CVCC菌毒种综合信息化管理系统的建立与应用

娜 琳,康孟佼,门立强,张 骊,蒋桃珍,佘锐萍

(1.中国农业大学动物医学院,北京 海淀 100193;2.中国兽医药品监察所,北京 海淀 100081)

提高保藏机构的保藏、服务能力,对确保病原微生物资源的安全管理、高效共享具有重要意义。在信息化技术日新月异的今天,微生物资源保藏、管理也面临着由传统管理模式向信息化管理模式转型的挑战。中国兽医微生物菌种保藏管理中心(以下简称为CVCC)资源管理工作包括实物资源管理(销售管理、库存管理)和数据资源管理。之前,CVCC数据信息管理依靠菌(毒)种共享数据库,解决是否有菌毒种问题,实物资源管理依托库存管理软件,解决可否供应问题,两种软件间缺乏关联性,用户查阅到资源数据信息后无法了解该资源的销售状态。同时,面对数量较大的菌(毒)种资源,库存管理、销售管理、统计分析等工作依靠人工操作,既消耗时间成本又消耗人力成本,这些问题严重制约了菌(毒)种保藏管理的质量和共享服务的效率。

根据菌(毒)种管理中存在的问题,通过分析研究,借助计算机技术开发了CVCC菌(毒)种信息化管理系统,实现实物资源与电子信息同步化与动态化,达到菌毒种高效快捷供应、共享目的。

1 构建菌(毒)种基础数据库

菌(毒)种基础数据始建于2005年,仅包含CVCC的菌(毒)种一些基础信息。本次对数据库进行升级改造,对其中的7 000余条数据信息进行了逐一审核和标准化处理：删除了重复信息、修改了有误信息、完善了菌(毒)种特征特性等基础信息、增补了新入库菌(毒)种的信息,并在信息化管理系统构建了相关数据库。

数据库中特别增加了菌(毒)种价格和销售状态两项信息,用户就可以根据查询结果直接下单。可随时统计销售金额、库存预警,此栏目不作为前台显示内容,而是作为基础数据引入到库存预警模块中[1]。

2 新增标准物质、诊断制品、细胞查询数据库

CVCC除保藏供应兽医微生物菌(毒)种之外,还对外供应菌(毒)种鉴定用标准血清、抗原等标准物质、诊断制品以及细胞。原有数据库仅限于查询菌(毒)种信息,无法查询标准物质、诊断制品和细胞的相关信息,造成对外服务信息不畅、效率低下等问题。因此根据标准物质、诊断制品和细胞的特点以及用户亟待了解的信息,建立了标准物质、诊断制品、细胞数据库。本数据库同时也与销售模块进行对接,使用户能够实时查询CVCC标准物质、诊断制品和细胞的相关信息,并进行线上订购。

3 系统的设计与开发

CVCC菌(毒)种信息化管理系统采用C#语言进行编码,通过MVC(模型Model- 视图View- 控制器Controller)模式设计,按照数据访问层、业务逻辑层、表示层的分层结构进行开发。其中数据访问层是对原始数据(数据库或者文本文件等存放数据的形式)的操作层,通过数据的操作为业务逻辑层或表示层提供数据服务;业务逻辑层是针对具体问题的操作,也可以理解成对数据层的操作,对数据业务逻辑处理;表示层位于最外层,用于显示数据和接收用户输入的数据,为用户提供一种交互式操作的界面[2]。

3.1 部门管理功能的设计 根据CVCC隶属单位中国兽医药品监察所质量管理体系的规定,不同部门的不同实验组分别对不同的菌(毒)种及标准物质、诊断制品、细胞负有制备、鉴定责任。为了便于各实验组工作量统计、创收效益统计等工作的开展,在系统中对入库部门及对应的入库产品进行了绑定和分类管理。

3.2 人员管理功能的设计 新的系统在菌(毒)种和标准物质、诊断制品、细胞的出入库、销售等方面将实现线上功能全覆盖,取代原有的纸质单,由此也就取代了纸质单审核的步骤。据此设计了符合订单审核流程的权限设置功能[3],以此对人员权限进行一定的逻辑管理,例如库存管理人员具有出入库操作的功能,处室负责人具有审核的功能等。

3.3 库存管理功能的设计

3.3.1 入库关键字段的确定 首先确定了入库产品须填写的关键字段,关键字段的筛选非常重要,后续的销售、出库、统计等工作均需要采集入库关键字段作为基础信息[4]。

3.3.2 直接出库功能的设计 在日常供应工作中,菌(毒)种和标准物质、诊断制品、细胞的出库分为两种情况,一种是对外销售,产生一定的经济效益;另一种是单位内部领用,属直接出库,不产生直接经济效益。为了将这两种情况区别开来,设计了直接出库功能。直接出库单经CVCC负责人审核通过方可生成,一旦生成,产品数量则根据出库数量进行递减,但销售金额不予增加。

