浅析企业如何实现档案管理工作现代化

2018-02-09李阳

新疆有色金属 2018年1期

李阳

（新疆众和股份有限公司乌鲁木齐 830000）

新疆众和股份有限公司每年随着新的科学技术领域的不断开拓，为实现生产工艺升级、提高公司产品质量，陆续立项并实施了许多技术转能升级、科技研发及大型基本建设等建设项目，有效提高了生产效率，改善了工艺流程。而建设项目档案的管理也逐渐成为新疆众和股份有限公司档案管理工作的一项重要内容，经过几年的不断探索和实践，逐渐摸索出了一套切实可行的管理方法，但在工作开展过程中还面临一些问题，本文结合近期所学、所思，就新疆众和股份有限公司技术转能升级、科技研发及大型基本建设等建设项目如何提高档案管理效率、如何实现现代化谈几点建议。

1 企业档案管理工作目前面临的问题

⑴科技研发项目、基建项目档案内容覆盖范围广，涉及项目立项报告、施工文件、设备调试报告、随机资料、验收等方方面面的内容，单靠档案部门单方面管理无法确保建设项目档案收集的齐全性和真实性。

⑵建设单位存在重建设、轻档案的思想，没有配置专职档案管理人员，管理人员的档案意识不到位，增大了重大建设项目档案收集的难度，管理人员在验收项目实体的同时档案的验收往往被忽视，造成项目档案归档不齐全、不规范。

⑶建设项目档案验收标准不明确。建设项目档案验收时没有一个明确的验收标准，没有及时与当地档案部门沟通最新验收标准文件，往往根据以往经验进行建设项目验收，给项目验收带来不必要的弊端。验收时使用统一标准，没有一个根据项目不同，验收标准差异化。

2 档案高效管理的几点思路

2.1 提前介入，加强建设项目档案的管理

2.1.1 严格执行档案工作“三纳入”

即将建设项目档案纳入到项目计划中，要求基建部门在项目立项时必须及时通知档案部门，确保建设项目档案的及时收集；将建设项目档案管理纳入合同管理，基建部门要求施工单位在签订施工或设备合同的同时签订档案归档协议，明确规定项目竣工验收前必须移交齐全完整、准确规范的项目档案；将建设项目档案管理纳入专业部门和专业人员的岗位责任制，有效确保建设项目档案的监督检查。通过这些措施，从源头上保证了建设项目档案的科学管理。

2.1.2 制定完善的管理制度

切实可行的管理制度，有效规范建设项目档案的管理。按照《国家重大建设项目档案验收办法》，结合企业实际和建设项目的内容和规律，制定《企业建设项目档案验收管理办法》，包括管理职责、项目档案验收过程控制以及项目档案的收集范围和移交要求等内容，使项目档案的管理更加规范化、科学化。其中，结合建设实施项目的特点，制定详细的归档范围，档案管理部门定期进行指导建设项目的档案收集工作；针对建设项目管理混乱、标准不一致的问题，建立全面的项目档案验收标准，制定统一的项目验收表，改善原来项目验收表格式不一致的情况等。

2.1.3 建立建设项目管理体系

重大建设项目过程中涉及到工程、财务、设备、物资及档案管理等多部门，每个职能部门都会或多或少地参与项目建设，也都会产生相关文件资料，档案部门要想确保建设项目档案收集的齐全，必须建立有效的项目管理网络，成立项目档案管理组织机构。针对作业部无基建专业土建工程师问题，通过与相关领导的沟通协商，取得了部门领导的支持，各部门确定1～2名基建专业土建工程师等专业人员，明确土建工程师的监督和审核职责。建设项目档案网络的建立，及时推动项目档案的规范管理。

2.1.4 理顺管理流程

建设项目的验收分为：项目实体验收和项目档案验收。但是项目档案验收往往被专业人员所忽视。要想规范好建设项目档案的全过程管理，必须找准根源，严抓验收这个环节，进行改善。因此，有必要建立职能部门、建设单位专业工程师对资料的审核和验收，档案人员归档、指导检查等环节。

2.2 注重过程管理

⑴建设项目实施过程中，档案人员要参与到项目中，一是参加项目例会，了解项目进展情况，掌握项目档案的去向、形成过程等，随时指导、督促施工单位收集日常产生的各类文件；二是加大检查力度，建立《工程项目档案跟踪台账》，档案人员在参与施工时，将指导内容填写在台账上，发现问题及时跟踪解决；三是主动与专业部门做好沟通，及时掌握工程项目数量及最新动态；四是加大档案宣传力度，提高专业人员的档案意识，强化管理职责，档案人员主动上门收集专业员手中档案。

⑵在验收建设项目档案时，经常会发现施工中的设备随机资料等缺失或不够完整、规范的现象，因此，必须在项目过程中侧重抓文件资料的积累和收集。在收集方法上，要求施工单位随时收集，档案部门做好监督检查。尤其是设备合格证、说明书等资料要在开箱验收时进行收集，防止遗失；在收集内容上，注重重点内容的收集，例如设备随机资料、安装图纸、管线资料、基建图纸、隐蔽工程等资料的准确、系统，都对以后设备维护和改扩建起着至关重要的作用。

⑶开展档案培训，提高全员档案意识。档案人员的知识水平和业务素质，直接关系到建设项目档案水平。由于各部门专业员档案认识程度不一，施工单位资料员水平参差不齐，掌握的建设项目档案的收集、整理知识不够，往往直接影响工程项目档案验收管理。要想提高人员档案意识，必须加强档案知识的宣传和项目档案管理办法的宣贯，而且要不定期对现场施工员、资料员进行指导，才能提高建设项目档案管理水平。

3 档案现代化管理的建议

档案管理现代化已成为目前时代发展的需求，作为一个大型电子新材料加工企业，是企业档案管理必经之路，是现代档案管理发展的必然趋势。企业如何实现档案管理工作现代化，是目前新疆众和股份有限公司档案管理面临的重大问题：

3.1 加强标准化建设

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代,档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范,如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等,都需要通过制定和建立各类档案管理标准,形成档案管理标准体系,只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现,遵循标准,推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性,管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力,不但涉及数据格式,还将涉及运行环境等诸多因素,本身就包含不止一项的复杂课题,更应统一领导,集中力量,锲而不舍,不断推进。

3.2 实现管理现代化

增强档案管理现代化意识,管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识,就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中,档案管理工作人员要树立科学实践观,依靠先进的科技手段,前沿的管理方法,切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念,实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法,使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

3.3 加快复合型人才培养

实现档案管理现代化,不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识,还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质,大力加强档案管理队伍建设,从选拔优秀档案管理人才为起点,把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要加强继续教育培训,采用多种形式、实施全方位的培训,优化档案现代化管理人员的知识结构,培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中,档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质,还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训,加快档案管理现代化的步伐,促进档案事业的健康迅速发展。