浅析蓄能电站档案数字化扫描工作的“前端”把控

侯洁 邢京燕 谷振富

一、档案数字化扫描工作前端把控的重要性

前端控制理论是根据文件生命周期理论和全程控制原则对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求， 实现对电子文件的超前控制和全程管理。档案数字化是利用计算机设备， 对纸质档案进行扫描、录入， 并将档案信息存储于计算机中。在加工过程中， 由于其原始档案载体质量的不同以及加工人员素质的差异， 档案数字化过程的不确定性和风险性也会相应增加。

由于张河湾电站库存档案涉及到文件数量繁多，纸质载体规格不同，纸张质量有所差异，针对这一现状，档案人员在集中开展档案数字化扫描加工时，有效地落实数字化扫描工作的前端把控就显得尤为重要。在档案数字化之前， 即在纸质档案转化为电子档案信息之前， 进行适时的前端控制和干预， 对保证档案的齐全完整，数据的长期可利用性和安全性，防止重要的档案文件泄密，显现十分重要。

二、档案数字化扫描工作前端把控措施

张河湾电站库存档案数量大，专业性强。库存档案主要涉及：前期的可研、立项审批材料;项目的初步设计报告;合同的招投标资料;移民安置文件;基础工程的土建资料;工程项目监理档案;设计、施工、竣工图纸;隐蔽工程;竣工验收档案;大型设备的进场安装资料;设备的调试报告;试验报告;机组的检修技改文件等方面的档案资料，张河湾电站所面临的档案数字化扫描的前端把控工作十分严峻。具体措施有以下几个方面。

（一）梳理库存档案数量，分段开展档案数字化工作

首先对库存档案数量进行全面梳理。根据库存案卷纸质材料的类型差异进行划分，分段实施。

张河湾电站库存纸质档案，主要分为文件和图纸两种类型。在开展具体的档案数字化扫描工作时，可以结合档案分类表开展文件集中扫描和图纸及部分文件的方式来分段实施数字化扫描工作。

1、关于文件集中扫描的前端把控

以档案分类号为基础，统计集中以文件形式保管的案卷涉及几个分类号。将这些分类号，按从小到大进行逐卷、逐件、逐页的核查及数量统计，确保在合同招标及数字化扫描工作实施过程中对集中的档案文件进行全程的掌控，为文件数字化核查、验收工作打好基础。同时根据工程量的大小来合理安排设备、人员的配备。有效地利用场地，在相对固定的时间内，更高效地完成了第一阶段的数字化扫描工作。

2、关于图纸及部分文件扫描的前端把控

同样以档案分类号为基础，统计主要以图纸形式保管的案卷涉及几个分类号。每个分类号中存在小部分涉及相应工程图纸的前期设计说明和审批开工的档案案卷，这部分档案是以文件的形式组卷保管的。为了方便出入库管理，保障档号的连续性，方便统计，防止出现跳号漏扫的现象。第二阶段采取以图纸扫描为主穿插文件扫描为辅的方式，开展第二阶段的档案数字化扫描工作。

对相应的文件进行逐卷、逐件、逐页的统计，同时对图纸总数进行统计，并且确定折合成A4纸的折算标准，落实到合同相关条款内，便于数字化工程量的确定。便于对图纸数字化扫描全程进行掌控，为图纸数字化扫描电子数据的核算验收打好基础。在设备人员配比上，可以以图纸扫描设备为主，文件扫描设备为辅，人员配置上也可以合理安排，便于顺利开展第二阶段的图纸数字化扫描工作。

