新形势下新建本科院校教务管理信息化建设研究

何丽贞

（莆田学院教务处，福建 莆田351100）

高等院校办学的一项极其关键的要素就是教务管理，此为其综合管理的基点及重点。权衡一个高校整体办学水平的重要部分就是教务管理工作的成效，这亦为高校权衡教学质量的尺度。最近十年来，为顺应国家高等教育全民化的形势需求，很多新建本科院校应际而生。伴随“升本”的实施，新建本科院校不断扩大招生规模，毕业生数量持续增加，教务管理工作对标准化、科学化、智能化的要求不断提高，原始的教务管理已不能达到学校形势的发展需求。因此新建本科院校应怎样利用信息技术来变革原始的教务管理手段，实现教务管理网络化，已经成为教务管理工作者需要深入研究的一个课题。深入分析新建本科院校教务管理信息化中存在的缺陷并提出切实可行的对策将为教务管理者提供一个重要的理论参考[1]。

一、推进新建本课院校教务管理信息化建设的意义

1.适应教育管理现代化的需要

信息化可以将学校教务管理流程系统地、有效地衔接起来，实现教务管理工作的科学化运行，保障数据的精确性与连贯性，达到信息及数据的交流与共用。规范、高效地掌握并利用先进信息手段迅速、精确地接收并集成教学信息资源，对于改善高校教务管理流程、优化调配教学管理资源、改善教学形式、提升人才培养水平起着十分积极的作用。多年来的实践验证，教务管理信息化是实现高等教育现代化的关键渠道，是目前教育管理模式革新的必然趋势。

2.适应学校教务管理日益繁杂的需要

随着高等教育发展规模日益扩大，新建本科院校的招生数量也持续上升，教务工作复杂性不断增加，难度逐渐增大，这就对教务管理工作水平提出了更高的要求。同时学分制模式的持续推进，让各类信息数据数量及日常教务管理工作量迅速增大，传统的手工管理模式已不适应这种变化，管理人员必须掌握现代化、信息化管理技术以提高常规教务工作成效，减少工作失误[2]。因此构建先进的教务管理信息系统、大力推进高校教务管理信息化发展是保障教务管理工作平稳、高效运行的有效途径，将为教育管理的实施创建强有力的发展平台。

3.实现教务管理规范化的需要

教务管理信息系统一般运用关系型数据模式，其主要包含学生管理、师资管理、教学计划管理、智能排课、考试管理、选课管理、成绩管理、评教管理、毕业生管理等系统模块，各个系统模块间关联密切，形成一个集教务管理过程、细节于一体的数据库系统。每位老师或学生都可以个人的身份登录系统，在较大程度上达到了数据共享、程序公正、管理流程规范化，大幅度降低了个体因素导致的差错率，有力推进了教务管理工作的公平、公开与标准化。而且，管理系统中的每个数据表格接口处都设置了数据校验程序，极大地保障了教务教学管理数据的准确性。

4.保证教务信息多途径、多环节交流

原始教务管理中的数据信息资源一般是以“由上而下”的形式进行发送的，传播成效较低并且经常出现误差，二级教学机构的信息回馈体系存在漏洞，教务管理部门很难适时制定政策。但是信息化的教务管理程序让教务管理信息能实现多途径、多环节交流，构建起教务管理人员、任课教师、学生之间的沟通渠道，使信息资源从单一传播改为双向、甚至多向的交流，极大地完善了信息的不对称性[3]。教学管理信息系统通常由实现教学数据实时操作的教务客户端与为教师、学生服务的教务web端两个大模块构成，功能齐全，使用便捷，程序与数据实时更新，既体现了互联网的灵敏性、实时性与互动性的特征，也体现了数字化时代“师生自我管理，管理部门全局统筹”的教学管理理念。

二、新建本科院校教务管理信息化存在的局限性

1.教务管理系统决策与软件开发不完善

新建本科院校教务管理程序的开发设计理应以教务管理运行过程为核心理念，坚持“便捷师生，服务高校”的宗旨，然而程序的需求分析者与开发者往往以系统目前的实际应用为前提，缺乏对高校教学管理长远建设的思考，导致开发的教务程序存在极大的漏洞，进而产生了教务管理实施过程的混乱与不连贯。这主要包含以下几点：第一，软件的开发者对教务管理实际实施的流程与重心不明确；第二，软件开发者对高校教务管理的理解过于理性，没能挖掘教务管理中的潜在规则；第三，软件开发者对教务管理工作的理解只局限于系统计划的架构，对教务管理运行中的每个细节及相互关系缺乏充分的认识。所以软件开发者在设计各个模块时不能全面考虑各子系统间的独立性、相关性和拓展性，其研制的软件相对会有一些迟滞性，不易反映高校教务管理的深层次需求[4]。

