以南海航保中心为例,论巧用信息化手段加强海事基建工程管理
2018-02-25赖晶周炳泉
赖晶+周炳泉
摘 要:以南海航保中心为例,介绍了利用信息化手段加强海事基建工程管理的必要性和可行性,以及对建设单位基建工程管理的重大意义。
关键词:信息化管理 流程 基建
1.前言
海事基建工程管理涉及到建设规划、项目建议书、工程可行性研究、初步设计、招投标、合同签订、现场管理、验收、竣工验收、审计等多方面、全过程,是一个系统的、长期的、复杂的工程(项目从立项到竣工一般需要3-5年)。因为建设时间长,每个建设进度内容都有可能变动,管理压力很大。以往,我们一直用传统的手工账表和人脑来管理,面对庞大的资料和数据时往往难以满足管理需要。
所谓信息化管理就是利用开发的软件将项目现有的资源进行系统整合和归类,通过电子化来将复杂建设工程简单化、程序化,使基建管理人员容易入手,方便日常操作管理。
南海航海保障中心辖区范围覆盖广东、广西、海南三省区,海域面积达到200多万平方公里,约占全国海域面积的三分之二。南海航海保障中心作为辖区水上交通安全的重要支持保障部门,负责按照航海保障队伍建设“十六字”方针和交通海事科学发展、安全发展“两个确保”的要求,建设中国特色航海保障体系,为我国水上交通安全形势的持续稳定提供保障。
近年来,在国家政策和资金的大力支持下,南海航海保障事业有了长足的发展,为海上用户和沿海部分陆上用户提供高精度、全天候、优质的航海保障服务奠定了坚实的基础。为了更好的履行各种支持保障职能,南海航海保障中心多年来一直积极开展项目建设,包括码头、基层站点、灯塔、测绘设备等,大多数项目建设工期紧,横跨多个专业、单位、部门、人员,协调工作、沟通、管理工作量大,当前南海航海保障中心及各分支机关,工程档案管理工作采用纸质记录管理。该工作方法不能对工程档案的填报、审批、查询、归档等环节进行有效的信息化管理。
为加强海事基建项目管理,利用现代信息技术手段,能有效降低工作人员的工作量,提高工程档案管理工作效率,亟需建设一套项目档案管理系统用以工程档案收集、管理、归档,业务管理部门才能及时掌握项目工程档案情况,监控项目建设过程,提高工作效率,规范项目管理,保证建设项目的工程质量和按期竣工,提高投资效益,促进国民经济持续、快速、健康发展。通过工程档案信息管理系统的建设和使用,真正实现项目管理与工程档案管理的信息化、标准化,规范化。
2017年,在深入分析南海航海保障中心项目管理现状、审批流程及现有资产及项目信息管理系统功能基础上,根据工程档案管理相关规定,南海航海保障中心建设出一套工程档案信息管理系统,实现在建项目流程管理、年度计划管理、工程档案管理、统计分析、法律法规查询等功能,提高南海航海保障中心工作效率,提升管理能力。
2.技术与功能
技术上,该系统严格遵循《顶层设计技术标准》和《海事信息化数据标准和服务标准》开展。以“一系统、两平台”为核心的海事云数据中心技术架构采用SOA架构理念,“一系统、两平台”采用J2EE技术架构以及OSB总线服务技术进行搭建。本系统设计建设过程中按照海事云数据中心技术规范,采用J2EE+SOA技术路线,对内对外均采用服务形式实现,便于与海事云数据中心进行服务集成。未来本平台以Web Service服务接口的形式将所能提供全部数据挂载到海事云数据中心,并从海事云数据中心获得所需数据。依托海事云数据中心服务和数据资源,利用现代信息技术能够保证本系统建设目标顺利实现。通过规定中国海事局协同管理平台及海事体系其他内部系统的界面风格、版面布局等用户直接感官界面的建设标准,统一中国海事系统形象,提高系统用户使用感受。界面设计时将充分考虑用户操作习惯,使得操作简单方便。数据录入迅速、规范、可靠;统计准确,制表灵活,适应力强,容易扩充。通过工程档案信息管理系统的建设和使用,利用现代信息技术手段,可有效降低工作人员的工作量,提高工程档案管理工作效率。
