新时代档案信息化建设问题探析

李 阳

（中共云南省委党校 办公室，云南 昆明 650111）

一、新时代对档案信息化建设提出的新要求

（一）树立以人为本的档案工作理念

党的十九大作出了中国特色社会主义进入新时代的重大历史方位判断，开启了我国建设社会主义现代化强国的新征程。这个论断也为档案工作指明了努力方向，档案工作者在新时代的伟大实践中要有新作为。习近平总书记在党的十九大报告指出，新时代我国社会主要矛盾是人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分发展之间的矛盾。新时代档案工作的主要矛盾是：广大人民群众对档案信息需求不断增长不断提高与档案资源不够丰富、信息共享不够充分之间的矛盾。档案部门人员要跟上新时代的步伐，必须进一步树立以人为本的档案工作理念和大局意识，切实解决档案事业发展中不充分不平衡的问题，更好地满足人民群众的需要和经济社会的发展。

（二）信息化是档案工作的重要任务

新时代以智慧社会为大背景，智慧社会以智能化和信息化为主要标志。在新时代的新形势下，日新月异的先进科学技术，改变了人们传统的工作方式和生活习惯，大数据时代扑面而来的海量信息，对档案管理工作产生了很大的冲击和影响。当前，科学技术的飞速发展，带动人类社会进入到网络化数字化的信息时代，信息化建设深入到社会的每一个领域，信息资源已成为经济发展的首要资源。档案作为人类历史沉淀的财富，人类社会越是进步发展，开发利用好档案资源就显得越发重要，使蕴含在档案中巨大的社会价值得到充分合理的开发利用。在这样的历史条件下，与智慧社会建设相适应，档案信息化成为我国档案工作者当前和今后相当长时期内面临的重大课题，成为我国档案工作发展的必然趋势。

（三）要努力实现档案信息资源的互利共享，造福人类

档案工作作为管理档案和提供相关信息，从而为社会实践服务的一个重要行业，始终服从服务于人类发展、社会进步和民众需求这个总目标。新时代档案工作要有新作为，就要运用现代科技手段，努力使大量沉睡的档案资料信息转化成鲜活的珍贵资料和现实的生产力；要求档案管理模式从过去以面向档案实体保管为主转向以为社会提供档案数字化信息为重点；要求改变传统档案信息采集方式，以加强档案资源的优化聚集；要求科学整合档案资源，建立能满足各方面需要的档案数据资料体系；要求在网络化的覆盖下实现档案信息接收、传播、存储、利用一体化的有机连接。

二、新时代档案信息化建设中面临的问题

进入飞速发展的信息时代，传统的档案管理和服务方式越来越不能适应档案信息化建设的新要求，出现了一些新的矛盾和问题。

（一）档案信息化建设规划滞后，相关法规和标准体系不完善

回顾我国信息化发展历程，从信息化概念的引入，到一系列相关工程的陆续启动，再到电子政务的推进，全国性的档案信息化建设的专项规划，很多方面至今仍是空白，档案信息化建设的随意性和区域性的差别很明显。究其主要原因，档案信息的生成、积累和传播是按阶段、时间和空间的形成来进行管理的。由于各地、各行业、各专业条件不同，并受地域、财力、发展阶段等因素的影响限制，不可能制定全国统一都适合的规划和标准。

由于科学技术的飞速发展，各种社会信息处于不断的变化更新中，致使档案信息化建设中相关的计划和标准，也会随之发生某些变化，出现计划没有变化快的情况。由于缺乏具有预见性规划的指导和可操作性标准的参照约束，使各种信息档案在采集归档中各行其是，出现了一些主观人为的因素，难以保证档案文件的客观真实和全面完整，以致造成档案信息的失真和不确定性。

虽然我国的档案法规制度建设已有一定基础，但是，还不够完善。例如，在电子文件的完整性和规范性、电子文件长期存储格式、电子签章和电子水印使用方法、电子文件和电子档案加工和存储的质量标准、档案信息和信息管理系统安全等级划分办法、档案信息化系统设计要求及其鉴定标准等方面，相关的法规和标准体系不完善，缺乏具有预见性的规划的引领和统一标准的检验，一定程度上影响了档案信息化建设的顺利推进。

（二）档案管理的传统惯性做法，阻碍了信息化的顺利发展

随着信息跨越地域和时空的快速传播，人们越来越认识到作为信息载体的档案资料在文化、政治、经济等各方面的重要性，越来越重视档案信息的搜集和存储，档案的数量在急剧增加，要求加强档案管理，强化服务。同时，传统的纸质档案等有形管理手段和被动地坐等上门的服务方式，显然跟不上时代发展的步伐。若继续采用传统的管理手段和检索方法，将使得档案查找、使用更加困难，也会浪费很多宝贵的信息资源。特别是在一些边远地区、基层单位或经济效益不好的企业，原始纸质档案的保存、数字资源的保护面临着诸多问题，档案工作不受重视，档案部门形同虚设，档案资料残缺不全，档案的作用基本发挥不出来。

