浅谈大数据时代背景下企业档案工作

文/李银峰 莒县自来水公司 山东莒县 276500

在瞬息万变的大数据时代，档案的信息化建设被提上了议事日程，在档案的信息化建设进程中融入了数据挖掘、对比分析、云计算、云存储等先进的信息化网络技术，高效地开发出具有重大潜在利用价值的档案信息资源，更好地开创了档案信息化高效、优质的管理与服务，提升了档案管理与利用的现代化水平。

1、大数据背景下档案信息化管理的意义

大数据时代背景下的企业档案信息化管理，主要是指利用先进的计算机网络技术、通信技术等，实现对档案信息资源的采集、分析、整理、加工和存储，实现网络链接之下的安全操作，以实现对档案信息资源的共享利用。具体来说，大数据背景下的档案信息化建设内容涵括两个方面：一是对现有的档案资源数字化。传统的纸质档案可以通过扫描、微缩等技术，形成档案的电子信息资源库，转变原有的纸质档案分散无序的状态。二是实现企业档案管理利用一体化建设。企业档案的信息化建设要转变原有的管理模式，由直接的、面对面的服务模式转变为网络服务模式，促成档案管理利用一体化。

2、企业档案工作受到大数据时代的影响

2.1 在档案管理工作中更加方便地对电子文件进行鉴定和索引

在大数据时代，企业的电子文件管理遇到了许多的困难。原因在于，随着大数据概念的不断传播，档案工作中的电子文件数量也在飞速增长，这使得负责企业档案管理的工作人员无法阅读所有文件。但大数据技术的性能却相当卓越，其能够让企业电子文件的管理工作更加方便。例如，具有大数据技术的企业能够在常见的硬件上装备大数据转发器，这么做可以更有效地收集数据，构成完整的系统数据。而且，大数据技术还能够为收集到的数据搭建索引，将数据进行系统化的分类，这就能够有效地降低电子文件管理的工作量。不仅如此，将大数据技术应用在企业的档案管理工作中还能够有效地挖掘出数据里隐藏的信息，可以使企业档案管理工作得到理想的成果，提高工作人员的效率。

2.2 处理非结构化数据

数据有三种主要类型，分别是半结构化数据、非结构化数据、结构化数据。在这里非结构化数据类型属于最常见的一种数据类型，总体来讲，非结构化数据占有非常多的比例。怎样处理非结构化数据是企业的档案工作中相当棘手的难题。现如今，大数据技术可以很有效地处理非结构化数据，企业可以通过大数据技术方便快捷地解决非结构化数据方面的困难。例如，企业可以在档案工作中使用SQL技术，这项技术可以帮助企业解决许多有关非结构化数据的难题。只要企业可以熟练的使用SQL技术，就能够有效地处理非结构化数据。

2.3 为数据储存带来了空间

在企业日常经营中，其档案资料的数据量一定是不断增加的，而部分企业因为数据库容量有限，就很可能会出现数据库无法增添新档案数据的情况。针对此种情况，较多的企业都是采用盖大楼和盖机房的办法来进行解决，但这种办法在处理数据存储困难时会对企业档案管理成本的产生重要影响，并不是最优解决办法，因此最好的解决办法就是提升效率、完善存储、节省成本。目前，在大数据技术已经相当先进，可以有效地处理相当多的数据方面的问题，企业的档案管理工作在遇到困难时可以考虑采用大数据技术进行处理。

3、大数据时代企业档案信息化建设的具体措施

3.1 优化企业档案信息化管理系统

其一，企业应当结合自身现实运营状况强化档案信息化管理工作，构建完善的企业档案信息化管理系统，拟定具体明细的管理宗旨和监管程序。其二，应当及时主动地运用优秀的互联网科技，逐步优化档案信息资源库，踊跃研发相应的技术软件，做好资源库的完善革新工作，与此同时，还需要构建完整高效的档案信息化管理机制，对企业诸项档案数据信息实行联合性的监管。其三，依照企业的真实诉求，合理购置信息资源库及档案信息管理体系，增强有关软件、程序的管理性能，提升档案数据搜索、查找的效力，为有效地运用企业档案信息资源提供优良的保障。

3.2 构建高素质的人才队伍

促进企业的诸项档案数据蜕化为重要情报信息的一项不可或缺的前提便是要具备一支优秀的企业档案信息化人才队伍，由最初始化的数据逐步升华为有用情报信息的历程中，诸项信息间的相关性已并非仅仅是技术层面的课题了，很多相关信息唯有依靠经营、管理、销售等领域的专业人才方能辨别。由此可见，档案管理工作需要依靠掌握各领域知识的综合性人才，可以从下面两个角度来进行研讨：其一，借助同高校合作的形式培育优秀的人才。各高校是各领域人才输送的最重要通道，依靠同高校合作专向培育高素质的档案信息化工作人员。其二，借助各式各样的培训来提高员工的综合素质，企业应当定期按照规划方案，指向性明确地面向企业内所有现役的档案管理员工开展专业化的活动培训。大数据背景下的档案管理工作迎来了诸多全新的挑战，因此除了需要强化工作人员的计算机操作技能、数字化技术应用能力，还应当强化对于政府方针政策、法律规定、企业运营程序等内容的研习，全面提升从业人员的各项素质。

3.3 严格拟定档案信息化建设的详细标准

在开展档案信息管理工作时，针对大量档案信息资料的整合、保存、交接等工作应当制定统一有效的规定，精准地把握好档案信息管理的详细秩序和方式。同时，还应当重视电子档案的开发和经管，严格管控好档案信息的搜集和整理准则，抓好遴选工作，对企业档案信息进行统一管理。除此以外，还应当大力推动企业档案信息化技术的标准化应用，制定详细明晰的软、硬件设备应用的标准，增加有关资源的使用率，强化企业档案信息化建设的整体水平。

3.4 提升安全观念，强化安全管理工作

为了确保企业档案管理工作的安全性能，企业应当对档案资料与数据信息的访问权限实行严密性的管控，未经许可不允许没有关联的移动设备同企业档案管理设备连接，及时更新和维护各种管理系统、杀毒软件，减少被违法人员乘隙而入的概率，同时构建完善的企业内互联网系统，同外部网络分立开来，以此来确保档案信息的保密性。

结语：

总而言之，大数据时代的到来对企业的档案管理工作而言既是机遇也是挑战，因此企业在开展档案管理工作时，一定要借助大数据的技术优势，选择适用于自身企业特点的数据管理方法，以完善自身在档案管理工作上的不足，从而达到既能保证企业发展又不会被大数据时代所淘汰的目的。