2.数据难以集成及共享

当前大多数新建本科院校都非常重视教务管理信息化的建设，在经济上也给予支持，这对促进教务管理信息化建设起到了非常重要的作用。然而，这些系统来源分散，无法互相兼容，使用效果良莠不齐，内容不尽相同。而且数据字段名称、数据定义信息也往往不统一，通常同一个功能系统软件的每个版本在信息界定上也不尽相同，多数系统软件在扩展性、兼容性等层面有着极大的缺陷，程序间的信息不易集成与共用，使其难以与信息技术的突飞猛进以及教育的快速发展相协调，这些广泛存在的矛盾已经极大阻碍教务管理信息化建设的平稳前进。

3.系统安全防护还不尽完善

教学管理信息系统涵盖教学管理的每个方面，应用涉及面很广泛，假如系统研制者不了解教务管理内涵，那么管理软件的设计就会存在缺陷，在实际系统的运转过程中肯定会存在一些安全漏洞。另外，教务管理信息系统以互联网为基础，因为目前网络木马病毒与黑客入侵屡见不鲜，操作系统的疏漏也频繁出现，各类内部用户的信息窃取也时有发生，这就需要系统维护人员必须加强日常维护与安全监控，妥善处理数据的存储、备份以及删除。同时，因为缺乏相关计算机技术知识，师生或其他部门人员在操作过程中也会产生各种误操作，由此带来各种类型的安全隐患，导致数据泄露或服务故障。

4.教务管理队伍建设水平有待提高

当前很多新建本科院校在教务管理人员配备上带有很大的随意性，部分人员是因个人发展需要从别的行业转行过来，还有部分是从其他岗位调配而来，他们的学科背景不尽相同，技术水平也高低不一，高等教育管理专业背景的教务管理人员相对较少，影响了教务管理信息化进程。随着多校区办学高校的增多，招生规模日益增大，很多教务管理人员的实际工作模式无法跟上现有的多校区建设步伐。对各类信息不能及时收集整理，信息回馈迟滞，信息精准性不高。有的教务管理人员面对周而复始、琐碎繁杂的事务，常常疲于应付，缺乏创新精神。另外，教务管理人员的工作既枯燥琐碎，工作成绩在短期内也不能快速体现，加上职位较低等因素，导致教务管理队伍随意性较大，整体素质不高，不能适应教务管理的个性化与持续发展的要求。

5.教务管理信息系统设施落后，投入不足

在高校教务信息化发展进程中，校园网络建设的完善是重点，网络构建水平及其应用效果的高低从某种层面上体现了该校管理信息化与科学化的水平，反映出高校教育水平的高低。在校园网络系统建设的前期阶段，很多新建本科高校都会想尽办法筹备资金，但系统真正运行后却没有重视后期建设的资金投入。很多高校在前期资金投入后，在后期一年只提供一定的通信资金，除保证日常的通信及维持校园网正常运行外，基本没有投入更多的经费，而且没有相关的制度支撑，导致校园网络系统长期滞留在系统构建初期的水平上。

三、新建本科院校教务管理信息化建设对策探讨

1.科学策划与研制教务管理系统

新建本科院校需要把规划与研制教学管理系统当作重点项目来建设。第一，学校管理部门应统筹规划，将其立为重要科研项目来进行研制；第二，在做软件策划时，不但要借鉴国内各高校的成熟经验，还须参考国外高校的有益做法。不但要斟酌它目前的适用性，也要研究高等教育发展的趋势。所以需要由教管部门参与组织与考察，召集各学科的行家，包括学校教育管理、教学管理、计算机、互联网等领域的领军人物与基层教学管理干部，来做整体决策与细节研制，这样才能保证开发的软件凸显教学管理的特征，达到快捷性、实时性、稳定性、适用性的目标[5]。并且也能使程序的后阶段开发发挥自主性、拓展性等优势，让开发研制出来的软件体现出鲜明的超前性。

