浅谈高校图书资料档案信息化管理的优势

罗庆红

（广西职业技术学院 广西 南宁 530226）

1 引言

信息化时代需要民众能够灵活应用数据信息，能够通过检索和获取信息提升自身的知识储备，以促进个人发展。进行图书资料阅读是民众获取知识和资料的有效方式，结合信息化时代的发展要求，提升民众对于图书资料信息的获取能力和效率是图书馆管理和发展需要关注的重点问题。图书馆能够为民众自主阅读和思考提供更为广阔的应用平台，以先进科学技术为支撑，为公众提供更为优质的阅读服务是图书馆管理工作的社会责任，因而构建信息化的图书资料档案管理模式是图书馆现代发展的必然趋势，针对其管理优势问题进行探讨，对于促进图书馆管理工作的发展具有重要意义。

2 信息化管理在图书资料档案管理领域的应用优势

2.1 信息化档案管理模式能够大幅提升图书资料的应用效率

图书资料档案管理应用信息化管理模式能够大幅提升其应用效率。根据有关调查数据显示，高校图书馆馆藏量总计已经突破5亿本，其中不包括已经建设投入使用的计算机信息存储设备，巨大的馆藏量给图书资料档案管理工作带来巨大的管理难度，与此同时很多地方图书馆都存在优质管理资源匮乏的问题，管理工作量提升、管理资源匮乏必然导致工作效率的降低，图书资料档案的应用效率也会受到制约，传统的管理模式已经不能满足现代社会高效率的应用需求。进行信息化建设，实施信息化管理模式能够实现数据资源的集成化管理，通过目录检索大幅压缩资料的获取时间，同时信息化管理模式还打破了各个图书馆之间封闭式的管理模式，通过信息服务平台能够为公众拓展更为广泛的资料获取途径，使更多的社会民众能够基于自身的格式应用需求获取图书资料，大幅提升图书资料的应用效率[1]。

2.2 促进社会精神文明建设

图书馆是社会公众获取知识和信息的主要场所，自身具有巨大的信息资源应用优势。国家对于文化建设重视程度的不断增大，很多地方图书管理也取得飞速发展，各种先进的信息化设备投入到图书馆的运营管理工作中，同时配置专业工作人员开展管理和服务工作。为顺应社会的发展需求，很多地区的图书馆也在积极进行改造，逐渐向信息化管理工作模式过渡和发展，为社会公众提供更为优质的文化服务，图书馆的现代化发展有助于促进社会精神文明建设。

2.3 提升民众获取资料的便捷程度

图书馆应用信息化管理模式构建信息化管理平台，民众可以通过网络信息技术的应用，在网络环境中获取自身想要获取的资料和信息。传统图书馆的管理服务模式下，公众只能够在图书馆的运营时间内到图书馆中查阅资料档案信息，而信息化服务模式打破了时间和空间的局限，公众仅需要使用网络和移动设备终端，便能够在信息化平台中搜索和应用自己所需要获取的资料，提高的公众获取资料档案信息的便捷程度，充分应用了网络的开放性和自主性特征，提升公众服务满意度。

2.4 对于纸质资料档案起到良好的保护作用

传统服务模式中，公众进行图书资料以及档案的借阅，都会对纸质资源造成一定的磨损，图书馆进行纸质图书资料档案的管理和维护也需要大量的成本投入，很多珍贵文献不得不珍藏起来不能够为公众提供借阅服务[2]。信息化管理模式则能够突破传统纸质图书资料档案的应用局限，通过网络资源形式为公众提供借阅服务，能够大幅降低图书资料档案的管理和维护成本，同时有利于珍贵文献的保存，对于原始档案起到良好的保护作用。

2.5 节约进行图书资料档案管理的人力资源投入

传统图书资料档案管理模式由于巨大的资源和馆藏量，需要进行大量的人力资源投入，应用信息化管理模式，可以将相关工作人员从繁琐、单调的重复性工作内容中解脱出来，应用计算机等信息化设备终端开展管理工作，改善了工作人员的工作条件和环境，管理工作效率得到提高，单位工作量内便可以减少人力资源的投入，提升图书馆的运营管理效益。

2.6 提升图书资料档案管理工作的社会效益

图书馆具有公益性服务特征，通过信息化管理模式能够大幅提升图书资料档案借阅服务的工作效率和工作质量，促进信息资源的高效流通，公众借阅资料的便捷程度也大幅提升，进而促进其图书资源借阅积极性的提高，图书馆可以借助信息化管理模式的应用优势最大程度的为社会公众提供公益性服务，实现其社会效益的提高[3]。

3 图书馆在图书资料档案信息化建设中存在的常见问题

3.1 图书资料档案管理工作人员的专业化素质相对较低

高校图书馆其人员选聘和岗位分配也需要遵循国家相关的行政体制管理规定，无法进行自由的人员淘汰和人才选聘，由于图书馆的信息化建设和发展程度较快，导致很多图书馆的管理工作人员在日常工作中体现出专业水平较差的问题，其掌握的传统管理和服务工作方式已经不能够适应当前信息化的发展要求，无法独立开展相关工作，进而导致图书馆的信息化工作平台应用价值实现受到制约。

3.2 信息化管理工作制度不够规范

图书馆的信息化图书资料档案管理模式需要以完善的管理制度作为管理基础，而很多图书馆的管理制度不够规范和完善，导致工作人员在开展工作过程中遇到现实困难，一些工作人员对于工作内容缺乏系统性的工作规划，归档工作没有及时开展，进而导致图书资料的收集和存储出现范围过载以及图书资料流动率下降等现实问题。没有完善的规章制度也会导致相关管理工作的开展受到制约，纸质图书资料档案管理被忽视、信息化档案材料不健全、信息化资料质量较差等问题层出不穷[4]。

