办公室文书档案收集与归档

张斌

【摘要】文书档案管理是办公室工作的要点，而在档案管理的诸多事项当中收集和归档是两个重要的环节，关系到文书档案管理的质量，因此必须要得到重视，以便为办公室工作的有序推进以及档案管理体系建设提供动力。文书档案的收集和归档工作具备较强的服务性，同时也具备一定的技术含量，关系到档案管理的实效性，同时也会影响到文书档案服务效能的发挥。对此，档案管理人员要改革管理思想，科学运用多元化的方法，保证档案收集和归档的质量。

【关键词】办公室;文书档案;收集;归档

通过对办公室的文书档案资料进行全方位的分析和研究，能够发现单位各个工作事项的推进状况，还能够为相关决策的制定提供重要依据。由于办公室的文书档案极具保存和应用价值，在单位改革建设当中占有重要地位，所以，档案管理人员需要从思想观念上进行有效转变，重视文书档案的管理工作，尤其要把握好归档和收集这两个基础环节，确保资料真实而完整，为单位各项工作的顺利推进打下基础，也为单位日常管理成效的提高创造良好条件。

一、做好档案管理宣传工作

宣传工作是否到位将会影响文书档案管理的成效，同时也会制约收集归档工作的有序开展。第一，单位领导首先需要从思想观念上进行转变，意识到文书档案收集归档的重要性，并在宣传工作上加大力度，增加资金和相关人力设施上的保障，确保宣传推广范围的扩大，与此同时，为档案管理体系建设打下坚实基础。第二，对档案的管理者进行科学化和针对性的指导，使得他们能够始终秉持科學化的管理观念，在档案收集工作当中做到积极主动和科学严谨，在档案归档处理当中做到完整和真实，切实提高档案处理的质量，为档案利用打好基础。第三，单位要加强对现代媒体技术的应用，对传统的宣传方法和手段进行创新，扩大宣传推广的范围和影响力，使得全员都能够用良好的服务观念和责任意识为档案管理宣传以及收集归档工作的开展作出积极努力。

二、完善档案管理制度体系

档案管理制度建设在规范办公室文书档案收集归档方面发挥着重要作用，只有在制度建设方面获得实效，才能够保证各项档案处理工作的开展具备强有力的支撑和保障，让办公室文书档案管理步入规范化和科学化的发展轨道。现如今办公室文书档案并没有在收集和归档方面加强制度建设，在这些方面还存在着诸多制度缺陷问题，往往会出现档案信息丢失、缺损等严重后果，从而影响实际工作质量。对此，档案管理制度建设成为办公室档案管理工作的重点，也是规范档案收集归档的核心措施。第一，在制度建设当中需要对档案收集归档的流程、内容、真实性等方面的情况进行严格系统的说明，确保档案信息完整。第二，需要结合单位发展的实际情况以及办公室工作的开展要求，落实档案收集和归档的责任，使得相关的档案管理人员能够始终在制度约束和管理之下落实自身的职责。第三，实现对办公室文书档案资料的统一保管，同时要避免私人滥用信息资料，对奖惩措施进行明确说明。

三、革新收集归档工作策略

通过对当前办公室文书档案管理情况进行综合分析，发现一个较为明显的问题就是档案工作处理方法十分单一和落后，仍然沿用过去的人力操作处理方法，在实际管理过程当中容易出现很多的问题，操作失误的问题时有发生，无法确保档案信息的质量，也会让收集和归档工作面临重重阻碍。出现这一问题的重要原因在于收集归档工作方法落后，所以急需对传统的方法进行改革创新。办公室文书档案管理人员要提高主动意识，主动与其他部门进行密切的互动和沟通，收集到一手和完善的信息资料，并对其进行科学归档。与此同时，还需要对归档完成的各项资料进行有效补充和更新，解决档案收集归档当中的突出问题。另外，办公室档案管理工作要逐步向着自动化和信息化方向发展，加强对信息技术的应用，最大化避免人为误差的发生，提升收集和归档的效率，构建一个完整的档案数据库。

四、加强档案人员教育培训

档案管理人员是否具备收集和归档方面的专业素质，能否在实际的档案管理工作当中处处秉持自身的职责，都会影响到文书档案管理的效果，也会影响到单位的创新发展。所以，在档案管理体系建设中，需要将做好档案人员的教育培训作为要点，使得他们能够在专业业务素质和职业素养方面进行不断的提升。第一，完善教育培训体系，在知识技能教育和职业素质教育的同时，还需要做好培训考核工作，提高他们参与教育培训的动力。第二，加强对高端人才的引进工作，使得他们能够不断充实到文书档案管理队伍当中，带来更多先进的方法与技术。第三，为适应电子档案建设的要求，对档案管理人员进行专门化的信息技术和信息素养教育。

总之，在办公室的日常工作实践当中，文书档案是其中不可或缺的工作内容，而且通过对档案资料进行深层次研究，能够发现事业单位在实际工作当中的处理情况，而且只有切实关注档案收集和归档，才能够维护档案资料的完整性与真实性，为相关决策的制定提供根据，充分发挥档案信息的服务价值。档案管理人员必须明确自身的档案管理职能，把握档案收集和归档处理的方法，让文书档案可以真正为办公室日常工作提供优质服务。