2.规范数据库与管理信息标准

若能规范管理信息标准，那么高校就能够设计一个整体的标准数据库，按照各类需求实时交换数据。尽管教育部已颁布了《教育管理信息化标准》，然而这个标准只是一种代码集，具体环节仍未发布。所以，为了达到数据最大限度的共享，不仅要统一代码标准，别的信息交换标准也必须加以规范。并且，高校应对所属机构的数据资源进行集成，达到信息共享。构建校级、学院等各级信息数据库，统筹规范管理，提供各类信息供师生查阅，但又必须设立搜阅权限的安全防护。要制定各种奖励政策，刺激教师、管理干部及科研人员设计及研制统一、合理、丰富的信息资源库，构建集教材、电子教案、科技文献资源库、管理信息库等于一体的信息数据库，并且信息资源的规划构建要按照统一的规范以实现数据共享及应用。

3.加强教务管理系统安全防范

教学管理信息系统数据库是教务管理信息建设的核心，如果损坏就会阻碍教务管理的平稳运行，因此要提高对程序或数据库安全威胁的防范意识。第一，设立功能强大的防火墙，安装高级杀毒软件来防止互联网“黑客”及“病毒”的破坏。第二，应经常备份重要数据，采取信息加密、使用远程数据库镜像、建立灾难后的数据恢复等措施，做好未雨绸缪工作。在避免密码或重要教务信息泄露的同时，对部分操作可实施短期性密码管理，如期末登录成绩密码，任课教师只要将成绩提交后，其登录密码便自动失效。第三，提升教务管理人员和教师的防范认知，认真履行操作规范，减少人为失误情况的出现。

4.加强教务管理队伍建设

教务管理人员的素养对教务管理信息化发展起着关键性的作用，推进教务管理信息化最重要的前提就是配备一批熟练掌握并会利用先进信息技能的教务管理队伍。首先，新建本科高校务必要加强各部门单位教务管理人员的培训，提升他们的信息化管理水平及互联网应用水平，如组织教务管理人员到其他高校交流访问，或对教务管理人员进行全员培训等。另外还应编制教务管理规程供教务管理人员使用。另外高校师生素质对教务管理信息化也起着潜在的作用。教务部门还应为师生编制操作手册，为其设计合理标准的操作规范，以提升他们的信息接收、传送、整理的水平。其次，教务管理队伍的稳定有助于推动教务管理信息化建设，学校应制定奖励制度，最大限度地缩小教务管理人员变动的幅度。同时教务管理人员应在工作中保持主动上进的态度，勇于探索，善于总结，与系统研制人员进行有效的交流，这样才能按照学校实际情况持续升级教务管理系统。这是在教务管理信息化的发展中务必统筹好的两个问题，不然即使浪费人力、财力及物力也不易完成预定的目标，甚者无法维持正常的教学秩序。

5.提高教务系统建设的经济投入

随着计算机技术与互联网技术的飞速发展，计算机等硬件设施设备的升级周期不断缩短，因此必须提高教务管理运行的经济投入，适时购置与升级硬件配套设备，才能保证教务管理信息化实施的平稳运行。另外，教务网络系统也需要持续更新、改建、拓展，特别在软件系统的投入上需要定期投资必要的经费，才能保障网络系统可以发挥最佳功效。所以，学校管理部门应合理规划经费，不但应为各二级学院、教务部门配置专门用于教务管理的电脑及相关设施，还要加大在服务器软硬件等方面的投入。

总而言之，教务管理信息化与科学化是一个系统工程，是循序渐进的流程，各新建本科院校应根据实际情况，统筹协调、按步进行，将信息技术与原始教务管理模式有效结合起来，逐渐构建出有自身优势的、高效的教务管理信息化模式，以教务管理的信息化和科学化来推进高等教育朝着标准化、科学化、智能化的方向健康发展。

[1]邹礼萍.基于ADO的高校体育成绩统计与管理[J].遵义师范学院学报,2004,（3）:58-60.

[2]金星.中小型学校办公自动化系统的设计[J].遵义师范学院学报,2006,(2):68-69.

[3]寿小平.浅谈高校教务网络管理系统[J].陕西大学学报,2005,(7):342-344.

[4]田宗远.论高校规模结构质量和效益[J].遵义师范学院学报,2004,（2）:107-109．

[5]朱琼.教学管理信息化建设中存在的问题及对策[J].江苏大学学报,2006,(1):71-74.