谈环卫管理处档案管理信息化建设

赵蓉

（山西省文水县环卫管理中心 032100）

引言

我国经济发展繁荣的当下，城市化进程不断加快。在城市快速发展，人们生活质量得到明显提高的当下，也提高了对城市环卫管理的要求。在新形势下，环卫管理处必须采取措施适应城市发展，做好城市环境卫生工作。为此，环卫管理处必须积极做好档案管理的信息化建设。

1 信息化档案管理的内涵

在认识信息化方面，不同学者从不同角度有不同的阐释和理解。一种说法为信息化是有机结合现代化网络技术、现代化通讯技术、现代化计算机技术的结果。但通常来说，信息化指的是在先进的信息技术，信息资源与国家的信息网络等种种要素统一作用下产生的结果。档案的信息化主要指，相关人员利用现代化先进信息技术，加强收集与整理、开发与利用档案信息这种资源，进而引发了档案管理方式的大变革[1]。以往的档案管理基本重视保管问题，而在新时期，则是转变为以档案的实体化形式为基础的数字化信息，在对信息进行分析的基础上为社会提供一些服务。

2 环卫管理处建设档案管理信息化的重要性

城市环卫管理处主要负责治理城市的环境卫生问题，其中垃圾处理是一个比较重要的工作。为了保证城市的环境卫生，很多一线城市已经使用了新型环保的垃圾转运站，并加快了建设速度和建设数量，以提高垃圾处理效率，满足城市发展中的需要和人们生活质量提高的需要。在新形势下，环卫管理处为满足发展要求，确保得到规范化、完整化。系统化的档案资料，积极建设更好的市容卫生环境，必须要建设信息化档案管理。

3 环卫管理处建设档案管理信息化的方案

3.1 转变管理观念，加强建设档案信息化的基础设施

环卫管理处的档案信息化管理能够及时供给信息，服务于环卫管理处经营活动，使环卫管理的工作需求得到及时满足。环卫管理处的信息档案真实记录各项环卫工作，比如建设垃圾转运站全部资料，从选择哪个位置、环保工作、国土面积、规划设计、开工取证到具体发热施工过程、竣工等，这些资料都在环卫管理处进行保管，其中有较多资料有较为重要的参考价值，有的能够直接被借鉴到建设其他项目中[2]。同时，环卫管理处建立关于所在区域有多少已建和在建的垃圾转运站，其具体的清运总量和所需总经费等的电子档案和电子资料，建设环卫管理处的档案数据库，指导城市环卫管理工作。与此同时，要建设全国及各省环卫管理的档案数据库，并彼此共享信息资源，最大程度上将环卫管理处的信息化档案作用发挥出来，高效、便捷地分享档案信息，服务与环卫管理处的生产经营服务。

环卫管理处的管理人员需要改变管理观念，加强建设信息化基础设施，增加信息化建设的资金投入，确保实施信息化档案的硬件、软件都齐全，同时要建设信息资源库与服务管理系统，方便用户随时访问。依据现代管理观念、设备和手段，遵守档案管理各个程序、各个环节的工作标准，从而规范化、标准化档案管理。另外，为了保证环卫管理处的档案信息化管理有一定的章程可以遵循，需要建立健全档案方面的管理体系，包括收集与保管档案、利用档案信息、档案信息分享、保密、销毁等等。

3.2 加强建设人才，做好电子档案管理

档案管理的信息化建设主要是利用计算机、网络技术等服务与公众和社会。信息化档案的管理者需要有管理电子文件的知识和基本的计算机知识。为此，需要档案管理人员树立终身学习观，不断学习信息管理方面的知识和新技能，提高自身服务意识，拥有使用信息工具、获取档案信息、鉴定与评估档案信息、加工与提炼档案信息等能力。为此，要加强培养档案管理方面的复合型人才，变革档案管理人员的知识结构，利用多种方式培养人才。档案管理人员要经常更新自己知识库，适应社会发展。比如开展针对在职人员的在职培训、参观学习其他环卫管理处档案管理信息化的先进经验等，通过多种方式的再教育，提高档案管理人员的技能，满足发展需要。同时，应该在环卫管理处积极纳入网络技术、数据管理、信息技术方面的专业人才，优化环卫档案管理人员结构，成立一支多层次、复合型的管理队伍，满足现代化档案管理需要。

电子文件的归档管理需要从环卫管理各个电子文件形成的部门入手，从根本上确保电子文件形成和归档不会出现脱节。比如在建设垃圾转运站时，项目负责人从开始工程就在档案室拿到特属于该工程的档案号，在垃圾转运站的设计中就在设计文件、设计图纸上反映出来，保证收集与整理文件资料的过程规范化，确保得到系统、完整的档案[3]。在档案管理工作中，要求档案管理人员认真负责，一线施工人员对施工进程做全面、详细地记载，并在短时间内收集和归档，确保电子档案归档的真实性、完整性与及时性。

4 结语

环卫管理处档案管理信息化建设是当前，也是未来的主要发展方向，实现数字化档案信息处理与存储，网络档案信息传递与收集是未来的必然趋势，为了建设好环卫档案信息化，管理人员要及时改变管理理念，加大信息化建设的资金投入，配置软硬件设施，建设专业化档案信息化管理队伍，推进环卫管理处档案管理信息化建设进程，推进城市文明建设。

[1]田 真.谈环卫管理处档案管理信息化建设[J].卷宗，2014（11）：48.

[2]郑敏.试分析新时期环境卫生档案管理的有效策略[J].农业科技与信息，2016（1）：44.

[3]常茸茸.环卫档案信息化建设的研究与探讨[J].卷宗，2016，6（8）.