新时期高校财务“报账难”存在的原因及对策探讨

翟姣姣，米文红，熊娜，季云瑞

（昆明医科大学，昆明650500）

1 高校财务报账的现状

高校财务报账业务的服务对象主要包括教师、学生和部分校外人员，报销的主要内容是围绕教学和科研而开展各项经济业务，具有涉及面广、业务种类繁多、手续复杂、资金量大、政策性强、报账时间紧等特点。目前，高校财务报账工作中普遍存在财务人员少、报账方式落后、报账流程设置不合理、报账信息不对称、审核批示手续复杂、经费预算控制差、报账周期长等一系列问题。财务报账大厅常常出现以下现象：一方面，有的报销人员在排长队等候叫号，有的报销人员因手续不全而需要重新提交单据，有的报销人员票据不符合规定无法报账等，报账成功率低导致报销人员心生抱怨和不满；另一方面，财务人员因工作繁重、时间紧、压力大，在报账工作中疏于沟通和解释，疲于应付报销人员的各种问题，导致与报销人员的矛盾日益突出。虽然各高校财务部门也都在积极解决日常工作中遇到的各种矛盾和冲突，但这种“兵来将挡”的方式无法从实质上改变“报账难”的问题。因此，如何从根源上解决报账难的对策，提高报账效率和服务质量，成为高校财务部门亟待解决的问题。

2 高校财务报账工作中存在的主要问题

2.1 报销凭证不符合规定，导致退单

报销人员的报销凭证，要以实际发生的经济业务为依据，其真实性、合法性、准确性和完整性是确保报账成功的重要前提。但在实际工作中，由于高校师生缺乏对财务报销票据要求的了解，在报账时提供的原始凭证往往存在各种各样的问题，而导致报销业务退单。例如，报销人员提供的报销凭证当中，有的发票抬头或纳税人识别号不正确；有的发票没有加盖发票专用盖章或财务专用章，或者所盖印章有误；有的报销凭证不完整，只有发票而缺少其他应附单据，如购买办公用品，只有发票，没有支付证明和购物清单；甚至有的提交伪造业务证明和签字等不合法报销凭证，触犯法律。

2.2 报账规章制度宣传不到位，信息不对称

由于财务部门把工作重心主要放在预算、核算和收入管理上，缺乏对报账规章制度的宣传，导致财务规章制度信息不对称。一方面，财务人员严格执行财务规章制度和经费管理要求，对不符合要求的报销手续一律不予办理；另一方面，报销人员因不了解相关财务规章制度，所提交的报销单据或是手续不全，或是审批签字不符，需要多次往返财务部门办理，即耽误了自身的时间，又需要财务人员也花大量时间来做解释工作，从而导致双向“报账难”。还存在诸如有的项目负责人因缺乏对科研经费管理规定的了解，经费预算分配不合理，预算执行进度不达标，在年底或项目结题前不得不反复调整经费预算、突击花钱等现象。

2.3 财务软件落后，信息化水平较低

目前，大多数高校使用的财务报账软件只包括网上报账的单一功能，无其他辅助功能，信息化水平较低。单一的网上报账功能，报销人员只能在网上填报报销单据，仍需要打印后，去找相关负责人审批签字，再交财务柜台进行报账审核，与传统的柜台填单报账方式相比，报账效率的提高并不明显，难以得到报销人员的满意和认可。另外，有的学校财务软件较为落后，预算管理模块和财务核算模块相对独立，预算分类控制不够精细，造成大量调账，也影响到报账工作效率[1]。

2.4 业务增加，财务人员配备不足

随着高校教育经费来源渠道的多元化，高校收入逐年增长，财务报账的业务量也随之剧增。但是，高校属于事业单位，编制有限，现有高校财务人员配备不足，满足不了日益增加的报销业务量的工作需求。财务人员普遍存在工作负荷过大的问题，特别是年初和年末，一方面要完成财务预决算工作，一方面又要接待大批量的报销业务，时间紧、压力大、报账效率反而日趋低下。甚至有的财务人员因长期工作压力过大，产生懈怠心理，不愿继续学习新业务知识，这些都严重影响财务报账工作效率和财务服务形象。