3.3.3 报损报溢开单功能的设计 因日常工作中会发生资源失真空或破损情况,为了使实际库存量与系统数量时刻保持一致,设计了报损报溢开单功能,以此对库存数量进行调整。此项操作不能随意进行,必须经过CVCC负责人审核,订单方可生效。

3.3.4 账目管理功能的设计 对于库房管理人员,库房账目是了解产品情况的重要工具。过去CVCC采取的是手工记账的方式,既影响效率又不方便查找。因此设计了“库存总台账”和“库存流水账”两个模块,分别对产品的分类总账和出入库明细进行自动化管理。

3.3.5 预警功能的设计 在日常工作中,库房管理人员需要实时了解库存资源的状态,在库存管理模块中开发了“库存缺货预警”和“冻干日期预警”功能。库存管理预警中采集工作人员在菌(毒)种数据库中设置的库存预警数量为基础信息,到达该数量则在登陆系统时弹出报警信息。冻干日期预警采集入库产品的生产日期、有效期等为基础信息,到达效期节点时开始预警,同样是在登陆系统时出现弹窗报警信息[5]。

3.4 销售管理功能的设计 用在线订购的模式替代原始的传真订货模式,以此提高服务质量和共享效率。

3.4.1 客户添加功能的设计 根据微生物资源的性质分类,CVCC资源实现不同的共享模式：即菌(毒)种信息和非国家限制性菌(毒)种完全开放共享,生产检验用菌(毒)种及高致病性病原微生物菌(毒)种实行限制性共享,具有自主知识产权的菌(毒)种实行知识产权转让共享。由于这种特殊性,用户账号不能像普通网站一样做到开放注册,因此设计了客户添加功能,以此对用户进行账号分配和购买权限的认定,例如将具有生物制品批准文号的企业设定为高级用户,使其具有购买生产、检验用菌(毒)种的资质;科研院所、高等院校等作为普通用户,具有购买研究用菌(毒)种和诊断制品、细胞的资质。

3.4.2 订单管理功能的设计 既往的传真订购模式,用户下单后需要致电CVCC工作人员才能了解订单进度,既不方便用户查询,也将工作人员陷入不断解答重复性问题的被动局面。因此设计了订单的网上全流程流转功能[6](图1),使用户能够随时跟进订单进度和走向。

3.5 统计功能的设计 本次开发的信息化管理系统涉及进销存等综合业务,为统计分析奠定了数据基础。为了实现多样性的统计功能,对数据统计类型进行了总结、分析,针对统计标志差异性所引导的不同统计结果的分析,设计了科室创收统计、销售单品统计、购买产品统计、入库产品统计、报损报溢统计等不同类型的统计方式,以此避免数据大量统计的劳动力投入,提高数据统计的效率和准确性。

4 应用情况

CVCC菌(毒)种信息化管理系统的开发建设已经完成,信息化管理系统自2016年9月完成试运行,正式上线。该系统部署在服务器上,通过广域网运行。网站整体架构的优化大大提高了用户的体验度,使得网站点击率大大提高,2016年10月—2017年9月,网站浏览量达到47 656次,相较2015年10月—2016年9月的浏览量增长了44.1%。

菌(毒)种信息化管理系统的建立,使得在线订购模式替代了传真订货模式,规避了传真订货模式中传真往来和人工书写订单的迟滞性,为用户提供了更加便捷、快速的订购渠道。用户在网站进行下单后,平均在十分钟内即会得到工作人员的回应,如订购的是标准物质、诊断制品等一般产品,当天即可进入付款程序,如果订购的是菌(毒)种,可在收到用户介绍信的当天答复用户处理结果,这在传真订货时代是无法做到的。同时,网上全流程审核流转功能,不仅使得保藏中心主任能够随时对菌(毒)种订购单进行审核,压缩了审核时间,而且用户下单后可以实时查询订单进度,摆脱了过去只能通过电话了解订单进度的单一方式,大大提高了CVCC对外共享服务的效率。同时,系统将查询、销售、库存管理等功能纳入了一体化平台,规避了过去管理模式分散的弊端。在不同的管理模块之间建立了关联性,使得查询、订购、出入库统计之间能够互相提取数据,避免了重复性工作,提高了菌(毒)种保藏的整体管理水平。多种预警功能的应用使得工作人员能够及时发现保质期到期、数量不足等问题。统计分析功能的应用使得工作人员能够时刻从多种角度分析销售、库存等方面的具体情况。由此资源的库存管理摆脱了人工操作模式费时费力的困扰,逐步向自动化、智能化的管理模式迈进。截止2018年3月,共有656家单位进行了用户注册,完成订单2 300余笔。系统的建立得到了用户的普遍认可。

图1 订单的网上全流程流转示意图