浅谈如何加强医院会计档案的管理工作

刘雯艳

摘要：会计档案管理是医院财务管理的最后一个环节，也是最被容易忽视的薄弱环节，直接影响财务管理的质量和水平。为了增强会计档案管理工作的有效性，医院财务部门应按照《会计档案管理办法》，结合实际制定切实可行的档案管理实施细则，进一步规范会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁，要重点完善电算化资料归档制度，确保会计档案安全完整。

关键词：会计档案管理；鉴定销毁；会计电算化

一、会计档案管理的重要性

会计档案管理是指按照规定，认真做好会计档案的立卷、归档、移交、查阅、销毁等工作，保证会计档案妥善保管、有序存放、便于查阅，严防损毁、散失和泄密。在医院的日常工作中，会形成大量的会计档案，它们作为单位档案中的重要组成部分，是记录和反映一个单位经济业务的重要依据。加强医院会计档案管理，建立完整的档案管理体系，一是保证会计凭证和账簿的连续性，全面系统的记录各项经济业务的轨迹；二是可以为管理者提供经济分析的指标，通过各年度的财务数据分析、业务收支对比，了解医院的发展趋势，从而为医院的经济决策提供有力的数据支持；三是进一步规范医院的财务制度，提高医院的整体财务管理水平。

二 、医院会计档案管理存在的问题

（一）档案部门和会计部门职责划分不清，配合不利

《会计档案管理办法》中规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由会计管理机构临时保管一年，最长不能超过三年，就须移交档案管理机构保管。但在实践中，档案部门和会计部门缺乏必要的沟通和配合，会计档案管理工作不够规范。

1. 会计档案移交工作流于形式。由于每年的会计档案数量较多，仅会计记账凭证一年就多达四五百本。虽然会计人员已经编制了移交清册，登记归档，实际上移交过程中档案管理人员并不清点会计档案，仍然由会计人员负责整理存放。

2. 会计档案管理职责不明。目前，很多单位的财务档案管理工作还是由会计人员兼任。尤其是已经归档的会计档案，在查找、借阅过程中仍然由会计人员负责，档案人员极少参与其中，一旦出现缺漏遗失的现象，档案管理人员和会计人员就容易出现推诿扯皮的情况。

3. 硬件不足，档案保管条件较差。会计档案库房狭小局促，存放空间严重不足，导致摆放混乱无序，难以查阅；多个部门共用一个库房，人员进出随意，存放会计档案的柜门大开，从不上锁，无法保证会计资料的保密性和安全性。

（二）会计档案只归档不鉴定，只保管不销毁，占用大量资源

会计档案的鉴定销毁是会计档案管理不可缺少的一环，而事实上多数单位对期满会计档案的鉴定销毁工作持消极态度，未按会计法规定定期销毁。医院现存会计档案的状况是。

1. 积压严重。要清点多年未销的所有会计档案，工作量巨大，需要耗费很大的人力物力，导致档案越积越多，无人问津。

2. 无人敢销。鉴定销毁涉及多个部门，责任重大。实践中定期销毁会计档案的单位少之又少，多数单位都是相互观望。有的单位即使有心开展，但财务、档案等部门之间相互推诿，无人牵头，导致销毁工作难以开展。

3. 资源浪费。由于已过期会计档案长期保存，大大加剧了档案库房的储藏压力，严重影响了档案管理工作的质量和效率，造成极大的资源浪费。

（三）在电算化环境下，存储会计数据的磁介质档案管理没有全面展开

目前，医院基本都实行会计电算化，但档案管理人员只是将原来用手工记录的凭证、账薄和报表，改成了用电脑打印出来的账簿、报表。档案管理仍然以纸质档案为主，电子档案为辅，会计数据磁介档案没有与纸质档案同步管理。主要存在的问题有以下方面。

1. 有的单位虽然将会计信息存入磁性介质，但对磁盘、光盘中的会计信息疏于日常管理维护，磁盘、光盘消磁损坏，造成会计信息丢失。

2. 有的对会计电算化软件中的账务信息没有定期做备份处理，及时归档，一旦会计软件出现问题，就会造成会计数据丢失。

3. 電算化软件更新换代速度很快，有的单位将会计软件升级和更换后，未能及时把会计正版软件及相关财务数据整理备份，从而造成会计数据无法正常读取，导致电算化会计档案的内容不完整。

三、完善会计档案管理工作的对策

（一）加强引导，切实提高会计档案的管理意识

做好会计档案管理工作，首要的是提高思想认识。从单位、部门领导到档案管理人员，都要加强教育引导，不断提高对会计档案管理的重视程度，从源头上保证医院会计档案的保密性、安全性。

