电子档案数字化管理的优缺点及其提高管理水平的措施

王冬梅

（大安市医疗保险经办中心 吉林 大安 131300）

1 引言

档案是信息资料的载体，可反映经济社会发展的实际情况，有效利用档案信息可促进经济社会的协调发展，可见档案管理的重要性。随着现代科学技术不断发展，传统档案管理方式已经不能满足需求，需要应用现代科学技术来科学规范地管理档案，实现档案电子化数字化管理，实现档案信息化并不断提高其利用率，不断提高档案管理水平，促进我国档案事业的进一步发展，促进经济社会的协调快速发展。

2 电子档案数字化管理的优点

2.1 便捷的共享特性

在传统纸质档案管理中，需要在工作日内完成档案日常管理与档案收集、整理、查询、利用等任务，需要档案管理人员亲力亲为，致使档案信息获取相对滞后性，要耗费较多时间完成档案的整理、查询和利用。相反电子档案数字化管理不受时间和空间的限制，借助网络及其云存储技术，能实现实时共享、获取和充分利用电子档案及其信息，必要时可根据使用目的再行加工整理。即在规定权限内，利用者可自行浏览检索，发挥高新技术的便捷性。

2.2 高效性与关联性

电子档案能显著提高档案立卷工作效率，无需零散递交档案材料，只需将电子化的档案资料通过网络传输，便可通过管理软件完成立卷与目录编制工作，这不仅可以减少档案材料丢失现象，而且减少了周转环节，显著提高了管理者的工作效率，降低工作负担。电子档案的关联有利于查阅者查阅档案及其信息，在系统检索项目中输入相关主题词，便可以不同方式调阅相关档案及其信息，有利于进行深层次研究。

3 电子档案数字化管理的缺点

3.1 系统依赖性与非人工识别性

要保持基于计算机技术建立的电子档案的可兼容性。计算机技术及其硬件配置和档案管理软件在不断更新，相应档案管理机构也应加快电子产品更新换代的速度，不断升级档案管理软件。在更新换代和软件升级过程中，可能因为系统和软件不兼容问题而出现不能识别和读取既有档案信息的情况。电子档案是以计算机语言即数字代码形式存储的，技术人员应解决不能识别和读取问题，否则应恢复程序至原始状态。

3.2 信息的易变性与寿命问题

如前所述，电子档案是以数字代码形式存储的，信息可被复制、被修改甚或被删除，如果没有留下痕迹，很难发现事实真相，这需要相应技术备份原始电子档案。电子档案载体要求存储环境具有较高的微小气候、磁性等条件要求，具有一定寿命，与纸质档案相同均涉及到长期保存和利用问题，是一对矛盾共同体。

4 提高管理水平的措施

4.1 制定符合实际的电子档案管理规范

各部门各单位建立电子档案水平参差不齐，没有认识到电子档案数字化管理的重要性和意义所在，致使管理水平普遍不高，没有形成规范的管理规定甚或法律法规。由于电子档案易变性和无源性极强，如果制定符合实际的管理规范规定，电子档案管理就会有章可循，不断提高档案管理工作质量。这要求档案管理部门要事先确定档案数字化的法律风险，明确档案法在档案数字化管理中的导向性，通过制定符合实际的管理规范，保证档案管理系统的正常高效运行。

4.2 加强电子档案标准化规范性建设

数字化档案管理具有较强的易变性和删改性，需要一套完善的规范制度来约束档案管理。在电子档案的管理过程中，集中管理是可取的，将有效管理措施贯穿在档案管理全过程，形成全方位管理，需要管理部门统一管理档案资料收集、整理和归档环节，能有效避免档案原始材料遗漏和丢失现象。在管理电子档案过程中，应该遵循一定的原则和顺序，需切实贯彻和落实全程保护制度和传递记录制度，有利于避免较低的专业水平而降低档案管理水平，同时能够加强归档文件和其他文件的关联性，对方便使用电子档案奠定了坚实的基础。

4.3 加强培训和学习，不断提高业务能力和整体素质

管理水平与知识能力密切相关。数字化管理模式对档案管理人员的专业能力和综合素质要求较高，不仅需要掌握全面的档案管理理论知识，还需具有较高水平的计算机设备操作和应用软件能力。因此，档案管理部门需要加强对档案管理人员的业务培训，促进档案管理人员提高专业素质，要建立定期考核机制，检测专业素质，以采取有效措施改善和提高管理水平；要引进档案数字化管理人才，激发档案管理部门活力，充分利用专业人才榜样作用带动并提高原有工作人员的素质，促进提高档案管理人员的整体素质。

4.4 加强保护电子档案

（1）加强病毒检测，确保电子文件安全。（2）把握存储介质质量，保证档案信息保存寿命。（3）定期检测和拷贝电子档案载体，保证档案信息的可靠性。（4）规范保管条件。（5）掌握档案信息修复技术。档案管理人员要掌握物质载体破损的修复技术，主要包括计算机杀毒技术、数据库修复技术、保持电子信息长期可读性技术等，保证电子档案的安全性、齐全性和完整性。

4.5 确保实现电子档案信息价值

档案管理部门的重要职责是保管和储存档案资料，确保实现档案信息价值。电子档案数字化管理要以实现档案信息价值为目标，不仅要将先进的科学技术应用于为外界提供更优质的档案信息服务，更要真正实现档案信息价值。电子档案数字化管理可进一步将档案及其信息储存于磁盘、光盘、硬盘等介质中，有效储存档案信息。电子档案数字化管理能进一步确保档案信息的安全性和共享性，为实现档案信息价值提供有力的支持。

综上所述，传统档案管理模式难以适应现代科学技术对档案管理的需求，具有严重的滞后性，严重阻碍了档案管理工作效率和质量的提高。档案管理工作必须与时俱进，实现电子档案数字化管理。电子档案数字化管理具有便捷的共享特性、高效性与关联性的优点，同时具有系统依赖性与非人工识别性、信息的易变性与寿命问题等缺点。各部门要制定符合实际的电子档案管理规范，标准化规范化建设电子档案，通过培训学习前瞻性知识以不断提高档案管理人员的业务能力和整体素质，广泛应用现代化科学技术，有效开发和充分合理利用档案资源，实现电子档案数字化管理，不断改进创新和提高档案管理水平，实现电子档案信息价值。

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