数字化办公室管理模式在医院行政管理中的应用

张鸣宇

（吉林大学第二医院，长春130022）

1 引言

随着时代的发展，科技的进步，数字化时代的到来，人们的生活简化了许多，医院的行政管理已逐渐变成数字化办公室管理模式。数字化办公室管理模式能够对医院的管理模式进行全方位提升，从而使医院在医疗服务、医疗技术、医疗教学以及行政管理等多个方面提高自身的核心竞争力[1]。数字化办公室管理模式就是应用计算机网络技术以及通讯技术，对医院各个部门病人的信息进行收集、共享、处理、储存，使得医院对病人的信息掌握得更加精确，同时，病人也可以在网络上对自己的病情加以了解。数字化办公室管理模式使得医院以及病人对病情的掌握更加详尽，同时提高医疗效率。

2 数字化办公室管理模式应用于医院行政管理的作用及现状

2.1 数字化办公室管理模式应用于与医院行政管理的作用

数字化办公室管理模式拥有实效性、信息便捷性、宣传性的特点。数字化办公室管理能够对资源进行共享，同时也可以在紧急情况下与他人进行相互交流沟通，当有紧急情况时，可以通过网络进行信息发布，并对问题进行解答，可以节约大量的时间，提高医疗服务以及工作效率质量[2]。医院中的数字化办公系统的建立有助于文件、信息的归类以及储存。传统方式的文档查找、归类容易遗失，而且储存的方式受到环境限制，但是数字化办公系统中信息的查找、归类、检索、储存都极其便捷，同时医疗患者也可以通过网络对自身病情加以了解，不会存在遗失的问题，还可以通过网络进行查询或者对医生进行咨询，节约时间，提高效率。在医疗的宣传上也可以利用数字化办公系统的广泛传播性得到很大的提升。同时也能够通过对数字化办公室模式的利用，可以将医院与世界相互联系，是实现学术无国界的有效措施，不仅可以通过网络对世界医疗学术动态进行了解，还可以相互进行学术探讨，相互取长补短、共同进步，并且还能够广泛吸纳人才，起到良好宣传的作用。

2.2 数字化办公室管理模式应用于与医院行政管理的现状

当前的医院办公现状是医疗人员与其他部门的资源无法进行整合，对于数字化办公系统没有完全发挥其作用，只停留于文字方面的处理，没有做到物用其值。这是由于医护人员与行政人员的休息制度不同所导致的，医护人员采取的是轮休制度，而行政人员则是公休制度，这就导致信息资源无法及时的进行共享、统一整合，导致在进行信息整理的是够花费大量时间进行重复工作。

首先，在交流沟通方面应用比较广泛[3]。在提供信息帮助中节约大量的时间，例如医院行政安排、会议交流、学术讲座等，既做到信息宣传的广泛性，又为医护工作人员创立了便捷的条件，特定的相关工作人员可以通过网络进行信息的下达，这也提高医院工作人员的工作效率。各种信息也可以通过网络进行资源共享，如遇到罕见病例、新型医疗技术的发展、医疗热点新闻的探讨等，各个医护人员可以通过网络进行问题、思想的交流探讨，再通过各自实验将相互交流结果进行验证。因此，数字化办公体系的建立为医疗事业做出巨大贡献，让医疗事业的发展不再受到时间与空间上的局限。

其次，在业务管理方面，数字化办公室管理模式也极为普遍。例如对公文、档案的管理以及对考勤、薪酬的汇总等，利用数字化办公体系能够使得总结出的文件一目了然，让医护人员对工作内容清晰的进行汇总，让办公变得更加快速、便捷，体现出了数字化办公的实效性、便捷性。

最后，医护人员的个人办公能力也得到了有效的提升。文档的管理变得更加便利，可以合理的对自己的工作内容用进行安排，规划自己的工作时间，让自己的时间更加具有规划性、科学性[4]。

3 医院行政管理应用数字化办公室管理模式中的问题及解决方案

数字化办公室管理模式的应用是医院行政管理的发展必然，但是，医院行政管理过程中仍然存在一些问题。

首先，数字化办公系统的建立意味着数据、资源的共享，并非传统管理模式对文件资料做好保护即可。数字化办公室管理模式要将网络安全以及信息资料做好相应的网络保护措施，将核心内部资料与外界局域网络进行隔离，并保证隔离系统安全性有所保障，提高防火墙等级，对可信任网络于可以网络进行分离，保证技术资料以及内部资料的封闭性[5]。

其次，传统办公模式由于是纸质文件资料，存在信息的丢失情况，数字化办公室模式也存在相应的状况。计算机、手机、网络也会由于关机、断网、死机等故障导致信息数据的丢失。因此，这就要求医院在进行数字化办公室管理模式的应用时要对数据进行必要的相关技术处理，医疗人员也要养成及时对数据信息进行备份的习惯，同时也要对数据的备份、储存工作进行升级，让数据拥有可恢复性以及可查询性。

第三，数据信息的安全性还有待加强。数字化办公室管理模式下，重要信息的更改权限、查阅权限都要有指定人员才能够进行操控，否则，很容易被他人修改或删除某些重要信息或者重要资料。

因此，当涉及到机密文件、内部核心资料、重要信息等信息的传输、储存事项，要对数据进行加密处理，严格防止数据的修改、删除、拷贝等，同时，对此类数据文件进行权限等级控制，不同级别的人员拥有不同的查询阅览权限，严禁身份权限的相互交换，系统根据相关设定对省份进行识别，以最初的权限设定级别进行不同的数据阅览级别，从而对医院的重要资料进行保护，防止违法情况的发生。

最后，在电子印章的真实性上也存在严重问题。传统办公模式是对相关重要文件进行盖章、签字、手印等方式来保证文件的有效性，但是在数字化办公室模式下，无法通过印章、签字这些方式来保证数据信息的有效性。因此，以《电子签名法》作为法律依据，为数字化办公室模式打下有法可依的良好办公环境，防止部分人士为了部分利益铤而走险，为数字化办公室模式的发展扫清了障碍。

4 结论

数字化办公室管理模式就是应用计算机网络技术以及通讯技术，对医院各个部门的病人的信息进行收集、共享、处理、储存，使得医院对病人的信息掌握的更加精确，同时，病人也可以在网络上多自己的病情加以了解。数字化办公室管理模式使得医院以及病人对病情掌握得更加详尽，同时提高医疗效率。本文主要是对数字化办公室管理模式运用于医院行政管理进行简要分析，提出当前的网络信息安全、数据丢失、数据安全性能以及电子印章真实性问题，并给出合理性建议。希望本文对医院行政管理应用数字化办公室管理模式的发展起到借鉴作用。