企业搭建办公会系统的思路及关键技术分析

李蜀

[摘 要]在市场经济的背景下，企业应当探寻一种以最少的资源投入完成多项任务的运营模式，从而实现效益最大化的目标。为提升会议效率、减少会议支出，企业可利用移动技术搭建办公会系统。基于此，本文从企业搭建办公会系统的重要意义入手，分析了企业办公会系统的搭建及关键技术。

[关键词]企业；办公会系统；搭建技术

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.045

[中图分类号]F270 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）24-00-02

1 企业搭建办公会系统的重要意义

对于集团企业而言，由于实际工作需要，常常会召开各种类型的会议，如总裁办公会议、董事会议、分公司经理级会议，等等。在传统的会议模式中，会议的组织者需要借助办公自动化系统通知相关人员到指定的会场参加会议。因集团企业具有规模大的特点，加之参与会议的人员较为分散，所以，一场会议从筹备到结束需要持续相当的时间，前期准备耗时较长，会议期间产生的费用相对较高，在一定程度上提高了企业成本。据统计，跨区域的大型集团企业，每年因开会造成的额外经济损失约为800万～1 000万元。由此可见，会议开支已经成为大型集团重要的成本支出。随着网络信息时代的到来，移动通讯技术得到快速发展，为顺应移动技术改变企业经营管理模式的潮流，实现快捷、高效、无纸化办公，并降低会议的整体开支，某集团企业决定建立总裁办公会系统，该系统针对议题预览、审议等需求，打造移动办公，通过开发专属的APP应用程序提升会议效率，从而使集团内部的沟通变得更加顺畅。该系统的搭建和应用，可以满足集团日益增多的会议管理需要，并为各部门提供便利的与会条件，使管理人员能够更加高效地提交会议议题，及时查看议题的审

核结果。

2 企业搭建办公会系统的思路及关键技术

2.1 办公会系统的设计思路

本文提出的总裁办公会系统由两个部分组成：一部分为管理平台，它的主要作用是为各部门的会议管理人员服务，通过该平台会议管理人员可以发起议题及提交议题文件；另一部部分为移动端，可在IPAD上使用总裁办公会APP，集团领导能够随时查看议题的详情及会议安排情况，并且还能在移动端上对议题进行批注及编辑。

2.2 系统的具体功能

2.2.1 管理平台的功能

本系统中的管理平台即PC端，采用的是模块化设计理念，由5个模块组成，具体如图1所示。

管理平台中的每个模块都具备相关功能，具体包括以下几个方面。

（1）登录管理模块的功能。该模块可验证登录系统的用户身份，确认用户名和密码全部正确后，用户才能正常登录系统，同时系统支持SSL加密传输。SSL即安全套接层，这是一种网络安全协议，它能够为数据完整性提供保障。

（2）议题管理模块的功能。通过该模块，会议议题的发起人可创建新的议题，能够直接在系统中填写议题的标题、时间、类型、部门等信息，并且还能上传议题的附件。在议题未被选中前，可以借助该模块，对议题内容进行修改、编辑、删除和保存。议题发起人员可通过列表的形式查询发起的议题，可按关键词搜索议题。议题附件支持以下几种格式：Word、Excel、PPT、PDF等。议题共有保存、提交、初审、终审和驳回5种状态。

（3）会议管理模块的功能。会议管理人员通过该模块可在系统中创建会议申请，同时可填写会议的标题、类型、时间、地点等信息。当议题通过初审后，可提交给总裁进行终审，从多个议题选择最近的会议。会议管理人员可在系统中对领导批示的议题副本进行查询和浏览，可对不同领导的批示进行分别展示。当会议完毕后，管理员可以利用该模块对本次会议申请进行结束归档。

（4）用户管理模块的功能。管理员可按照实际需要，为用户分配不同的系统使用权限。

（5）系统设置管理模块的功能。通过该模块，可对会议类型、议题类型以及会议地址进行自定义配置。

2.2.2 移动端的功能

在本系统中，移动端具有如下功能。

（1）最近会议。用户登录后，应用会展示最近的会议界面，主要包括会议议题、时间、地点、需要进行决策的议题列表等内容。

（2）议题详情。用户可在最近会议界面中，点击议题列表内的议题，此时界面会自动跳转到议题详情。该界面除了包含议题的标题、时间、地点等信息之外，还有附件列表，点击附件列表可对其中的内容进行浏览和编辑，修改后的附件可上传至服务器。总裁对议题的附件进行批注、审核时产生的副本，仅总裁和管理員可见。

（3）历史会议。系统管理员可对同一次会议中所有的议题进行归档，通过APP客户端，用户可在历史会议模块中查看相关内容。历史会议在APP客户端中以“会议时间+类型”的组合形式呈现给用户。

2.3 系统的搭建与实现

2.3.1 管理平台

在该平台的搭建与实现中，会议管理和议题管理是重点环节。①会议管理。在系统主界面的左侧导航栏中，点击会议管理后，选择会议列表，用户便可进入会议列表界面，在该界面可以完成会议创建、查询、删除、归档等操作。在已归档的历史会议列表中，用户可查询历史会议。②议题管理。进入议题列表管理界面的用户需要具有一定的权限，各部门主任的账号登录系统后才能进入该界面，才能对议题进行创建和编辑。同时，使用办公室主任的账号登录系统，可进入议题审核管理界面，在该界面中可完成议题查询、初审、终审等操作。

2.3.2 移动应用

在移动端应用办公会系统中的相关功能时，需要先进行下载安装，首次启动APP程序时，需要登录VPN（虚拟专用网络），点击允许VPN配置，随后在登录界面中输入用户名、密码，系统验证无误后，便可正常登录。在APP应用首页中有最近会议和历史会议，用户可以根据需要进行选择。

2.4 系统软件设计

本系统在设计软件时遵循先进性、安全性、可靠性的原则，采用当前最流行的分层模式，软件的总体架构如图2所示。

从图2可以看出，系统软件共分为3层，即展示层、应用层和基础层。其中，展示层由PC端和移动端组成；应用层由会议管理、议题管理、会议类型、会议地点、文件管理、客户端接口管理等功能模块构成；基础层包含软件平台和基础设施。

2.5 系统搭建的关键技术

2.5.1 WPS技术

在本系统中，决策会议应用与WPS技术进行集成，由此可实现文档浏览、编辑等功能。具体的技术流程如下：当用户点击附件名时，APP能够自行调用WPS软件接口，从而打开相关的附件；用户可对附件进行浏览、编辑等操作，并在完成修改后，点击“×”时，系统会提示用户是否保存修改结果；用户点击保存，WPS通过接口将文件副本回传给APP。

2.5.2 VPN技术

本系统中的决策会议应用与VPN技术进行集成，由此实现了安全访问。具体的技术流程如下：用户点击图标启动APP后，APP会自行调用VPN功能，自动创建VPN链接，APP所有的业务数据全部在VPN网络通道内运行，确保了访问的安全性。

3 结 语

搭建办公会系统是一个较为复杂的过程，为使系统能够满足企业的应用需要，必须结合实际情况设计系统的功能模块。同时，要保证软件的先进性，并采取合理可行的技术，提高系统运行的安全性和稳定性。

主要参考文献

[1]王福安，牧元利.高清视频会议系统关键技术分析[J].中国新通信，2018（9）.

[2]郝长坤.会议音频系统组建的需求分析与设计原则[J].电子技术与软件工程，2018（10）.