利用网络技术平台优化五年制高职生学籍动态管理

李志敏

（三明医学科技职业学院，福建三明356000）

学籍管理是高职院校教学管理的重要内容。当前，随着高职教育专业化水平的提高和发展速度的加快，学籍管理显得尤为重要。尤其是网络技术的快速发展，在学籍管理中利用网络技术平台已成为一种必然趋势。充分发挥好网络平台信息容量大、传播速度快、交互性强、覆盖面广、信息获得性强等特点，将有利于提高学籍管理效能。[1]实践经验表明：网络管理简便快捷、方便操作的优点非常显著。随着社会信息化的不断发展，尤其是五年制高职教育体制的改革和完善，原有的学籍管理体系已经无法适应新时代的发展需求。因此，如何利用网络技术平台增强学籍管理效能，是当前五年制高职生学籍管理的重要课题。

一、利用网络技术平台优化学籍动态管理的必要性

首先，学籍管理具有全面性。对于五年制高职生学籍档案而言，其产生在学生学习生活的全过程中，涉及的内容较为广泛。在学籍档案中，记录着高职生的基本情况、五年在校时期的具体表现、学生成绩清单、奖励与处罚登记、毕业有关情况、职业技能情况等多方面的内容，是学生学习生涯的有效记录。

其次，学籍管理具有动态性。学籍在一定程度上反映了高职院校自身教育管理能力，其资料价值非比寻常，对学生学籍进行管理和应用，是高职院校一项重要的常规工作。学籍管理不是一成不变的，而是一个动态化的过程，其资料的取得与后期的应用都是动态的，无论是学生的报到注册，还是学习成绩填写等流程，均会随时发生不同的变化。因此，在学籍管理中，使之与高速度、高质量的网络技术平台相衔接成为当前各高职院校的迫切要求。有必要以信息化技术为依托，提升高职院校的学籍管理效率，使其走向信息化建设发展之路。

二、利用网络技术平台优化学籍动态管理内容

对于五年制高职生而言，学籍管理工作极其繁杂，通过与网络技术平台相结合，将有效克服点多面广、内容繁琐的问题。利用网络技术平台优化学籍动态管理的内容主要包括以下方面：一是学籍管理平台的硬件管理。许多高校都有发达的移动通信网络，从而提供了良好的上网条件。网络技术平台优化学籍动态管理是指基于传统的学籍档案成果，即已经取得的内容前提下，再借助计算机的天然优势作用，以多媒体技术为依托，通过现代通讯技术等手段，保证学籍的信息加工更加优化与完善，为广大教师和学生提供优质而稳定的技术支持空间，让档案所处环境变得更加安全、方便，应用起来更加得心应手。[2]硬件管理是平台运行的基础，五年制高职院校在进行学生的学籍管理时，尤其是依托于网络技术平台时，应当从实际出发，做好学籍管理的前期研究工作，结合硬件条件，构建形成一整套完善、科学的综合化的学籍管理系统。加强计算机、存储、数据处理、外部设备等资源的优化配置，提高硬件产品质量，增强系统管理合力。二是学籍管理平台的软件管理。加强操作系统的稳定性，确保软件应用的高效。做好软件应用的升级，推进系统软件及应用软件的同步变化，加强系统软件与硬件方面的匹配，使之便于实际应用。加强防火墙建设，做好计算机软件的调试，规范利用学籍管理平台处理实际问题的程序，协同好学籍信息的管理软件和与之相关的电子系统软件的协同。三是与网络技术相匹配的人力资源管理。在人力资源方面，也就是专门进行学籍管理的人员在与网络技术平台相结合工作中，要求高职院校和软件开发工作者进行深入协作，处理好技术外包与系统稳定性的关系。加强人力资源开发，并使相关人员掌握最前沿的信息技术，熟练掌握与工作相关的计算机知识，以便进行后期的学籍信息化操作及管理应用。综上所述，在学籍管理中，相关部门需要把日常工作中的文件信息利用网络技术平台进行归纳整理，以新的图文技术融入网络技术环境之内，再按时对其加以维护管理，以保证电子学籍档案的安全性、方便性，推进高职院校的信息化建设工作的更加完善。[3]

三、利用网络技术平台优化学籍动态管理策略

在网络技术平台之中，五年制高职院校的学生学籍管理工作需要将现代信息技术平台作为工作重心，把院校既有的学籍信息全面囊括进来，且引入更为先进的管理系统，构建形成校内信息交流完善、校际信息沟通有效的学籍管理网络体系，以满足学籍信息的应用与共享需求。

（一）构建收集、处理、利用相统一的专业学籍数据库

五年制的高职院校若要依托于网络技术平台做好学籍动态管理工作，就必须构建形成专业化的学籍信息管理数据库，利用数据库对学籍信息进行全面整合，重点需要建设以下内容：一是加强学籍信息的数据收集。应把平时教学及管理所产生的大量原始学籍材料，借助扫描等手段转化为网络信息，使之完整准确地保存到数据库平台之中。二是加强学籍信息的数据处理。基本信息的网络化管理模块包括新生注册、数码照片、报名表等内容，应加强这些数据的处理和分析。确保学籍档案的有效录入、有效管理、合理应用，加强基础性工作，实现学籍档案的动态化处理，使得学籍档案能够记录学生在学校学习的所有变化。三是加强学籍信息的数据利用。合理设置以学生姓名及身份证号命名的操作权限，以便后期查看信息时应用。在学籍档案的内容一旦出现动态变化可能性的情况下，随时可以提供给档案利用者，产生区别于低效纸质档案的全新学籍管理模式，以便增强操作效果。加强档案信息的查询应用模块开发，当各类信息基本架构构建完成之后，便需要按照不同情况展现出多样化的查询功能，让使用者可以根据实际需要，快速得到有价值的学籍信息内容，学生及有关部门均可以在保密前提下，对有关学籍资料进行查询和打印等。

