试论建筑工程档案资料管理要点

2018-02-13赵佳

建材与装饰 2018年5期

赵佳

（太原市长风商务区管理中心山西太原 030000）

引言

在建筑工程施工的过程当中，工程档案资料是十分重要的一部分，其是建设活动中形成的原始的、具备一定保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。在管理建设工程质量、总体造价和建设工期的同时，作为建筑工程项目管理的重要组成部分，其关键作用也得到了越来越多人的关注。因此，实现对建筑工程档案资料规范化、程序化、合理化的同步管理是十分重要的，也是做好建筑工程项目管理工作的基础和关键。

1 建筑工程档案管理的重要意义

1.1 建筑工程资料建筑工程的真实记录

工程内部的资料是贯穿施工整个过程的真实记录，工程施工过程的每一步都会对内业资料产生重要的影响，因此，必须要收集起来才能全面的了解工程的进程。建筑工程施工的过程中需要做的工作有很多，所以，必须要掌握更多的内业资料。只有根据这些材料并与工程现场进行比较，才可以更好的了解施工队伍的具体流程。在工程竣工之后，必须要进行验收工作，同时，真实有效的进行记录。除了对相关的数据进行记录之外，还可以通过照片和录像等影响资料来反应工程的进度。

1.2 工程档案资料为工程信息的查询提供相应的依据

工程档案资料为工程信息的查询提供了重要的参考依据，通过查找工程档案资料，项目负责人可以做到有据可依，而不仅仅是凭借记忆来控制整个工程。

1.3 工程档案资料可以成为将来的工程施工起到借鉴的作用

建筑工程档案资料可以对过去工程中采用的技术和采取的措施以及反馈信息等进行记录，这就为以后的工程施工提供了很多的借鉴和参考。比如，工程资料当中的“竣工报告”和“施工小结”等总结的部分，会提供有关的工程数据资料信息和其中的优点、缺陷等等，借鉴和学习这些档案资料可以为以后的工程管理工作提供很多的依据和信息，进而大大提高施工的效率和质量。

2 建筑档案管理过程中出现的问题

2.1 施工管理原件不全

就目前而言，在建筑工程施工的过程当中，设计和监理单位有时候下发的施工管理文件为复印件，没有原件，这就不符合工程档案管理质量的需要。

2.2 工程质量验收时没有可以参考的书面材料

在进行建筑工程施工的过程中，为了有效提高工程的质量，必须要在完成一些质量控制点的施工之后，进行适当的质量验收，但是，很多时候为了追赶进度往往忽视了现场验收工作，也未按照相关的规定进行书面签字仪式，未形成相关的书面材料，这是不符合工程档案管理工作要求的。

2.3 未按照相关要求对竣工文件进行编制

在工程竣工文件编制工作开展的过程中，因为未按照相关的要求进行分类成册，或者成册也存在很多没有目录以及目录不准确的问题，甚至有一些工程通过代用图进行组卷，这就造成了竣工文件中图纸存在大量的缺失问题。

2.4 施工验收原始签证资料格式不符合要求

在工程开展工作之前，未对原始施工验收签证资料的内容和格式进行明确、统一的约定，而是在施工进行的过程当中不断的增添和更换相关的内容和种类，这就使得不同资料在格式上不够规范、统一，给装订组卷工作增加了一定的难度。

2.5 原始资料书存在问题

在书写工程施工过程的原始资料的时候，有很多字迹潦草、不规范、错别字等问题，对于修改过的地方也未盖章和签字，这就大大增加了工程档案管理工作的难度。

2.6 没有形成统一的管理模式

目前，就工程档案的管理工作而言，其方式方法是多种多样的，部分管理较好的单位成立了工程档案室，通过专门的档案管理人员来管理档案资料，但是，很多单位由于存在其他部门或者文书代管或兼管的情况，造成档案材料不齐全、不完整的情况频发出现。

2.7 缺乏复合型档案管理人员

基层单位的档案管理人员专业素质整体偏低，既缺乏专业的档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以符合档案管理工作的需要。

3 建筑工程档案资料有效管理的具体措施

3.1 建立健全建筑工程档案相关的管理制度

建立健全相关的建筑工程档案资料管理制度，是档案资料有效管理的基础和关键，建筑单位在建筑项目成立的初步阶段就应当严格按照国家的相关规定，建立起相关的管理制度，同时，制定统一、规范的档案资料管理模式。还需要对建筑施工人员、建筑管理人员等等相关工作人员的在档案资料管理中的责任进行明确的划分，确保档案资料的真实性和有效性，为建筑单位的合法权益提供有力的保障。

3.2 强化档案资料管理人员的培训和学习

档案资料管理人员是整个建筑工程档案资料管理工作的核心和关键，强化对档案资料管理人员的培训和学习工作，可以为工程档案管理的质量提供保障，也可以大大提升档案管理人员的专业素质和职业素养。作为建筑单位必须要积极开展有关的会议，或者聘用专业人员对员工开展培训工作，从整体上提高管理人员的素质和水平。同时，努力提升档案资料管理人员对建筑工程方面的知识水平，为案资料管理中能够真实的将档案归档提供便利条件。

3.3 通过现代化技术统计档案信息

随着计算机技术和互联网技术的不断进步和发展，建筑工程单位必须要积极利用好这些先进技术，做好对建筑档案资料的统计管理工作，可以构建一个记录档案信息的系统，对建筑工程中各个环节的真实情况进行记录，进一步提高建筑工程档案资料的完整性，使其能够在建筑工程档案资料管理过程中充分的发挥自身的作用。

3.4 确保竣工验收档案资料的质量，保证其能够发挥凭证作用

在建筑工程竣工验收时，建筑单位的档案管理人员应该同工程项目管理人员，按照相关规定对建筑工程中的所有文件进行全面审核检查，务必保证竣工材料的真实性和完备性，全面符合档案归档的要求。并且应该积极严格的贯彻相关规定，将竣工档案验收作为整个工程验收的关键环节，保证工程建筑档案资料的完整准确。

3.5 强化施工管理工作以及档案材料编制工作

根据相关的标准对工程档案材料进行编制，是施工单位最为基本的业务需要。一个施工队伍如果不会编制工程内业材料，那就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，重点在于编制形成过程。作为施工单位必须要对自身的职责进行明确，并且，强化对施工技术人员编制档案材料能力的培训和学习，努力提升编制工程档案材料的能力和水平。作为开发公司要强化对施工的监督和管理，及时对工程档案材料的编制情况进行检查，根据相关的标准制作档案材料，为以后的工作提供重要的参考依据。