信息化办公也需迭代更新

□ 文/王坤

随着信息技术、网络通信和云计算等新兴科技的不断发展，也随着国家对各行业信息化发展的大力推进和支持，企业借助新技术和新理念来提高自身的核心竞争力，是在大数据互联网时代和国家科技强国的重要国策下的必然选择。早在2013年2月，中国石油天然气集团就启动了ERP应用集成项目，全面推进信息化从集中建设向集成应用的新跨越。至此，中国石油“十二五”信息化三大标志性工程“ERP应用集成”“物联网系统”“具有云计算能力的数据中心”均已进入实施阶段。信息化办公作为企业信息化的重要组成部分，不仅能促进企业各机构、各部门、甚至各员工之间的协调工作能力，使企业生产管理业务流程得以规范和优化，更能在宏观上对企业信息化的整体进程起到正反馈作用，提升企业的核心竞争力。因此，能够认识到信息化办公的优势并且能最大化的利用它的优势，是非常有意义的。

信息化办公的优势

提高工作效率，规范管理流程。中国石油作为超大型企业，有着人员多，资源多，分支机构多，厂区矿区分布广等特点，因此在沟通管理上和资源分配上的时间消耗是影响工作效率的一个重要因素。信息化办公的优势在此时尤为突出，它将员工从传统的“纸、笔”办公模式中解放出来，解决了繁冗复杂、耗时耗力、极易出错等工作中的难题，一些处理弹性大而不易规范的工作流程也可变得井然有序。通过信息化办公还可以把先进的管理理念、管理制度和方法引入到管理流程中，从而建立良好的管理规范，构建扎实的管理基础，提升公司的管理效率与透明度。

利于信息共享。信息共享是信息化办公的另一重大优势。传统的企业办公往往是自己做自己的工作，因为信息较多，沟通起来较为麻烦，且没有足够的外界资源，不清楚其他部门、单位的情况，形成一个个“信息孤岛”。信息化办公系统则可以将这些“孤岛”连接起来，让集团各分支机构之间的交流更加通畅。

环保节能，降低成本。作为超大型能源企业，我们不仅要响应国家号召，从优化和改进生产工艺来担起节能减排和保护环境的社会责任，更应该从降低内部资源消耗，减少内部资源浪费来实现社会义务和企业成本的双赢。信息化办公大大减少了办公耗材的使用，要求数据存储在数据库中，文件和图纸要求电子化，使用软件生成。完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用，减少企业运营成本。

做好信息化办公的几点建议

整体推进，逐步完成。信息化办公是一个逐步实现的过程，不能一蹴而就。它包括企业结构的完善，管理制度的制定，业务流程的细化，职责职能的划分，企业数据库的建立，办公系统的定制和权限的分配等等重要的步骤，而每一步都需要集团的统一调度和各分支机构的协同合作才能实现，否则就会出现木桶的短板现象，影响信息化的进程。

信息筛选，提升价值。在信息爆炸的时代，从海量的信息中提取有价值的信息是实现信息共享的前提也是难点所在。在我们做信息共享的过程中，信息的时效性，与当期重点工作的相关性，受益单位的范围等都是参考因素；保密信息的筛查，敏感信息的处理更是必不可少的步骤。对内，将重要的信息及时分享给相关的单位；对外，将集团的信息由一个统一的出口分享给外界，才能有效的实现信息的价值。

升级升值，技术护航。我们的信息化还处在一个边实践边摸索的过程中。对于新闻事件的快速反应，舆论问题的统一反馈，流程的细分和优化，监督体系的建立等都有可以提高和改进的地方。在实践中发现问题总结经验，依赖快速发展的技术，组建业务能力和技术能力都优秀的团队，不断进行自身的迭代和更新，才能促进信息化的健康和可持续发展。