浅谈中学档案工作

陶甄

【摘要】中学的档案工作是学校管理工作的一个重要环节，起着服务师生、传承校史的重要作用。但因人们对其重要性认识不足，造成中学档案工作的发展滞后。本文从自身工作实践出发，浅谈中学档案工作中存在的问题和思考。

【关键词】中学档案;管理工作

档案发展到今天，已为大众所熟知，它在维护历史、传承文明，资政育人、服务民生等方面发挥着独特的积极作用。随着档案作用的日益彰显，档案工作的重要性也越发凸显。同样作为档案馆藏种类之一的中学档案，它所记载的学校发展历程中形成的具有保存价值的不同形式的文件材料，起着服务师生、传承校史的重要作用。因此，它的重要性我们不能小觑。但在实际工作中我们不难发现，其跟不上国家档案工作的迅猛发展。在档案工作信息化加快推进、国家越来越重视档案工作的今天，这种差距愈加明显。下面笔者将从中学档案的工作现状方面谈起，说说自己对做好中学档案工作的一些思考。

一、中学档案工作的现状

（一）领导不够重视。在学校工作中，档案工作常不被充分重视，领导们认为学校主要工作是教书育人，都是以学生和教师为重心，各部门围绕着教育教学工作展开。档案工作被视为学校的“非主流”工作，常被“边缘化”。从主管部门到学校领导再到教职员工对档案工作的认识是：保管资料的事务性工作，只要能备查即可。其结果必然造成归档意识随意性较强，如学校各部门虽然知道工作中所产生的重要材料要保存，但为了自己工作方便，不及时移交学校档案室，等生成材料逐年累积到自己不需要或感觉成“包袱”时再移交档案室。如此一来，档案室其实成了他们心目中的“保管室”。

（二）档案材料收集难。档案材料的收集工作是档案工作的前提和基础，它为档案工作提供实际管理对象，是档案工作中极为重要的基础性工作，是工作重点也是难点。虽然《中小学档案管理暂行办法》中的第三条明确规定了归档时间，但在实际操作过程中档案材料收集工作依然很难。中学档案材料收集难主要表现在：学校多个部门或不愿配合，或配合不积极，或愿意配合，但不知哪些材料需要归档，干脆眉毛胡子一把抓，所有材料不加甄别全部存档。如此种种，档案材料收集不可谓不难，导致档案整理工作滞后，档案管理工作也会因此举步维艰。

（三）档案利用率低下。档案工作是一环扣一环的，一个环节跟不上，必然影响下一个环节。由于档案材料收集难，接下来进入档案室的档案因没有进一步深加工，挖掘其价值，使其价值难以得到充分发挥。档案工作的目的是保管好和利用好档案资源，档案材料归档后之所以能发挥其第一价值，乃至第二价值，就在于对应归档材料经过档案人员专业的、科学的分类、整理、鉴定、编目、排架等一系列工作，使之成为归档条理清晰，查询方便快捷的信息资源，供各类需求者利用。但是，当前中学档案利用上主要存在两个方面问题：一是归档不及时，容易造成工作人员时而无所事事，时而工作骤增，出现对归档材料信息处理粗制滥造的现象，以及容易缺失，收集不能齐全完整的情况发生。致使室藏档案材料存档质量不高，影响利用效率。二是在档案材料收集时未做好必要的分类整理工作，使得档案材料中有用的信息资源被湮没，增加再利用难度。这或许也是学校各部门不能及时移交档案材料的缘由，为了查找信息的方便，都以工作之由将材料留下，待到工作不需要时再想着将它移交。笔者就曾遇见去档案室查档的咨询人员，查找往年教师获奖证书，查寻半天未果。究其原因在于对归档材料未加以科学分类、整理、鉴定、编目、排架等工作，更不用说档案编研工作了，档案资源再利用难度可想而知。

（四）档案室的设备简陋。在教学信息化、财务电子化、档案信息存储和管理数字化的新时期，中学教学信息化、财务电子化都已广泛运用，即使是与档案相近的图书馆也已实现馆藏电子化、图书借阅信息化。由于对档案投入资金有限，所以目前不少基层学校的档案管理工作还停留在传统方式、方法上，缺乏现代化管理设备和手段。不仅工作繁琐，而且档案管理工作效率低下，容易造成档案的缺失，查询不便等弊端。