（二）推进分类处理、集成管理相结合的电子与纸质档案联动

由于高职生的学籍处于动态变化中，因此，随时会出现新的资料内容，这些资料有一部分是以纸质形式展现出来的，对于这部分资料网络技术平台的专业数据库需要与之相联动，保证二者的有机结合。以高职学生个人为单元构建学籍信息管理体系，对于高职学生入学以后到毕业，乃至就业之前的所有学习及生活情况以及由此产生的大量纸质学籍档案，在信息资源方面都需要有效整合。在实际操作中，可以按照不同年度进行分类，分别有效整理，使之与电子档案相关联。对招生录取表、入学登记表、异动审批表等档案内容，在高职学生五年的学习及实践过程中，可对随时形成的档案按照年级的形式分类整理，然后用网络技术平台的数据分类与甄别功能进行统一管理。对学生的毕业名册、成绩总册、毕业证书等，可以按照不同的届别进行划分，使之统一纳入到网络技术平台管理范畴之内。[4]对于纸质版学籍内容而言，在学生毕业之后，需要移交到高职院校的相关部门集中管理，或可按数据分类标准的要求，以学生的毕业年度为依据，纳入到毕业学生数据库中长期保存，且要求在网络技术平台上形成检索方案，以便随时调查应用。如：对于刚入学的学生，加强档案日常动态化管理，而当学生毕业后，档案便进入到数据库中进行备份，利用网络技术平台形成静态长期管理数据集。资料信息依年份进行编排，能更为快捷地找到学生的各类信息，并随时进行应用，为今后学生档案的调取工作奠定基础。

（三）加强以规范和分层为前提的学生成绩档案数字化管理

成绩档案是学籍的核心和重点。五年制高职院校学生的学习成绩档案，由于其周期长、变动快等特点显著，因此，网络技术平台数字化的规范性与安全性管理更显必要。学习成绩是学籍管理中一项最为常态的构成部分，它伴随学生在校始终。其中，有平时成绩、期末成绩、社会实践成绩等，其范围、内容既广且杂。为此，网络技术平台下的成绩管理系统亦应与之相对应。为了保证管理效果，可以进行全校、院（系）、班级分层管理。如：综合化考核成绩由全校进行，而具体的成绩则可以落实到院系乃至班级之中。又如：实习实践操作环节的成绩交由学校统一的学籍管理部门，而每个学期的成绩则可以由院(系)管理等。这种分层管理形式，会提高学籍管理效率，各种类型的成绩能够在第一时间接收及录入，随时可以采纳及应用。当各种类型的成绩内容录入完成之后，为学习成绩存档、打印及后期应用等各项工作的进行提供便捷的条件。同时，也便于在短时间内进行档案内容的纠错和查询，并及时加以纠正。[5]在每个学期产生了新的成绩内容之后，教务管理系统均可以据此进行统计，以此分析本学期的教学效果。

（四）强化学籍档案工作人员管理与数据安全防范

利用网络技术平台优化学籍动态管理的策略，还包括相应的保障性内容，主要有以下两个方面：其一，加强档案工作人员的管理，加强软件开发人员及学籍管理操作人员之间的密切联系。为了让五年制高职院校的学籍管理系统与时俱进，软件开发者需要真正了解学籍管理工作的实际情况，更为全面而准确地对学籍动态管理工作进行分析，加强与后期学籍管理者的协调，了解他们在应用学籍内容时的现实需要，以便对系统及时进行调整和优化。其二，保证高职院校的学籍管理数据库安全。加强确保数据库安全的防火墙建设，并以人员素质的提升、软硬件设施的完善为依托，确保学籍档案处在一个安全的动态管理环境之内。[6]

四、结语

网络技术的快速发展，为高职院校学生学籍管理带来了新契机。现代信息技术具有快速传播、存储海量、深度分析、便捷提取等特点，在高职院校五年制学生的学籍管理中，若能够与网络技术平台真正结合起来，必然会使管理效率迈上一个新台阶。因此，在实际应用过程中，必须构建收集、处理、利用相统一的专业学籍数据库，推进分类处理、集成管理相结合的电子与纸质档案联动，加强以规范和分层为前提的学生成绩档案数字化管理，强化学籍档案工作人员管理与数据安全防范，这样才能增强学籍动态管理效能。

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[3]骆绍烨，庄美连.大学生课堂手机依赖现状及成因分析[J].遵义师范学院学报，2017，(1).146-150.

[4]宋俊磊,李东明,王莹.高等教育学生电子学籍辅助管理系统设计与实现[J].电子技术,2012,(12):78-81.

[5]王伯杰,何俐.简论高校学籍管理中的电子注册制度[J].四川文理学院学报,2011,(1):124-126.

[6]陈霞.谈普高电子学籍档案的管理[J].浙江档案,2010,(7):40.