总目标树立了标杆与榜样。问题是这些单位不能代替全部档案行政管理对象，这些单位做得好，不等于全部单位就做得好。如果用认证达标升级单位的多少，来评价衡量一地档案行政管理职能目标实现的优劣，就会导致只要“点”，不顾“面”，只抓条件好的，不问条件差的情况出现。这种情况的普遍存在会弱化档案行政管理职能目标，进而影响到档案行政管理最终目标的实现。

4结语

对于档案行政管理的最终目标，各级档案行政管理部门是一致的。这就要求不论是哪一级档案行政管理部门，在制定阶段性直接目标时，一方面，必须从国家档案行政管理总目标出发，不能背离或偏离总目标的方向与要求。另一方面，要在切实履行各自职能目标的前提下，完成直接目标任务――阶段性的中心工作。作为下一级档案行政管理部门，一定要注意，不能将上一级档案行政管理部门的职能目标与直接目标，当做本级档案行政管理的最终目标与职能目标。

参考文献：

[1]主编郭小聪.行政管理学[M].中国人民大学出版社，2008：5.

[2]刘东斌.论档案行政管理的对象[J].档案管理，2011（4）.