1. 从法制的层面加强引导。《会计档案管理办法》 、《档案法》都对会计档案管理工作的组织领导、依法保管等事项做出了明确规定。因此，财务会计的档案管理是法律行为，要以此来强化单位领导和财务人员对财务档案管理重要性的认识，用法律法规来约束会计档案管理，从而提高单位会计档案管理的规范程度。

2. 加强任务驱动。把会计档案管理的日常化工作列入单位工作的短期日程，把鉴定销毁列入年度重点工作，通过任务督导、过程监督，提高各级人员对会计档案的管理意识，确保每项工作落在日常、落到实处。

（二）建章立制，进一步明晰档案管理责任

医院会计档案管理工作繁杂，细节颇多，包含档案的编制、整理、立卷、分类、保管、利用、鉴定等多个环节。对此，医院财务部门应建立专门的会计档案管理制度。

1. 建立会计档案的立卷、归档、保管、保密等基本管理制度，根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，结合单位特点，制定会计档案的归档时间、归档范围、分类大纲、保管期限表、移交时间等，力争使会计档案收集完整，手续齐全。

2. 明确分工，细化财务部门、档案部门，以及相关业务人员的岗位职责，将职责落实到个人，形成专人专管、人人有责的良好机制，确保档案管理工作有条不紊的进行。endprint

（三）规范流程，定期开展会计档案鉴定和销毁工作

医院应遵循相关法律法规，逐步对期满会计档案实施鉴定和销毁。

1. 及时对已经达到保管期限的会计凭证、账簿等进行鉴定。鉴定过程中不仅要符合单位自行制定的规章制度，还应遵循会计档案的鉴定原则。在完成所有期满会计档案鉴定工作后，由鉴定人员编制档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限，销毁时间等内容，由单位负责人、档案管理部门负责人、经办人，以及会计管理部门负责人、经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

2. 定期进行销毁。销毁工作由财务部门和档案管理部门共同实施。销毁前，会计人员和档案人员按照销毁清册对拟销毁档案进行清点核对，将案卷抽出封存；销毁时，联系由上级部门指定的保密单位，调派专车将待销毁档案运至造纸厂，会计和档案部门派人监销，全程监督；销毁后，监销人、经办人在会计档案销毁清册上签字，经办人要从保密单位取得销毁凭据，连同销毁清册等材料装订归档，永久保管。

（四）加强培训，提高会计档案管理人员综合素质

在實际工作中，财务人员虽然熟悉账务处理，但缺乏档案管理知识，而档案管理人员又缺少财务基础知识。会计档案不同于一般的单位档案，存在很强的专业性。医院各职能部门，包括上级主管部门需要经常调阅会计档案。有些是零星的查找、借阅，更多的是涉及到年度审计、专项检查等工作，调阅的凭证数量多，时间跨度长，涉及的专业性也强，需要财务部门精心准备大量的会计资料。因此，会计档案管理人员既要精通财务专业技能，又要熟悉档案管理知识，还要具备一定的计算机信息处理技术。医院应定期组织业务培训，培养德才兼备，知识结构合理，具有求知创新精神的会计档案管理人才。

（五）与时俱进，适应新型的会计档案管理形式

会计信息化的日益普及对会计档案管理系统提出了更高的要求，加强医院电算化会计档案管理势在必行。

1. 建立会计档案的数据库。将原始凭证、会计账簿等基础会计资料，在数据库中逐一认真、细致地录入，并借助数据库的打印输出功能，保存好会计档案资料，以备查阅。

2. 定期备份。将信息系统中的所有档案复制到磁性介质上，为实现档案数据的综合查询与有效利用提供数据支持。

3. 认真汇编。充分利用会计信息系统的强大功能，对会计信息进行加工整理，并通过对会计档案的编研，以财务年鉴等方式形成有价值的会计信息，防止保存档案信息的载体失效而丢失重要的会计信息。

四、结语

综上所述，在信息时代下，医院会计档案的管理不论是从管理意识还是人才培养，都需要得到医院管理者的格外重视和支持。医院可以结合自身实际，加大投入，一方面扩大档案室面积，完善会计档案的保管设施，为存放会计档案创造良好的硬件条件；另一方面引入先进的档案管理技术和手段，培养复合型档案管理人才，保证归档资料的安全性和完整性。双管齐下，切实提高医院会计档案管理的质量和水平，发挥财务管理的作用，促进医院高效、健康地发展。

参考文献：

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[2]阮剑英.医院会计档案管理存在的问题及思考[J].中国经贸，2012（06）.

[3]王新霞.企业期满会计档案鉴定销毁的实践与思考[J].浙江档案，2014（10）.

[4]马虹.浅谈会计档案保管工作的优化对策[J].中国城市经济，2011（18）.

（作者单位：南京市口腔医院财务科）endprint