浅析人事档案的特点及其收集

程 蕾

（山东省菏泽第一中学，山东 菏泽）

人事档案工作主要涉及人事档案的收集以及整理，负责保障当事人档案的安全性，为当事人提供信息咨询工作等多个方面。

一、人事档案的特点

近年来，在市场经济背景下，我国的人事档案也呈现出与以往不同的特点，分析新形势下人事档案的特点，并在此基础上，科学合理地展开工作具有十分重要的现实意义，有利于收获事半功倍的效果。新时期人事档案的特点可以归纳为以下几个方面：

第一，人事档案内容更加丰富。与传统的人事档案相比，新时期下的人事档案对个人实际情况的记录更加详尽，具体涉及家庭社会关系、个人思想品德等多方面内容，消除了传统人事档案内容片面单一的弊端。究其原因，传统的计划经济背景下，人们更加重视政治以及抽象历史定论，而市场经济环境下，对个人的业绩以及个人思想政治素养有着更高的要求，这可以体现到新时期人事档案的内容记录方面：更加注重个人的专业技能、工作实绩、能力素质以及创造发明等。人事档案内容的丰富，从某种意义上讲，体现了对个人能力的重视，对个人的评价更加全面、更加客观。

第二，流动人员人事档案形成了一定的规模。在传统的计划经济体制下，人才流动性小，人对自己的工作任务、学习以及择业缺少自主权，而更多的是听从上级领导以及组织的安排，人才的流动性小导致人事档案固定存放于原单位，也没有专门的档案保管机构。在市场经济体制下，人才流动比从前更大，人才对于学习以及工作等多个方面都具备了一定的自主权，人才的流动性造成了人事档案的流动，相关的用人单位有必要从个人的人事档案中，对其从前的工作情况、个人品德、创造发明等方方面面进行考察。因此，充分分析流动人事档案的特点，并对其未来发展趋势进行研究，有助于人事档案管理工作的顺利开展。

第三，人事档案的作用范围更广。在传统的人事档案中，主要针对个人的政治表现、社会关系等方面进行记载，随着时代的发展，新时期下的人事档案除了对政治生活以及个人经历的考察外，还对个人的创造发明、个人特长等情况进行一定的查阅，更多的是体现了个人的综合素质水平。换言之，新时期下的人事档案与个人切身利益息息相关，为人们谋取新发展提供了重要的依据。

二、人事档案的收集工作的方法探讨

上文主要分析了人事档案的特点，在此基础上，本文尝试从以下几个方面探讨人事档案的收集工作方法。

人事档案的收集是人事档案建设中的重要组成部分，科学做好人事档案的收集工作，有助于个人形成完整、系统的人事档案，并从真正意义上实现“用人以治学”，人事档案的收集，需要以“德才兼备”方针作指导，并客观地反映一个人的真实状况。

（一）人事档案的归类

从整体上看，人事档案大概可分为十类，每一个类别都有相应的材料纳入其中，归类依据主要为：

第一，按文件材料名称归类。把有准确名称的文件材料归为一类。

第二，按内容分类。对于无法确定类目归属也没有名称的材料，可以按照内容进行人事档案的归类。

（二）人事档案材料的排列

通常情况下，在进行人事档案材料归类以后，再把每一类材料按顺序排列起来。具体如下：

第一，按时间顺序排列。这种排列方式根据档案的形成时间依次进行排列，体现了一定的先后顺序，有助于清晰地体现员工成长的变化，并且方便后续新材料的补充，按照时间排序的档案材料一般包括鉴定考察类、履历类以及自传类。

第二，按问题结合重要程度排列。按档案内容的重要程度对其进行划分，先按材料的不同问题进行分类，再对每一类问题的材料按重要程度进行排列。例如，对于入党材料来讲，按照入党志愿书、组织转正意见、入党申请书的顺序排列。

第三，按问题结合时间顺序排列。先按问题的不同把材料分类，在同一类问题中，再按时间顺序排列，适用于反映工资以及职务方向。例如，排列时按照退职、职务、工资等问题进行划分，在每一个问题中，再按照由远及近的时间顺序进行排列。

总之，为了更好地做好人事档案的收集工作，做好人事档案的收集和人事档案材料的排列是两个重要的方面，还需要相关专家学者在今后的研究中给予足够的重视。

综上所述，本文在分析了人事档案特点的基础上，从人事档案的收集以及人事档案材料的排列两个方面，对人事档案的收集工作的方法进行探讨，希望本文的研究能够为相关领域人士档案的收集提供一定的助力。当然，由于本人的研究水平有限，本文的论述难免存在一定的不足，还希望相关领域人士从更多方面展开深入的分析与研究。