探索智能共享市场化的工程咨询档案新生态

文/梁晨

一、引言

工程咨询档案是工程咨询企业或机构接收业主或客户委托在工程建设前和工程建设中进行预算、评估、规划等活动中所形成的过程性资料和结果性文件，对于工程前期预算、建设过程指导和后期评估验收有着非常重要的意义。全面科学地记录和保存工程咨询中所形成的各项文件，进而形成工程咨询档案，不仅可以为一项工程的开工、建设、竣工、验收提供最为可靠的指导和参考，还是一个咨询公司业务水平的体现。近年来，随着技术的不断提高，我国对于工程咨询档案的要求和重视程度也在不断提高，档案在工程咨询和建设中所起到的作用也在不断增强。

如今，大数据的智能时代逐渐通过互联网将更多的应用关联，更多的平台面向可移动的端口开放，共享经济时代给未来开拓了一个新的市场，这些都为工程咨询档案管理信息化建设提供了良好的借鉴思路。本文提出探索智能、共享、市场化的工程咨询档案管理与运作新模式，重新定义档案管理工作的价值，开辟档案管理与建设的新生态。

二、当前工程咨询档案管理存在的主要问题

1.任务繁重，建档周期长，重视程度较低

除各项活动过程中形成的记录资料外，工程咨询档案主要包括工程项目经调研、勘察、评估、编审、合议、修改、定稿等一系列过程而形成的可行性研究报告、项目建议书、项目申请报告、资金申请报告、规划咨询设计书、评估咨询意见书等。其涉及的具体内容有在上述文件中所记载的原始数据和实验数据，有经过勘察和调研而绘制的勘察设计图和项目效果图，以及最终形成的可行性报告和工程总结报告等等。因此工程咨询档案所涉及的内容和形式较多，如果再加上后期报送的工程项目的审批、招标、施工等环节的资料，一套完整的工程咨询档案将更为复杂。而无论是前期的工程咨询、评估、规划等任务，还是后期的工程施工建设都需要较长的时间，因此形成完整的工程咨询档案所需要的时间相对其他行业的档案形成周期更长，这也使得工程咨询档案编制的任务更加繁重，无论是前期的录入、整理还是后期的查找、管理都有较大的工作量。有研究指出，现在工程咨询档案之所以出现管理混乱、信息遗漏等现象，是因为管理制度不够完善，公司领导不够重视，从事档案管理的人员素质有待提升。诚然，这些确实是导致档案管理不尽其善、漏洞百出的直接原因，但出现这样结果也有当前档案管理现状的深层原因。

一方面，由于工程相关企业较为重视工程安全、质量、进度及经济效益而往往忽视其档案管理，人力投入不足。一般一个项目的工程咨询档案工作是由一个或少数几个档案员完成的，因此相对来说每个人负担的工作量较为庞大，容易造成档案的缺失、遗漏以及交接不及时的现象；另一方面，由于管理方法和制作档案的方式落后，各企业之间的档案标准和形式不统一，因此不同档案员完成的档案就各有千秋，加之管理系统不能实时跟踪，数据库存量有限，所以极容易出现“无米下锅”或“无好米下锅”的被动现象。在公司不重视、制度不完善的情况下，档案管理人员的不专业无疑是雪上加霜。

2.各编制单位间缺乏交流，未能完全发掘档案的功效

通常某个项目或项目中的某一部分是由一个公司单独来承担的，这一部分的档案是由该承担公司负责完成并保存，因此目前各企业之间的档案不存在交叉评估或相互借阅的现状。其他公司很难知道在建设某一项目时有无前车之鉴，有无模范案例；在评估或预算某一具体工程时，有无可以更加节省节能的办法；对于相关专业的学生来说，也很难接触到真正有价值的工程咨询档案，故档案的利用率很低，或者说工程档案的一部分功能被隐藏，这就使得档案的价值较小。

