高校数字档案馆建设引入云计算的路径分析

李 黎

（襄阳职业技术学院， 湖北 襄阳 441050）

高校数字档案馆的建设和发展，使得高校档案馆的管理模式得到创新，服务类型得到拓展，且为用户提供了更加便捷的服务。然而，当下高校档案馆的数字化建设都是根据自身工作的需要自行开发和运行各自业务的。随着档案开发运用系统的不断涌现，高校数字档案馆已经出现诸如服务器利用效率低下、档案资源分布不均、应用系统维护困难、数据和资源共享很难实现等问题。因此，高校数字档案馆必须寻求一种崭新的方式，建设新一代更加安全可靠、更加使用高效、更加充满活力的数据中心，以走出当前的瓶颈。云计算以其科学、实用和便利的特性，为我们打开了新的思路，创造了新机遇。

一、高校数字档案馆引入云计算的可行性

对云计算的解释有多种，其中，维基百科的解释认可：云计算是一种计算模式，在这种模式下，动态可扩展而且通常是虚拟化的资源通过互联网以服务的形式提供出来；终端用户不需要了解“云”中基础设施的细节，不必具有相应的专业知识，也无须直接进行控制，而只需要关注自己真正需要什么样的资源，以及如何通过网络来得到相应的服务。云计算具有超大规模性、位置无关性、高可扩展性、易用性、成本适中、资源池、自动化、可度量性、快速响应、按使用量计费等特征。从中可以看到云计算引入高校数字档案馆建设是切实可行的。

（一）高校无需投入大量资金购置、安装、维护及管理所需设备

高校档案数字化建设取得了一定成效，但并没有形成规模化，资金不足是主要原因。引入云计算，对财力有限的高校档案馆实现数字化是切实可行的。学校不用购买昂贵的服务器和存储设备等，完全可以租用大中型档案馆的基础架构资源（CPU、存储器等），按需付费即可，也不用再投入昂贵的管理费。有人分析，数据中心总成本中，有16%来自电力消耗，24%来自硬件成本，另外60%则是来自管理成本。[1]由于高校档案馆将档案资源交给了云中心，其基础设施的更新换代、软件修复或升级就不再由自己承担，从而不用投入过多的IT人才，降低了人头经费的支出。

（二）无间断安全服务的目标得以达成

档案数据资源的有效利用一直是高校档案馆数字化追求的最终目标。目前，高校数字档案馆缺少系统规划和统一标准规范，各校基本处于各行其是、自行发展状态，这样会导致：一是因数据存储、计算格式、检索手段、运行的操作系统等的不相同，必然产生馆际之间的信息壁垒；二是一旦服务器出现故障，会给档案馆的正常工作带来威胁。而云中心提供的是虚拟化的资源，云计算支持自动化技术以及W EB技术，“云”中具有强大的服务器集群支持。这不仅消除了馆际之间的信息壁垒，也可以实现如果某一服务器出现了问题，“云”可以在很短时间内将问题服务器中的数据拷贝到其它服务器上，并启动新的服务器提供不间断的安全服务。档案人员也不必担心数据丢失、病毒入侵等麻烦了。这对用户来讲，利用档案资源必然变得更有效、更便捷和更安全。

（三）保证高校档案人员有更多的时间和精力深耕专业

为确保数字档案馆的顺畅运行，档案工作人员必须对软件硬件设施进行维护、更新和升级，无疑会耗时耗力。而引入云计算技术后，无论是存储、内存、CPU等物理设施，还是相关软件的维护升级都交由云中心的服务提供商来负责，高校档案工作人员只关心服务质量及获得，从而大大降低了劳动强度，有利于其集中精力和时间来挖掘开发档案信息资源，创新性地研究和开展业务工作。

（四）海量数据处理存储可望可及

现实中，高校档案馆需要处理的数据越来越多，传统的设备和手段已经捉襟见肘。云计算可以充分利用自身拥有的资源，既能很好地解决海量数据的计算和分析，又能为数据的存储提供无限大的空间，从根本上解决了高校数字档案馆中日益增多的海量数据的存储和处理问题。[2]比如，只要我们与“云”服务提供的商家达成了合作协议，即可将单机难以运行的应用数据移植到“云”中，由“云”来提供数据的处理和运算等服务；再如，高校档案馆只要运用API，即可打造自已的文件存储、下载服务器，并可获取批量上传、他人下载等贴心服务。