3 解决报账难的具体对策

3.1 加强对财务规章制度的宣传和报账业务指导

报销人员对财务规章制度和报销业务要求不熟悉不了解，是导致财务“报账难“的首要原因，高校财务部门要加强对财务规章制度的宣传和报账业务的指导，从以下几个方面着手：一是定期安排财务报销专题讲座，进行财务规章制度的宣传和讲解，对报销业务中存在的常见问题进行解答，让师生及时了解各类报销要求，减少信息不对称，增强师生对财务报账工作的认同感；二是充分利用财务处门户网站，及时发布财务部门的各类通知、业务服务指南及最新规章制度下载等，还可将各类报销业务录制成报账指南视频，将其放在财务处门户网站，方便教职工随时下载查看；三是利用QQ、微信等即时通讯软件，建立财务部门微信公众号、微信财务报账交流群和QQ财务报账交流群等，及时解答报销人员在报账过程中的疑问，与报销人员“零距离”沟通和交流。

3.2 升级财务软件，提高信息化管理水平

随着高校财务信息化建设的推进，高校财务部门要积极利用先进的网络信息技术，结合高校财务管理的要求，优化财务业务流程，升级财务管理软件，增加网上审批、网上预审、预约报账、预算指标管理等新功能，提高信息化管理水平，为广大师生提供更加高效和便捷的报账服务。升级财务软件，在新的财务业务流程下，报销人员可随时填报通过“网上报账”在网上填报日常报销、酬金领取、往来款核销等各类报账业务，并上传原始单据，提交分管领导进行“网上审批”,分管领导审批通过后，自动提交财务人员进行“网上预审”，预审通过，自动提示报销发起人“预约报账”时间，按预约时间将纸质报销资料送至财务部门即可，减少了领导审批，报账等候和因报销凭证不符要求反复往返财务处的时间，大大提高财务报账的成功率和财务人员的工作效率。同时，增加“预算指标管理”功能，将“预算指标管理”功能连接到会计核算系统中，能够加强对预算经费指标监督和精细化管理，方便前台会计人员即时了解项目支出情况，避免经费超支和减少调账情况。

3.3 增加财务人员配备，提高人员素质

高校财务人员配备不足，工作业务量过大是导致的“报账难”的重要原因之一。为缓解报销业务量过大和财务人员缺少之间的矛盾，高校管理部门高度重视财务人员队伍建设，适度增加高素质财务人员，把财务人员从繁重的报账工作中解脱出来，有时间有精力学习和思考，以高水平的业务知识来解决财务报账中的各种难题，为报账人员提供更优质的财务服务。在财务人员综合素质培养上，应注重以下几个方面：一是定期进行业务知识的学习和交流，学习新文件新制度，以便快速、准确办理各类报账业务；二是加强对经济、管理、法律等相关知识的学习，优化财务人员的知识结构，拓宽工作思路，提高综合判断能力；三是加强计算机信息技术的学习，熟练掌握计算机操作，加快报账速度，提高工作效率[2]。

3.4 增强服务意识，构建和谐报账环境

随着高校财务管理模式由管理型向服务型的转变，高校财务人员的职能不单是做好财务的监督职责，同时也要做好财务服务工作。高校财务人员在工作中，要与时俱进，严格要求自己，树立服务理念，增强服务意识，以谦和的服务态度，做到“门好进、脸好看、事好办”，构建热情和谐的财务报账环境。在增强财务人员的服务意识上，一方面，可建立财务服务考评机制，把报销人员对财务工作的服务满意度进行量化，并作为财务人员年终履职考核的一项重要指标；另一方面，定期对财务人员进行服务礼仪和沟通交流的培训，重塑财务人员形象，掌握良好的沟通交流方式，提供更加优质的财务报账服务。