此外，由于保密工作和知识产权的需要，工程咨询档案也不会向其他公司或项目组及时公开。现在大多数的行业人员认为，不交流、不公开即是工程咨询档案的保密要求。这样的管理不仅使有需求的人“望洋兴叹”，同时也阻断了技术的交流和发展。

3.档案管理投入多，回报少

由于工程咨询档案的内容复杂，任务繁多，因此做好档案管理所需要的设施设备也相应较多；档案管理工作既要完成信息系统的录入和完善，也需要完成纸质版资料的归纳整理，这就需要足够数量的档案管理人员，因此档案管理所需要投入的资金不容小觑。虽然大家都知道档案工作“利在当代，功在千秋”，但是档案所呈现的“利”在近段时间内并没有明显体现，所以会有部分企业得出档案工作只有投入、没有回报的结论，这也是某些公司不重视档案工作的原因。

4.信息化意识和管理模式落后

信息化意识落后是造成我国现阶段工程咨询档案落后的根本原因。一方面公司没有意识到工程咨询档案对于公司发展所起到的重要作用，没有发现档案在市场中的竞争力，对于档案工作没有给予足够的重视；另一方面大多数公司没有意识到工程咨询档案日后的发展趋势，也没有发掘工程咨询档案所蕴藏的市场前景，这给档案信息化建设带来了阻碍。由于认识不足，故档案工作的管理制度也相应落后，没有完善的管理制度保障档案工作顺利开展，没有奖惩机制或绩效机制给档案工作者带来积极性，这些都使得工程咨询档案的信息化建设受到影响。

三、建设智能、共享、市场化的工程咨询档案系统

现阶段我国工程档案信息化建设研究较少，工程咨询档案的相关研究更是凤毛麟角，工程咨询档案作为档案界中的“后起之秀”，处于起步建设阶段，因此更容易统一、规范，同时也突显出工程咨询档案信息化建设的刻不容缓。若要改善我国工程咨询档案现状，在当今行业要求日渐升高、科技引领发展的时代，只是简单克服以上缺陷显然是不够的，要实现档案工作的“智能、共享、市场化”，需要我们改变以往对于档案的旧观念，重新认识和思考档案工作的新模式。

基于现在的智能网络技术和共享经济理念，本文改变传统的档案管理认知理念，提出智能、共享、市场化的工程咨询档案管理工作新思路，探索全新档案管理模式，并初步构想了支持工程咨询行业全过程实时记录、智能辅助、专业监控的档案管理系统框架，推广开放共享、移动接入、权限管理的移动档案应用APP，建立严格管理、开拓市场、合作共赢的档案管理制度，具体的框架构建包括以下四点。

1.开发智能档案管理系统，推广档案移动应用APP

档案信息化建设并不是单纯的将纸质版资料变成电子版资料存储于电脑中，而是能够使用系统对档案进行管理。开发智能档案管理系统使之支持智能、共享、市场化的档案管理要求，从而使得档案管理更加智能、便捷、高效。

首先，将档案制作过程与咨询服务同步进行，全局智能把控。一是将档案管理系统与项目管理系统链接，实现咨询过程信息实时记录，便于分析差错点和关键点控制，断点续传和系统加载功能可以使工作人员随时随地更换电脑或软件继续制作；二是将咨询服务内的几个项目组链接，实现几个项目组人员的合作分工，实时交流，避免出现重复工作和对接错误，整体提高服务效率；三是将咨询服务的几个过程衔接，比如在工程设计阶段工作人员设计了施工图与设计图，系统会记录工作人员选入的材料量，从而为后期工程造价咨询中的投资估算、工程量清单及工程施工预算等内容提供参考。

其次，智能档案管理系统支持辅助功能，包括通过输入当地环境数据辅助评估建设可行性的辅助勘察，通过输入所需要的数据进行全网搜索统计的辅助统计，以及设定任务列表的辅助管理等功能。智能档案管理系统还支持专业监控功能，系统根据以往数据，大体判断可行性评估中的数据，当出现明显差异时及时做出提醒。

