新医改下医院人事档案管理问题和完善方法探讨

宋国永

摘要 医院人事档案是医院人事工作的重要组成部分，是医院职工的个人经历、政治表现、品德作风、工作能力、职称评定、培训考核及科研水平等方面材料的专门记述和反映，它与职工的工资待遇、职位、职务、任免调动等关系密切，是人力资源管理决策的基本依据。因此做好医院的人事档案管理工作，可为医院的发展提供强有力的保障，具有显著意义。文章就当前医院人事档案管理工作存在的许多问题进行探讨，以期能找到解决问题的方法，促进医院的健康发展。

关键词 医院人事档案；管理工作；问题和解决方法

本文就当前人事档案管理工作存在的问题进行探讨，以期能找到解决问题的方法，促进医院的健康发展。

医院人事档案管理存在的问题

人事档案管理基础问题：①医院人事档案管理的基础设施和条件差：医院管理的主要方向决定了对人事档案管理的疏忽，其管理的重点体现在如何提高医生的医疗技术水平，改善就医环境，以更好地为病人提供优质服务，相对地对人事档案管理就不够重视，管理手段落后。许多医院采用的档案管理办法依然是落后的人工记录、人工保管方式，虽有专门的档案管理室，但室内条件简陋，环境差，无防火、防潮设施，同时也无相应的专管人员，多数人员为兼职管理，无法保障档案的安全性，影响档案管理效率。②管理手段落后：基础设施和条件差的同时，相应的管理手段也落后。许多医院仍然采取人工记录、手工查找人事档案信息，依旧使用古老的铁皮柜和木柜存储档案，不仅影响工作效率，而且相对空间利用率也低，同时还容易引起档案的丢失和损坏情况。

人事档案管理人员问题：①管理人员业务能力不强，流动性大：当前各大医院从事专职的档案管理人员很少，大部分都是由人事科的工作人员或者其他部门的职工兼职，取得相应档案专业技术资格的人员更是凤毛麟角。由于兼职的原因，管理人员的流性大，许多人往往工作还没有熟悉或者刚熟悉就已经调换岗位，工作移交时易引起许多问题，如档案数量丢失、材料不明确等问题，久而久之形成恶性循环，使档案管理问题越来越严重。②管理人员专业素质不过硬，思想觉悟不高：由于多数档案管理人员没有经过专业的培训，缺乏相应的工作经验，且对档案管理工作认识不够，无相应的责任感，认为檔案管理无足轻重，对职工档案的完整性和安全性造成严重影响。

人事档案材料问题：多数职工由于自身对档案的认识不足，认为工作与档案无关，多采取忽视态度，导致不能及时存档，或者对已归档的档案材料不能准确地进行补充，如职称考试、继续教育、业绩考核等情况不能及时收集，使许多应当归档的资料流失，出现档案不全，档案不完整，不能真实的反映个人情况，影响了人事档案的及时性、完整性和公正性。

人事档案管理制度问题：由于人事档案管理“终身”制已经无法适应人事制度的不断改革发展，人事档案得不到及时补充和修正，阻碍了人才的流动；同时还有些原因造成了人事档案材料错漏、遗失，如人们对档案观念不强、尚不健全的档案的管理和转递等制度以及伪造等混乱现象。这导致了人才得不到合理的流动和有效配置，进而引起人力资源的极大浪费，制约了许多医院的人才引进工作，从而阻碍医院的发展。

医院人事档案管理问题的解决方法

改善医院人事档案管理环境，实施信息化管理方法：医院针对人事档案管理的基础问题，应加强重视，加大资金投入力度，以改善医院人事档案管理环境，尤其针对防火、防霉等措施加强档案管理的保护工作，从而为人事档案管理提供一个有利的保管环境。医院在管理手段方面应采用先进的现代信息设备，如电脑、打印机等，同时建立人事档案信息数据库，实现信息数据化，将手工录入和人工查找变为网络检索查询，提高档案管理的工作效率。

提高人事档案管理人员的业务水平和素养，重视选拔和培养：医院要重视档案管理工作，必须由具有相应资质或者丰富经验的专人负责。同时，还要不断提升管理人员的业务水平和素养，加强对档案管理人员队伍建设，使管理人员的培训和学习得到强化，通过不断地学习先进管理方法，能更好地提高人事档案管理的水平。由于档案管理比较枯燥，所以应相应地提高管理人员的福利待遇，充分调动其工作积极性，发挥最大的潜能，提升医院的档案管理水平。

提高医院全体人员的人事档案意识，做好档案宣传工作：医院应对职工个人档案管理工作进行宣传，提高对自己档案作用的认识，让他们了解自身的档案与个人利益具有重要关系，如工资、奖金、职称、退休等与档案息息相关，这样才能保证档案材料及时存档和归档，对自己的相关资料进行相应的准确补充，保证了人事档案的及时性、完整性，使档案管理工作顺利进行。

建立健全人事档案管理工作规章制度：医院应建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案管理条例和管理办法得以制定，这样可使人事档案管理制度有章可循，使人事档案管理制度更加完善、规范，避免人事档案材料错漏、遗失、伪造等混乱现象，使得人才得到合理的流动和有效配置，加速医院的发展。

综上所述，医院的人事档案管理工作，与医院的人才利用和培养有着密切的关系，同时对未来医院的发展其具有的意义也是十分重要的。因此，对于人事档案管理的问题，医院要及时解决，健全档案管理制度，注重档案管理环境设施建设的加强，使档案管理人员的水平和素养提高，并且提高档案管理的信息化水平，进而使档案管理工作的效率提高，促使医院的健康发展。endprint