（五）满足了档案馆针对用户的优质个性化服务需求

提供优质个性化的服务是信息工作的本质追求，引入云计算使高校数字档案馆在这方面变得垂手可得。一是利用“云”强大的计算能力和无限宽带可以为档案信息资源共享提供一个良好的交互环境，使得高校档案馆能够适时了解数字档案利用者的需求，有的放矢地提供快捷周到的服务。二是“云”环境处于全开放，可以运用云计算强大整合功能，利用现有IT信息技术，在现有有线和无线信息技术条件下，将服务对象向移动信息平台、平板电脑、手机等移动终端发展。[3]把信息放入“云”系统，让人们利用现有手机的设备终端，随时随地读取数据，让高校档案信息无论在何时何地都可以为个体和社会服务。

二、云计算环境下高校数字档案馆的建构

云计算能够推进高校数字化档案馆建设的快速健康发展，高校数字档案馆建设引入云计算的前景光明。高校档案工作者应当深入研究云计算原理，正确对待云计算带来的新机遇和新挑战，更加有效地建构高校数字档案馆。

（一）需求分析

需求分析基于云计算的数字档案馆的设计、开发和利用的基础工程，聚焦在系统功能分析上，分析的科学性和准确性决定基于云计算的高校数字档案馆建设的成败。

1.收集与保存功能。各院校内部各个部门形成的档案是高校档案馆档案信息资源积累的源头，收集这些信息资源应注意：档案馆与各部门的业务流程、任务分工方式；档案馆接收各部门电子信息的途径、格式；档案收集与馆内其它工作之间的信息流关系处理；档案信息接收过程中哪些需要记录、跟踪、管理等。收集整理后档案信息资源需要长久保存，而云环境中海量数据存储空间及功能优势将档案数据的长期保存变为了现实。[4]高校的历史、文化是一个不断累积和传承的过程，高校档案工作者必须面向未来，不断拓展数字档案信息资源的存储空间。

2.管理与利用功能。针对数据库文件建立、档案信息检索及利用等，应将各门类之间的信息关联起来，并按照各部门档案信息管理权限进行配置，实现系统化管理、集成化管理和权限范围内信息资源共享。充分利用是档案管理的目的，云环境中高校数字档案馆应以低端设备，满足用户对档案信息快速、准确、全面的查询，实现档案信息智能编研、深度挖掘，实现用户统计管理、权限管理、日志统计，实现开放的档案信息资源共享和网络利用，以及提供优质的参考咨询服务、个性化服务等。

（二）基础架构

云计算数据中心有其自身的逻辑架构，高校数字档案馆应结合自身所需进行选择和调整，构建自己的基础架构。一是物理层。该层利用虚拟化技术实现在一台物理机上运行多个虚拟机，为数字档案馆提供档案存储、网络传送等服务，并且能够有效地对数字资源进行备份、移动和复制。二是平台层。该层可运行多种应用程序的所有负荷，支持现有应用程序整合的同时构建新的应用程序，可以实现高校数字档案馆对档案接收、虚拟库房管理等方面的有效控制。三是服务层。该层为用户需求提供相应的接口，它支持H TM L4、H TM L5等公开协议，高校数字档案馆只需配置一个用户终端接入网络即可访问该层的应用，不需要安装和升级软件。四是终端用户层。云环境中高校数字档案馆的用户无需强大的计算能力就可满足各种操作，用户可以接入手机、平板电脑等多种终端设备进入网络，访问并享受服务。[5]

（三）难点突破

云计算势如破竹，终将成为高校数字档案馆建设和管理的选择，当下要深入研究，突破几个难点问题。首先，是数据资源的选择问题。档案信息具有保密性和时效性，而云计算需要把原来由用户自己掌控的数据委托给云服务提供商，自己也不知道数据被托管在哪台服务器上，这样档案数据的安全就是一个问题了。高校档案工作人员必须对馆藏数据进行分类整理，清楚地知道哪些档案数据应归类存放到“公共云”中，哪些应存“私有云”中，或是现有的馆藏模式中。要确保档案数据安全的最大化，就是全面掌握云服务提供商所管IT人员及其他相关人员的信息。其次，是数据访问权属的问题。高校档案馆一旦将馆藏数据交托给云服务提供商，对档案数据的优先访问权就属云服务提供商，而不是高校档案馆。还有，就是数据的恢复问题。在使用云服务之前，要了解提供商在档案数据丢失后的恢复能力，并让服务提供商做出托管数据备份的承诺。