档案管理与信息化建设

叶丽丹

广东省东江航道事务中心汕尾航标与测绘所

现代科技日新月异的变化和各领域之间的融合与发展，已成为不可阻挡的时代潮流。其中，档案管理与信息化的整合也成为档案管理的新途径、新方式，为传统的档案管理注入新鲜血液，是对传统方式的补充和完善，也是档案事业不可阻挡的发展趋势。现结合档案管理与信息化建设的联系，说明加强档案管理信息化建设的必要性，通过分析当前档案管理信息化的现状和存在的突出问题，提出加强档案管理信息化建设的有效措施。

1 档案管理与信息化建设的联系

（1）信息化建设是一种新型的档案管理方式。档案作为记载人类发展历史的最重要载体之一，有着其特有的优势，它通过记录过往，向世人展现历史的面貌，揭示历史真相，其本身也随着历史的变化而不断变化。档案的形式多种多样，普遍地概括为载体、制作手段和表现方式。传统的档案管理载体是在发展过程中一直存在并将继续发挥作用的载体，档案以传统的纸质材料归档为主，而现今，科技的进步使得信息化进入档案管理的课程中，依托计算机、网络、系统、程序、数据等物质基础而崛起，也成为另一种发挥有效作用的管理形式，是对传统形式的补充和加强，两者形成了一种互补与创新并共同发挥作用的关系。

（2）信息技术的应用是档案信息化建设的基础和条件。它融合了现代计算机技术、网络技术，信息技术等模式对档案管理进行创新，实现了从实体存储保管模式向数字化、网络化模式的转变。打破了传统的档案管理方式，是对传统方法的补充和完善，能够有效地满足科学化，规范化和现代化档案管理的要求。

（3）信息化建设是档案管理和单位发展的必然趋势，随着单位的发展而不断变化，顺应时代发展潮流，信息化和网络化技术的合理应用，可以有效提高档案管理水平，对促进社会经济发展起到重要作用。

2 加强档案管理信息化建设的必要性

档案作为原始记录，重要载体，也同样记载着单位发展过程中的各类信息，对单位发展和各项工作的开展发挥着至关重要的作用。现阶段，国务院机构改革方案的决定在十三届全国人大一次会议上通过，随着机构改革工作的不断推进，单位工作职能和业务范围也发生了变化，行政成本降低，行政效率提高。单位发展过程中直接形成的文件材料有所增加，档案数量也随之增加，为节省人力资源，减轻工作人员负担，提高档案管理的质量和效率，档案管理信息化建设势在必行，它已成为当前档案管理重中之重的工作任务。

加强档案管理信息化建设，除了促进工作质量和效率的提高，还对档案本身的保护和利用发挥着积极作用。1)不再限制于光照、高温、潮湿等特殊条件的影响，有效避免了传统方式管理过程中所造成的保存不善、清洁卫生、虫霉滋生、破损或字迹失真等状况的出现。2)通过信息系统的管理，能够更加方便快捷的检索，为档案的借阅、传递、有效利用提供帮助。 3)档案管理信息化大大减少了在利用过程中对档案本身的直接接触，一定程度上延长档案寿命，同时降低了因保管不善造成档案原始记录遗失风险的概率。

3 档案管理信息化的现状和存在的突出问题

档案管理信息化建设的内容主要包括档案信息管理平台的建设。档案管理的科学规划和档案内容的数字化处理。在实际工作中，仍然有很多因素严重阻碍了档案管理信息化发挥作用的步伐，主要表现在以下三个方面：1)档案信息管理平台系统的内容更新不及时。目前，部分单位都建立了职工信息管理系统，客观登记职工各类信息，但由于领导、管理人员，甚至是职工自身对档案管理信息化建设的重视程度不够，档案信息管理平台系统得不到及时更新，影响了档案管理工作效率，这阻碍了人才优化管理工作的改善和顺利实施。2)档案管理信息平台系统的利用率不高。部分单位建立了档案信息管理平台系统，但其利用率不够高的情况明显存在，无法充分发挥其优势，对成本的降低、人员工作量的减少，工作效率以及档案数据查询效率的提高发挥不到应有的作用。3)档案管理人员的素质有待提高。档案管理部门部分管理人员仍存在专业技能、信息技术应用等方面水平达不到规范标准的情况，甚至思想上还缺乏职业道德和文化素养，这不仅对档案服务水平的提高造成影响，也阻碍了档案管理信息化建设工作的进步。

4 如何加强档案信息化建设

4.1 提高档案信息化建设的管理意识

作为推进档案管理信息化建设的主体，档案管理人员要提高信息化意识。首先要明确档案管理中的传统方式与信息化作为新型方式之间的联系，正确把握两种方式在档案管理中的应用；在实际工作中，要以落实党和国家有关方针政策法规为前提，以熟悉掌握传统的档案管理方法为基础，借助先进的科技力量，提高应用档案管理信息化专业手段实施的意识。

4.2 建设档案管理型专业人才队伍

加强档案管理工作专业队伍建设，包括单位负责人、档案管理人员，职工自身队伍建设三个方面。一方面，可通过经验交流、先进借鉴，专家指导讲座等形式提高单位负责人对档案管理信息化建设的重视程度，也促进档案管理人员在信息应用技术方面水平和能力的提高。另一方面，通过加强单位内部职工培训，逐步普及并推进信息平台和系统的使用，提高档案管理人员的工作效率，有效提高档案利用率。

4.3 加强建设档案管理信息系统

档案管理信息系统的建设离不开相关部门给予足够的资金和技术等方面支持。档案管理信息化建设要以计算机、网络、系统等设施为硬件基础，引进性能稳定的设备，保证系统的运行速度，提高储存量。除此之外，网络安全保密系统的升级工作也需纳入信息化建设内容中，在安全稳定的网络管理环境中，才能发挥系统信息化现代化的功能，为档案管理信息化建设提供物质保障，为人们开展各项经济社会活动提供更优质、快捷的服务。