建筑施工项目公文处理质量影响因素探析

郭帅旗，方开伟

(1.广西路桥工程集团有限公司，广西 南宁 530001；2.广西路桥工程集团有限公司道桥分公司，广西 南宁 530001)

在国有建筑企业一线工程项目当中，作为信息传递的正式工具，公文具有承上启下、沟通内外的重要功用，在规范项目管理、服务项目管理等方面具有积极意义，体现着项目的诉求、意志，关系着项目乃至企业的形象。因此，对影响建筑施工项目公文处理质量的因素进行探讨就显得尤为必要。

在本研究中，公文运动过程是指公文处理的全过程。公文处理质量是指在公文运动过程中“发文格式规范、简明精准，收文处理及时、传阅高效，整理归档快捷、查阅便利”的程度及其机制化、流程化的程度高低，其中，“发文格式规范”是指发文处理在形式上与《党政机关公文处理工作条例》的要求相符合；“简约精准”是指公文语句简约、主题明确、结构精确、表达准确；机制化、流程化程度是指公文处理过程所形成的惯性流程以及所依赖的流程工具。政工员是指在建筑施工项目中从事党群团、行政、人力、后勤等方面管理工作的岗位人员，岗位具有多重性、复合性特质。

当前，有关公文处理研究主要集中在《党政机关公文处理工作条例》的研究解读、政府行业公文处理系统研究、公文处理效率及规范化等方面。公文处理质量相关研究围绕提高公文处理质量的路径、公文质量管理体系、公文处理影响因素、特定公文组成部分案例探讨等方面开展。从行业的维度来看，学术界对建筑企业及施工项目的公文处理关注不足。本研究立足建筑施工的一般性项目实际，对其公文处理业务影响因素进行探析，有益于细化相关研究。

1 建筑施工项目因素与公文处理质量

在建筑施工项目公文处理中，不同类型公文因处理流程不同、受关注程度不同，在具体运动过程中受到项目因素影响的具体内容及方式存在差异。本文以公文处理类型为引导，集中探讨建筑施工项目不同节点上的实施主体对公文处理质量不同方面的影响，从而得出影响建筑施工项目公文处理质量的主要因素及其作用方式。

1.1 发文处理

项目公文拟稿以上行文、下行文居多。上行文主要发文对象是所属上级公司、业主及监理单位等。下行文主要发文对象是项目经理部各部门、各工区、劳务队伍等。在项目发文处理中，一般流程为：拟稿人拟稿，项目(部门)领导审核，项目政工员核稿、排版，项目负责人签发。因此，对应来看，项目发文质量的影响因素主要有：拟稿人文字水平及拟稿质量，项目政工员公文水平、对相关业务知识的理解、对发文处理的态度，项目领导的要求等。

1.1.1 公文拟稿质量

在项目发文处理的过程中，由于不同岗位、不同年龄段、不同文化程度员工文字水平不同，拟稿人拟稿质量存在着较大差异，有些时候往往无法准确、简明地体现拟稿意愿、反映客观现实。

1.1.2 项目政工员

由于公文拟稿质量参差不齐，因此，项目政工员发文处理环节就显得尤为重要。在该环节，影响政工员公文核稿的因素有政工员语言文字能力、对公文知识的掌握及公文处理经验、公文处理工作态度、对相关业务知识的了解、与拟稿人就文字主题的互动、发文处理时间等。政工员语言文字应用能力、公文知识掌握水平的高低、文件处理经验的丰富程度、发文处理工作态度的认真程度直接影响了核稿水平，是发文质量影响的关键性因素；政工员对公文承载的相关业务内容的了解程度、与拟稿人沟通的充分程度以及公文处理精力的分散程度等影响着公文的准确性，进而影响了发文质量。在对相关业务知识了解不足的情况下，政工员在繁杂的事务中寻找较为集中的时间与拟稿人就未明确内容进行充分而有效的沟通对提高发文质量具有重要意义。

