成人高考档案管理中存在的问题及应对策略

2018-02-23

新教育时代电子杂志(教师版) 2018年2期

（山西省大同市城区教育局招生办山西大同 037000）

引言

随着我国社会经济发展，档案作为一种可靠的记录方式成为各个行业的信息载体，而档案管理也越来越被重视。在教育行业中，对学生档案的管理要求需要更加注重。错误的档案管理方法导致信息缺失或者信息有误，都会造成学生的困扰。因此使用正确且适用的管理方法让成教档案更加全面无漏，是我们对成教管理的重要举措。

一、档案管理中遇到的问题

1.整体管理水平低下

成人高考是国家统一考试，学生来源地较为广泛且报名时间参差不齐，这本身就具有数据误差的可能性，而目前的成人高考档案管理大多还处于纯手工的状态，更加剧档案的建档混乱，时间编排出现失误。我国对档案管理并没有设立专业的课程讲解与分析，因此档案管理人员的素质参差不齐，对档案管理不够了解。就更不可能创建出科学合理的档案管理流程，而这直接影响档案的真实性和有效性[1]。现代管理方式滞后，过去的管理方式不能很好地处理所有档案。经常会出现档案缺失、真实性降低的现象。

2.管理环境差

由于成人高考纯手工的档案管理还占主流，因此档案的组建、保存、修改都是人为操作，这就给工作上带来极大的不便利。而同一学生档案组建的不可能只有一份，因此会在不同的负责点建立同样的档案，而学生的档案在某一负责点的变动本应当立刻传递到其他负责点作为备份，却由于纯手工带来的操作不便导致信息不能及时的归档，造成工作效率低下[2]。有些档案却因为某一负责点的失误导致真实性不能保证，这对学生带来不必要的麻烦。对于年代已久的纸质档案的保存随意，这就导致档案内的材料出现破损缺失，信息的不完全又对工作带来很大的困扰。

3.对档案管理存在认知误区

现在的档案管理人员与档案管理负责人有着对档案管理的认知偏差，认为档案管理就是简单的记录、修改、回归档案的过程。然而事实并不是这样，档案应该是有一套属于自己的管理方式，科学而又合理，复杂又有章程。但是由于档案管理人员素质的参差不齐，又对档案管理不够了解不够重视，导致档案管理的过程繁琐出现的失误很大。即便运用现代管理方法，使用计算机记录管理。却也可能因为管理人员对计算机与其软件使用的不熟练而导致档案记录出现误差[3]。在人员整理收集信息时，没有一套合适的收集流程从而导致信息收集的不全面不规范。

二、针对所遇问题的解决方法

1.确立、改进档案管理流程，科学建立管理方法

有计划的进行管理是档案管理有序的前提。想要将本身杂乱无章的管理行为从根本上遏制的方法只有一个，就是确立一个档案管理流程。这个流程必须科学合理。从档案的收集开始，通过规范化记录和采集信息，统一档案格式，从开始就改变多样化收集现象。建档、归档的过程里必须随时保持一致，在建立档案管理流程中要专门设定时间随时核对各个负责点的档案，进行整理确认。对于不同时间的档案变动应当专门记录，而在每个核对时间进行分析并且归结到档案中。仅仅是建立科学管理方法是不够的，与此同时应专门派人作为档案管理负责人，建立奖惩制度，将管理失误降到最低。增加审核强度，确认档案的完整性与真实性。

2.改善档案管理环境

纯手工的档案管理方法已经无法胜任信息化时代的今天。使用现代的管理方法，将计算机网络应用于其中，实现同一时间信息共享信息对接，保证对信息的全面记录。在不同的负责点中网络连接，在计算机上创立的电子档案无论在任何负责点进行变动都可以保证信息的统一性与真实性。在查找档案时不用耗费时间去翻找，而是直接在计算机中搜索，提高工作效率。将档案数字化可以使年代久远的档案永久无误的保留在电脑中，这样可以有效改变由于环境导致档案破损信息不全的问题。负责方应当专门使用与之相对应的软件来管理档案。将珍贵的档案文件存留在电脑中，便于查找，为档案管理带来便利。加强档案库的建立，实现统一化、合理化、科学化的档案管理。对于特殊性的纸质档案，负责方应当专门提供财力物力创建保存纸质档案的合理环境。并为此配上专业的护理保存人员以防档案由于环境破损导致信息缺失。总的来说，无论是纸质还是数字信息，想要保证档案的统一性真实有效性，就必须科学合理地使用现代科学方式。

3.提高档案管理人员整体水平

档案管理人员本身应具有专业的档案管理基础知识，了解档案管理。因为档案管理这个工作本身就复杂、工作量巨大，所以负责档案管理的人员必须有责任心、创新力。档案管理工作是服务于他人的，因此管理人员也要具备服务于他人的意识与热情。负责人应当大量引进该专业人才，对原有人员进行统一培训。由于现代化管理方法的使用，更应当要求档案管理人员对基本的计算机技能掌握。并以正确的方式认识了解档案信息数据化。提升档案管理人员的意识，改变档案管理人员传统的认知。

4.从根本上优化管理方法

档案管理说到底就是方法。无论是负责方还是档案管理人员，其根本工作就是要不断发现档案管理中的漏洞，不断提出改进修补的方法。因此，双方要不断交流不断了解不断提出问题，对于这些问题逐一解决。档案的建档、收集、组建、修改每一个步骤都必须要有科学合理的流程去改进、去完善。面对信息化的社会，过去的方法有许多都要被淘汰掉。至于淘汰哪一个如何淘汰。应当设立一个标准作为参考。尽可能优化管理方法，取其精华，去其糟粕。