3.3 图书资料档案管理意识较为淡薄

图书资料档案管理工作是图书馆的重要工作任务，管理工作需要及时发现图书馆管理和服务工作中存在的问题，并及时提出有效的完善策略，以促进管理工作目标的实现，提升图书馆的服务质量。但是很多图书馆管理人员却存在管理意识淡薄的问题，对于纸质图书资料档案管理与信息化服务的过渡缺乏深入理解，对于不同工作模式的关注程度相对较差，导致图书资料档案的管理工作过于被动，只有在迎合上级主管单位的检查时，才搞突击性的管理和建设，没有形成常态化的管理模式和机制。

3.4 图书资料档案管理观念较为陈旧

当前很多高校图书馆都存在归档方式过于滞后的问题，管理工作人员的管理观念较为陈旧，缺乏自主创新意识，伴随图书资料档案管理工作量的不断加大，传统的管理方法和理念已经凸显其不足之处，管理成本的持续增大也会图书馆运营带来巨大的压力和负担，管理观念陈旧便会导致其管理行为默守陈规，图书馆无法摆脱当前自身发展存在的桎梏，不利于图书馆的现代化发展[5]。

4 图书资料档案管理工作进行信息化管理的有效策略

4.1 提升图书馆馆藏资源的共享性

目前大部分的高校图书馆都在采用封闭式的管理模式，图书馆也因为馆藏量等其他客观因素的影响而被划分成不同的等级，不同地区学校的学生所享受到公共资源也存在较大差异，为凸显图书资料档案信息化管理模式的应用优势，相关行政管理部门应当积极倡导图书馆馆藏资源的共享，使更多的优质资源能够借助互联网空间实现交流和流通，充分提升图书馆馆藏资源的应用效率，同时促进优质图书资料档案资源的共享，为广大社会民众提供优质和高品质的借阅服务。社会精神文明程度的不断提升促使民众对于图书资料的借阅需求不断提升，借阅量以及品质都有巨大发展，封闭式的管理模式会导致部门地区民众的借阅需求无法得到满足，同时图书馆自身管理资源的不均衡也不利于图书馆管理服务的共同发展。实现馆藏资源的共享能够促进管理资源的平均分配，促进图书馆行业的共同发展，也能够最大程度的满足社会公众的多元化需求，逐步提升公众通过阅读和学习提高知识准备量的积极性。值得注意的是，高校是当前社会领域图书资料资源最为丰富的集中地，进行优质图书馆馆藏资料的共享，应当以高校资源为依托拓展社会公共服务，通过教育资源和社会公共资源的整合，进一步提升图书信息资源的应用效率，以促进社会精神文明建设工作的持续发展。

4.2 加强图书馆的现代化和信息化建设

为提升图书馆的信息化管理工作质量，需要高校能够加大对于图书馆现代化和信息化建设的资金扶持力度，使图书馆相关建设工作的开展能够具备扎实的经济基础[6]。中央财政统一拨付的财务制度为部分地区的图书馆建设提供的良好的发展契机，图书馆应当基于自身的发展需求，加快建设资金的申报，使自身的信息化建设工作积极开展和进行。高校图书馆之间应当重视建设资源的整合，通过集中力量建立能够资源共享的数据库，实现建设资源的优质分配。同时通过图书馆的现代化和信息化建设，提升图书馆的人性化和个性化服务意识，最大程度为学生和公众提供服务，以提升图书馆经营管理的社会效益。

4.3 积极提升图书资料档案管理工作人员的工作水平

图书资料档案的信息化管理也需要以人力资源作为工作基础，图书馆应当结合自身现代化和信息化的发展需求，积极进行优质人才的选聘和培养，使相关工作人员的工作能力和职业素质都能够满足实际的工作需求。工作人员需要具备创新工作意识和理念，掌握信息化服务平台的操作技能，能够对自身的管理工作进行主动总结，及时纠正自身在工作中存在的不足之处，并积极进行自我完善，在不断的学习和完善中提升业务能力[7]。图书馆需要为相关工作人员提供学习交流的机会和平台，提升工作人员进行自主学习的主动性，以促进其工作能力的提升，为社会公众提供更为优质的公共服务。

5 结语

高校的图书资料档案管理工作是图书馆管理工作的重点内容，借助先进科学技术的应用优势，构建信息化管理模式，能够大幅提升馆藏资源的应用效率，提升工作人员的工作质量和服务满意度，同时也有助于促进图书馆的持续发展。由于受到传统管理模式和理念的影响，很多图书馆在实施信息化管理模式时才存在诸多不足之处，导致信息化管理的应用优势无法充分体现，各地区图书馆应当积极提升图书馆馆藏资源的共享程度、加强图书馆的现代化和信息化建设、提高图书资料档案管理工作人员的工作水平，以促进高校图书馆信息化管理工作目标的实现。

[1]代秀凤.图书管理信息化建设存在的问题及对策分析[J].神州（中旬刊），2016，(5)：113-113.

[2]秦媛.谈如何运用网络信息化加快县级图书馆建设[J].读书文摘，2016，(16)：106.

[3]黄志杰.网络信息化背景下图书资料管理的对策分析[J].商情，2017，(16)：122.

[4]潘峻.关于医院图书馆数字化信息建设及其服务的要点分析[J].医学信息，2016，(8)：23-24.

[5]何敬波.高校图书资料管理信息化建设分析探讨[J].计算机光盘软件与应用，2014，(20)：151-151，153.

[6]陶翠芳.关于现代管理理念与高校图书馆管理的思考[J].读书文摘，2016，(30)：59.

[7]霍妍.信息化时代下图书馆档案管理工作问题与相关措施[J].黑龙江史志，2015，(13)：101.