1.1.3 领导要求

部门及项目领导对公文的重视程度及发文要求也是项目发文质量的重要影响因素。一般而言，项目领导对发往业主单位及上级公司的文件较为重视，在内容和格式上要求较高，甚至在一些重要表述上把关，有效提升了公文的准确性。

1.2 收文处理

在施工项目层次，来文类型主要有业主监理来文、上级组织印发及转发的文件、劳务队伍来文、其他机构来文。收文处理业务主要由项目政工员负责实施，主要包括收文处理签填写、文件传阅、来文要求落实、领导批示意见传达等。

在项目收发文没有OA平台的情况下，因建筑施工项目不同工区、分部位置分散，给收文处理工作中文件分发、领导审批等带来一定影响，项目政工员往往利用会议时间来处理。在文件分发方面，诸多周知性文件通过QQ、微信群实现快捷传阅，为项目信息安全带来一些隐患，因此基于信息化的公文处理OA平台对提升项目收文质量具有一定作用。

1.3 公文存档

公文存档是项目公文处理的最后环节，分为纸质存档和电子存档两种，主要衡量标准为存档是否安全；存档场所是否具有一定防潮、防盗功能；数据备份是否完成；更新是否及时；目录是否规范；查阅是否便捷；电子存档的效率是否高效。当前，随着建筑施工项目标准化的推进，档案室建设得以在一些项目推广，有效提高了文件存档的规范性及安全性。

2 提高项目公文处理质量的路径

在公文运动的过程中，基于不同公文类型，项目公文处理质量在运动过程中受到了不同项目因素的影响。综合对这些影响因素的分析，本文从提高员工公文写作水平、增强政工员公文处理综合素养、优化公文处理手段等方面阐述提高公文处理质量的路径。

2.1 提高全员公文写作水平

在实际工作中，可通过“工地大课堂”等形式加强公文写作的培训，普及公文写作知识，重点强化中青年员工的公文写作能力培养，为整体提高拟稿质量、优化项目发文质量奠定基础。

2.2 重点增强政工员公文处理综合素养

从外部因素看，要加强政工员公文写作培训，不断提高政工人员对公文规范的掌握和理解；充分利用导师带徒、外部培训、岗位练兵等途径，形成培养政工员公文素养的多重机制；通过青年员工学习小组等途径，促进政工员对工程经营管理等业务知识的了解，为文件处理奠定知识基础。

从政工员自身看，要强化对公文知识的了解，不断提升文字素养，树立端正的公文处理态度，在繁杂的事务中寻找时间与拟稿人员实现高效沟通，求真求准求简，保证公文与项目管理及业务实际相符。

2.3 优化公文处理手段

在施工项目推广OA公文处理系统，建立基于移动应用的公文处理平台，从而实现发文流程化、审批在线化、传阅快捷化、归档自动化，以OA平台提高项目公文处理效率和规范性。

3 结语

本文将公文运动过程与相关节点上的项目因素相联系，并以公文类型为引导，对影响建筑施工项目公文处理质量的因素进行了讨论，主要结论归纳如下：

(1)项目发文质量主要影响因素有拟稿质量(拟稿人员文字水平)、政工员核稿质量(政工人员公文素养、对工程及项目经营管理知识的熟悉度、与拟稿人的沟通程度、核稿时态度及精力集中程度)、项目领导要求。

(2)项目收文处理质量主要影响因素有政工员业务熟悉度、领导批示便捷度、文件传阅时效性等。

(3)项目存档处理质量主要影响因素有存档安全程度、查阅便捷程度、数据同步更新程度等。

通过对公文运动过程不同类型的分析，本文认为项目政工员是影响项目公文质量的关键性因素，公文核稿质量是直接影响因素，领导重视程度及公文处理工具是重要影响因素，提高项目政工员公文处理综合素养是推进公文处理质量提高的核心路径。

本文在总结先行研究的基础上，综合建筑施工项目因素对公文运动过程的影响，根据经验性推理归纳成文，研究视野具有一定特色，但缺乏实证案例支撑；鉴于不同建筑企业施工项目具体情况可能存有差异，本文对于项目公文处理影响因素的归纳在一定程度上也可能所有疏漏，有待后续研究进行充实。

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