功能上,该系统的主要功能如下:
(1)在建项目流程管理。在建项目的基本流程主要包括:项目基本信息填写、立项审批阶段、设计审批阶段、工程准备阶段、招投标阶段、项目实施阶段、竣工验收阶段、固定资金整理阶段等。对南海航海保障中心的在建项目进行流程管理。需要按照项目流程进行审批,审批通过后才可以进行下一阶段。审批工作由授权用户进行操作。用户在各个阶段流程中,提交数据后不能对数据进行修改,如需要修改数据需要上级申请,重新授权后方可修改信息。各个阶段需要填写相关信息以及提交相关资料,阶段任务完成后需要上级领导审批通过后方可进入下一阶段的相关工作。
(2)年度计划管理。该功能模块主要针对当年的在建项目流程进行年度的工作进度规划。通过该模块可以查看在建项目的规划进度以及实时工作进度,并且根据规划进度与实时工作进度的对比智能提醒相关人员项目完成进度,实现对在建项目年度计划的实时监控和督导。
(3)工程档案管理。工程文档可以按照项目类别进行分类。同时该系统可以监控各项目各阶段档案上传情况,并且可以根据工程档案的上传情况智能的提醒相关管理人员该项目是否缺少相关工程档案,由相关管理人员进行确认处理。检测到工程档案文件缺少,则提醒管理人员,管理人员可对此事件进行监控处理,如:补充相关工程文档、不补充相关工程文档并填写原因,通过此种机制形成对工程文档的闭环管理。通过项目文档管理用户可对项目相关文档进行统一管理,同时优化各模块中附件管理功能,实现文档版本控制、在线查看等功能。在线预览支持Word、Excel、PDF等格式。
(4)工程档案一键导出。可以通过综合检索查找在建项目以及工程文档,通过一键导出功能,把项目相关的所有工程文档按档案上传阶段(最终确认版本)进行分类打包,打包后导出。
(5)法律法规查询。项目管理及资产管理过程需遵循相关法律法规,收集建筑、海事、视频监控、船舶制造、港口码头建设等相关法律法规,整理保存到本模块,方便用户查询该类信息。法律法规模块可以自定义类别,实现对法律法规进行分类管理。系统提供综合检索功能,用户可根据法律法规名称、类别、颁布时间、关键字等进行组合条件查询。
(6)统计分析。根据南海航海保障中心用户需求,定制开发统计分析报表,以图表、表格等多种形式展现。
(7)系统管理。对南海航海保障中工程档案信息系统的用户、角色、權限、承建厂商等机构、日志、数据字典、审批流程等进行统一管理。该模块功能主要包括:用户管理、角色管理、单位管理、字典管理、日志管理、审批流程管理、快捷入口设置等。用户管理:该功能主要实现用户的新增、删除、修改密码等操作角色管理:该模块实现角色的新增、编辑、删除操作,对角色分配权限的功能。单位管理:实现对单位的新增、编辑、删除等操作。数据字典:对系统的常用分类进行字典管理。审批流程管理:对在建项目的审批流程进行设置的功能。
工程档案信息管理系统开发功能如图1。
3.结语
综上,本文从项目管理的基本原理出发,深入分析南海航海保障中心项目管理现状、审批流程等基础上,根据工程档案管理相关规定,建设出一套工程档案信息管理系统,实现了在建项目流程管理、年度计划管理、工程档案管理、统计分析、法律法规查询等功能,通过实际运用,极大地提高了南海航海保障中心基建工作效率,提升了基建管理能力。endprint