（五）业务学习和交流机会少。人是档案工作的主体，档案工作的好坏与否和档案工作人员文化素质的高低有直接关系。档案界的有识之士就指出：档案事业的科学发展，首先是档案人要发展。只有提高了档案人员自身素质，掌握更多的专业知识，学习各种文化知识来武装自己，才能带动档案整理、开发、利用等工作的发展。随着计算机技术的普及和电子信息技术的不断发展，以及国家对档案工作中普及计算机技术运用的规定要求，对计算机知识和网络知识的掌握又摆在档案工作人员的面前。新时期的档案工作无论在工作方式、方法上，还是对新技术的应用上都有很大提高。这些无疑对档案从业人员提出了更高的综合素质要求。但在中学的实际情况是：学校教师每年两次的继续教育培训;暑期国家级、省级、市级的骨干教师培训以及学期中同学科不同学校间的教学交流等，这些再学习机会着实对教师综合素质的提高起到至关重要的作用。反观学校档案人员培训少得可怜。同行之间少有交流或没有交流，失去了同行间的取长补短，相互学习，共同进步的机会。

二、对中学档案工作的思考

（一）加强领导，重视档案工作。鉴于中学档案自身所具有的有形和无形财富的特质，其重要作用不言而喻。学校领导应重视档案工作，应根据《档案法》《中小学档案管理暂行办法》等相关法律规定，结合学校实际，制定详细的管理规章制度，确保管理制度切实可行。如：规定由校档案室集中统一管理全校档案，并对全校各部门的档案工作予以监督与指导;各部门指定专人管理档案，积极做好本部门的档案材料收集、整理工作，并定期按时移交校档案室;规章制度张贴上墙、责任落实到人、明确各自职责等，从而解决档案材料收集难和归档随意等问题。不能让档案工作成了“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的“空头支票”。

（二）加大投入，是实现管理信息化的重要保障。做好档案管理工作的基础条件，提高档案工作质量的前提保障是档案工作基础设施建設。学校加大对档案基础设施建设的投入，引入计算机等现代化档案管理设备，提高中学档案工作的效率，进而提高档案的工作水平，这是现行中学档案工作发展的必然要求。

（三）创新管理，是提高室藏质量的科学手段。中学档案要改变“只管不理”的档案管理方式，努力丰富室藏，提高室藏质量。对档案信息资源利用价值的体现关键在于对档案的管理。目前中学档案管理大多偏重“管”而少“理”，即档案材料相对集中存放，而再利用较难。为此，一方面要加强档案材料的收集力度，进一步完善归档制度，积极做好各部门，各种载体档案材料的归档工作，防止档案材料流失，丰富室藏;另一方面要做好档案材料的整理工作。对所形成的档案材料要按照归档要求进行分类、整理，提高归档质量。做好归档材料的编目、排架等工作，使之组成有序体系，便于提供利用。

（四）人员培训，是提升档案标准化的有效途径。重视档案工作人员的业务培训，着力梯度培养档案管理人员，有效提高学校档案工作标准化、规范化水平。学校档案工作人员大多是半路出家的非专业人员，专业人员几乎没有。他们缺乏系统的档案专业知识，全凭传帮带或工作经验。这样就有可能存在：（1）对档案材料分类、鉴定不准确。（2）对档案材料的保管期限判定不准。（3）因缺乏学习，不了解档案工作的各个时期变化，诸如：文书档案由案卷级改为文件级整理方法、双归文件归档法、档案信息化朝档案数字化发展以及不同归档方法间的优劣等等。在工作实践中遇到专业问题常有“求教无门”之感，切实需要档案业务知识的专业指导、培训和交流。那种两耳不闻窗外事，埋头只做机械事的结果必然导致中学档案工作滞后，跟不上档案工作发展的步伐。既然中学档案属国家档案的一个组成部分，就应当跟随国家档案的发展步伐朝档案的标准化、规范化迈进。这项工作需要档案人员去完成，因此对档案人员的培养是做好档案工作的前提。档案的业务培训是档案人员成长的重要推动力量，即便是“经验丰富的档案人员，也面临着管理方法和管理理念的老化，需要及时更新”。档案工作是一项“积跬步”“积细流”的工作，其工作的连续性需要从事档案工作人员的稳定性和持续性。因此对档案人员的培养也需要梯度培养，保持档案工作人员的持续发展和档案工作的持续发展。

三、结论

综上所述，中学档案工作是中学各项工作中一个重要的基础性工作，为了实现“为校服务、为校存史”的工作目标，我们不能等闲视之。据笔者所知，笔者所在市的中小学中仅有三所学校的档案达到省级档案标准，由此可见中学档案工作的发展任重道远！

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