闭环控制的医院合同信息系统建设

汤雅琳 王伟

摘要

合同信息系统可以实现医院合同的统一管理，解决过去存在的过程资料保存不完整、存档不规范、执行无人监督、运行状态不能随时了解等问题。在合同信息系统设计过程中，将合同信息流转的过程，与办公自动化系统、财务及预算管理系统、收费管理系统等实现数据共享传递，达到提高工作效率，规范流程管理，加强过程监督的目的。

【关键词】合同 信息系统 过程控制

医院信息化建设经过了几十年的发展过程，经历了以财务收支为中心，以临床诊疗为中心，以集成智能为中心等发展阶段。在如今移动应用、大数据分析、人工智能等相继引入医院信息化应用的过程中，建设者们越来越明白，没有全面业务的信息化实现，很多目标无法完成。检索医院的信息化建设，仍然存在许多弱点，合同信息化管理就是其中的短板之一。

1 合同信息系统的设计思路

利用数据库技术、影像技术等，把合同从采购事项提出，到论证审批、招投标、签约、履行、付款、结束的全生命周期阶段在信息系统中得以体现，与医院的OA系统、HRP系统无缝衔接，建设使用方便、高效，又可监督、可控制的合同信息系统。

1.1 合同记录方式的选择

合同作为一种契约文件，其原件是签约时双方最真实意见的表达，所以在系统中以影像文件的方式保留合同完整图像资料。但由于影像文件无法提取文件中的内容进行信息传递，所以在系统中增加了结构化的合同信息登记，所有的合同都提煉出合同编码、合同名称、合同金额、签订日期、甲方、乙方、进度计划、付款计划等基本信息，使合同既可观，又可管。

1.2 与医院其它信息系统的衔接

合同签订前的论证、审批、会签过程基本上属于公文流转的过程，所以这些流程在OA系统中完成，由OA系统自动分发到相关科室，再收集意见反馈经办科室。合同付款审批功能实现时，作为合同付款审批的履约和控制条件，需要从预算管理系统调取项目的预算资金使用情况，从物流系统中调取固定资产和物资的入库信息，从医院收费系统调取高值耗材的收费情况等。在合同支付管理时，需要将拟付款相关信息传送至财务管理系统，在财务管理系统完成付款后将支付信息返馈到合同信息系统中。

1.3 审核方式的选择

医院的经济合同类型多样，但总起来分为两类，一类是固定总价合同，一类是固定单价合同。固定总价合同往往是一次性的采购，不具有重复性，审核方式主要采取人工审核在系统中标志审核通过的方式。另一类固定单价合同，采购内容固定，但频次较多，这类合同审核采用系统自动比对的方式，将合同约定录入系统，根据从物资管理系统中自动提取的入库单与合同约定进行比对，完成审核。

2 合同信息系统模块

2.1 基本信息登记

合同基本信息登记模块包括两个步骤的登记。第一步完成合同关键信息的结构化登记，如合同编码、合同名称、合同金额、签订日期、甲方、乙方、进度计划、付款计划等以文本框形式人工录入。第二步完成合同的影像文档的登记，如合同全文、中标通知单、办公会纪要等使用高拍仪扫描录入。

2.2 履约提醒

系统根据当前时间与合同基本信息中的进度计划和付款计划进行计算比较，以不同颜色显示与应完成进度的差距，在距完成进度还有十五天时会以弹窗的形式提醒。这一功能解决了极大的人力，过去不管是人工查看还是用Excel表格管理，都做不到如此的快捷方便。

2.3 付款审批

付款审批是合同管理中的重要内容，所以系统在这一模块中设置了较多的环节来确保付出的款项万无一失。首先在审批前需要将己完成的履约内容证明材料如到货清单、验收单、发票等录入系统，录入系统时也是采取结构化录入与影像记录相结合的方式，其次在完成了履约证明材料的录入后，系统会根据事前设定的流程，将材料逐一转送到相关科室和领导审批。

2.4 付款支付

通过了付款审批所有环节的支付审批单最终流转至财务支付界面，财务部在网上完成转账汇款操作后，在HRP系统中登记付款并自动生成凭证单号，凭证单号回传至合同信息系统，则合同信息系统中的己付款项随之发生变更。

2.5 合同查询

合同查询界面根据操作者身份的不同有或大或小的查询权限。在这里，可以根据合同名称和签约公司名称进行完全匹配或模糊查询，也可根据签订合同的日期、签订的金额、已支付的金额、未支付的金额等进行分项查询，随时可了解全院所有经济合同的执行情况和付款情况。

3 实施效果

3.1 加强统一管理，提高工作效率

全院所有的经济合同都统一进入系统，每个合同的基本信息、执行进度，付款进度一目了然。可随时查询了解有多少合同正在执行，有多少合同已经完成，未执行完的合同还有多少应付款项等等内容，大大提高了合同管理的效率。

3.2 实现合同生命周期全程监管

过去，合同基本上由经办科室全权管理，过程无人监督。使用信息系统后，每个科室在每一环节的应完成的任务都在信息系统中被规范和固定，所有的资料和信息在一定权限范围内可以随时被查询和掌握，从而使合同生命周期全过程得到实时监控，实现了闭环控制，有效的规避了合同执行偏离和不到位的各种问题。

4 需进一步完善的内容

受技术水平和接受程度的双重影响，合同信息系统还不能实现所有功能模块的全过程自动化处理：比如合同的影像版扫描后，不能自动提取关键信息，还需要人工录入;又如网上付款与医院信息系统还没有完成接口开发，仍然需要人工录入结果等等，所以还需要进一步完善。

参考文献

[1]李燕.论医院经济合同管理的发展趋势——从纸质合同向信息化合同发展[J].经济师.2017（09）： 99-100.

[2]南晗，张建琴，吴李鸣，蒋晓沁，顾国煜.JCI视角下完善公立医院合同控制的实践与思考[J].现代医院管理，2017（12）.