最后，该系统还应当满足开放的要求，对于建立合作关系的企业，满足一定程度的档案开放要求，可以在企事业单位、大型国企之间先行试点，开放的同时要做好安全管理、责任制落实等工作，对于关键点或者涉及公司技术机密的环节进行加密处理，待申请或购买权限后方可查看。

档案管理系统可与移动客户端的APP配合使用，通过移动客户端应用APP不仅可以查看设计单位及其相关档案信息，还可以通过扫描统计所搜索工程的施工位置与材料使用数量等信息，在咨询服务过程中对同种材料的购买与使用提供参考，还可以在施工现场方便地查看相似施工对象的施工图纸及施工技术资料，从而实时解决施工中遇到的难题。

2.全面改进工程咨询档案管理工作模式

传统的档案人员工作比较单一，任务量大，效率较低，为改变这一现状，应充分发挥档案人员的作用，同时调动档案从业人员的积极性，改变工程咨询档案管理工作模式。

档案管理人员既要负责智能管理档案系统中的核对、完善与维护，检查档案的完整性，及时完成与其他公司的交接工作；同时负责智能档案管理系统和移动应用APP的市场推广，寻找合作伙伴，扩大公司业务。在减轻了档案工作人员的繁重工作的同时，丰富了档案工作者的工作内容，使得工作更加具有挑战性和价值，调动了档案工作者的积极性。

3.统一工程咨询行业档案标准和规范

所有发明的推广使用，所有工业品的批量生产都离不开标准和规范。为使得档案管理系统可以更好的推广使用，可以制定工程咨询档案制作标准，对所有录入档案的资料形式进行统一，如数字的单位、不同施工材料使用数量的表达方式等等。

统一档案标准和规范不仅可以使档案的录入工作事半功倍，节省大量时间，更加容易发现档案中存在的错误，而且还有利于系统的扩展，增强系统兼容性，提高APP应用的便捷性。

4.逐步扩大市场需求，充分发挥档案价值

档案管理工作者努力扩大市场需求在于两个方面，一方面是推广智能档案管理系统和移动APP的使用，对于一些没有研发能力或者想节省研发系统资金的企业或单位，智能档案管理系统可以很好的帮助该企业管理工程档案，而移动APP则可以带动对该企业的宣传；另一方面是对本公司档案内容的管理，尤其是对于大型公司来说，其先进的技术和经验是其他企业学习的典范，对工程咨询档案的市场销售也可以成为公司的一个业务。

通过努力，扩大档案的市场需求，从而改变档案管理部门投入大、回报小的面貌，使得档案管理部门成为带有市场开拓性质的服务性部门，为公司创造一定的利润；同时档案的价值也得到了充分的发挥，技术的交流也有利于自身的改进。

四、展望

笔者所在中国国际工程咨询有限公司（简称中咨公司）是我国投资建设项目科学决策的重要咨询服务单位，在工程咨询档案管理方面也应处于前列，全面占领工程咨询行业的制高点，引领全行业共同发展。因此探索建立智能、共享、市场化的档案管理新思路对于中咨公司及同行单位尤为重要。

同样，工程咨询档案管理对于工程施工也尤为重要。本文所提出的档案管理新思路和新模式对于工程建设单位可以发挥更好的作用，通过开发智能档案管理系统可以实现施工过程中的施工材料档案实时扫描录入与建设，自动搜索与专业监控功能可以提高施工的质量和效率。

将工程咨询服务的档案管理系统与工程档案管理系统有机结合，即是通过电子信息将前期研究、评估、评价、预算与后期的施工、监理、验收、维护有效衔接，建立工程项目完整信息化档案，不仅大大提高档案交接、查询和管理的效率，而且实现了跟踪和记录项目进度，更加有效的保障项目质量和精度，全方面提高我国工程管理水平。共享的档案查询接入，智能和市场化的档案管理模式将为档案管理开辟一片新天地。