（二）库存档案出入库流程上的前端把控

为了确保档案出库前齐全，入库后完整，排列有序。在流程上我们也要注意档案出入库的前端把控。建立完善的档案出入库制度和档案出入库登记表。

1、档案出库前的流程把控

档案出库前，档案管理员对案卷的档号、保管期限、数量、出库时间、案卷存放位置（即库位号）进行记录统计，统一登记在档案出入库登记表上。

2、档案出库流程的把控

档案管理员与数字化项目组借卷人在案卷出库前，对案卷卷内的文件数量，页数备考表等进行检查核对，双方在确认无误后，在档案出入库登记表上签字确认。

3、数字化扫描过程中的流程把控。

在案卷拆卷前设置校核人员，对文件或图纸的页码及页数进行标注、校核;并在档案数字化流程表上进行记录登记、并签字负责。

4、数字化扫描过程中的电子文件质量把控

文件、图纸扫描完后所形成的电子文件，设专人进行初级校核檢验。审查后的电子数据齐全完整符合要求的，由校验人审核签字，并将实物案卷交给装订人装订。

5、装订案卷的把控

装订案卷前，进行卷内文件或图纸排序整理，确保卷内文件数量或图纸张数齐全完整，才可以进行装订。对装订档案的准确性实时把控。

6、入库前的流程把控

档案管理员对归还的案卷进行查验，确认齐全完整后。双方在出入库单上注明入库时间，签字交接，统一入库上架。

7、电子文件质量验收的把控

档案数字化扫描后的电子数据，由电子数据校验人，经过初级校验合格后，按入库案卷批次进行移交，由档案管理员以按比例抽查的方式开展二级校验验收。确认电子档案文件的齐全完整，能够正常读取，再在二级验收单上签字验收。

（三）档案数字化扫描数据格式的前端把控

为了适应现代化办公环境向智能化、便捷化的转变，人们对档案信息的在线浏览需求不再局限于对黑白单层PDF文件的浏览。对电子档案尽可能的展现档案的原始面貌，同时对电子文件内容的可读取性有了新的需求，方便检索内容，提高档案利用率。

1、关于张河湾电站电子文件的格式把控

根据现代办公环境智能化的现状和档案利用的新要求，张河湾电站对已存在的彩色单层PDF电子文件进行了格式转换，转化成双层PDF格式，实现文件内容的可检索功能。同时对新一批的档案文件数字化扫描工作的电子数据移交提出了新要求：移交的纸质文件扫描件均为彩色双层PDF格式。实现文件内容可检索。

2、关于张河湾电站图纸电子文件格式的把控

由于工程类的蓝图纸张比较大，在数据处理上的要求更高。为了方便今后电子图纸的读取和格式升级。我们对图纸数字化扫描文件的格式提出了把控要求，要求数字化项目组将工程蓝图扫描成彩色TIFF格式，方便今后图纸数据的格式升级，确保图纸电子文件有效长久可靠的读取和利用。为今后档案数字化管理升级留有空间和余地，确保电子图纸的可持续利用。

（四）数字化扫描工作人员的前端把控

数字化扫描人员管理是指对数字化人员职责进行明确分工，包括数字化监管员和数字化操作员。数字化监管员一般由电站档案人员担任， 其职责是对数字化过程进行监督和管理， 并负责后期数字档案的核实检查工作。

对数字化扫描人员的保密要求也是把控的重点。张河湾电站与档案数字化项目组成员签订保密协议。同时对数字化扫描工作现场的电脑进行了局域网设置，所有数据扫描工作都在内网上进行，实行内网线上监管。严禁使用外网或无线网络，禁止数字化扫描人员携带任何电子设备进场。每次进场开展数字化扫描工作前，要求将随身携带的手机、电子设备、存储设备等统一交由档案人员保管。手机关机，锁在保险箱内。离场时由档案人员统一交还。

关于电子数据的移交备份查验，仅限使用电站提供的内网加密优盘存储移交数据。

三、落实档案数字化扫描工作前端把控的意义

落实档案数字化扫描工作前端把控，有利于确保档案数字化扫描工作的顺利实施，确保对档案数字化扫描工作的全程把控，有效降低和杜绝企业档案泄密的风险。确保档案和企业的安全。

落实档案数字化扫描工作前端把控，有利于纸质档案的保存，减少由于借阅利用纸质档案对文件原件的磨损;有利于延长重要纸质档案的保管寿命;有利于确保电子文件数据的齐全完整，确保电子文件的长久稳定的读取利用。全面提升档案利用效率，更好地推进企业的可持续发展。为将来企业数字档案馆建设奠定坚实的基础。

（作者单位：河北张河湾蓄能发电有限责任公司）