档案信息化建设的重点是信息资源建设，然而，时至今日，很多地方仍不同程度地存在着重设施硬件建设，轻信息资源软件开发的倾向，资金大量投向有形的硬件设备，信息化中关键的人才资源，包括软件方面建设的投入相对较少。因此，档案信息化的实现，有赖于相关各个方面的支持配合，需要建立完善有效的档案管理信息化建设的投入保障运行机制。

（三）档案载体的单一性，难以跟上信息时代多样化的步伐

传统的档案管理，长期以来都是以手工操作为主来完成档案的收集整理、编目鉴定等基本工作，并以纸质照片、录音录像等载体作为档案工作的实体内容，档案管理过程冗长，工作存储量大但效率低下。在人员较少的且不太专业的情况下，要求档案管理部门对需要归档的材料进行有效信息提炼和及时加工处理，确实有些勉为其难，以致造成有些重要的档案信息资源被沉睡闲置，有些时间久远的历史档案，由于得不到修复保护在逐步自然老化，没有得到有效的开发利用，若不采用积极先进的技术手段加以修护抢救，一些珍贵的档案资源将面临消失的危险。

近年来，随着智能化社会的到来和网络的广泛覆盖，档案记录载体的单一方式出现了多样化的趋势，缩微精致、图声并茂、读写具备等功能各异的新型载体，代替了传统的手工操作、纸张记录形态。这些功能各异、多样化的新型载体，具有体积小、存量大、易携带、存储久等优势。因此，传统的档案管理已经明显落后于时代前进的步伐。要改变这种现状，需要具有专业知识的人员、先进的技术手段和必要的经济条件的支撑。

（四）数字电子档案建立过程中的安全性和真实性问题凸显

1.电子档案的安全性问题。档案信息化的一个主要内容，就是建立高效完善的数字电子档案。因此，安全性是电子档案使用过程中首当其冲、需要解决的重要问题。在计算机网络化的快速发展过程中，一些不法分子利用先进的技术，使用各种病毒以及黑客对计算机进行攻击的事件经常发生。电子档案中，有些资料信息是具有保密性质的，一旦被泄露或被盗用，将会带来严重的后果。

2.电子档案的真实性问题。真实可靠是档案（特别是原始档案）的特有属性，不能有半点的虚假，否则将会误人误事，遗患无穷。在实际操作过程中，从电子文件的搜集、整理、生成到归档，由于各环节之间缺少程序化的管理系统，还不能做到系统内各要素间的直接无缝链接，也难以保证与电子文件相关的所有元数据都能够完整归档。由于历史久远和存在的一些主客观原因，目前已建成的电子档案与其相对应的原纸质档案之间，尚未实现统一科学的管理。还有储存电子档案选用的载体材料不耐用等原因，也一定程度影响了档案资料的持久性。

3.电子档案的法律效力问题。通常，档案的法律效力，除了由档案本身的真实性等因素来决定，还需要与其相关的载体形式来确定，电子档案没有也不可能确定某种专一固定的载体而形式多样，所以，制定相应统一的法律认定条文存在一定的困难，这也是对磁带、光盘、磁盘等载体的电子档案资料，现在法律虽然认可但事实上仍有较大争议的原因。

三、新时代加快档案信息化建设的路径

（一）把档案信息化建设作为一把手工程，常抓不懈

围绕党和国家的中心工作，更好地为社会为民众服务是档案存在的价值和工作的目标。档案信息化建设搞得好，利用信息的效率就高，对各项工作促进大，反之，则会影响相关工作的进程。要实现档案信息化的目标，各级领导是关键，领导的重视程度和对信息化的熟悉程度，决定了档案信息化建设的应用水平和实际成效，从这个意义上说，档案信息化建设可以说是一把手工程。因此，领导要高度重视，把档案信息化建设工作摆上重要的议事日程，主动地适应信息化的要求，持之以恒地抓下去。

当然，要求所有领导既熟悉档案业务，又精通计算机应用并不现实，但在档案部门中配备一名精通计算机或信息管理的领导，与熟悉档案业务的专业技术人员相互配合开展档案信息化的工作，现实中应该是可以做到的。实践证明，如果档案管理的直接领导重视或者部门领导中有精通计算机应用的领导，档案信息化的工作就发展得快，开展得好，发挥的作用就大。

（二）夯实档案信息化建设的基础性工作

在实现档案信息化的进程中，要结合本单位的实际情况，制订切实可行的推进计划，有条不紊地进行。

1.全面清理规范原有档案。要对过去手工操作形成的档案做一次全面的清理规范，尤其是对不同类别档案的卷号和件号的编排，按照规范的分类标准并结合自身的情况进行档案分类，建立全宗，并对优化后的馆藏档案目录进行编码。

2.相关数据要精准无误。档案信息化建设要以数字化为核心，计算机系统在处理信息时，对数据的精准规范是有严格要求的。要求数字的位数及其各分位的含义指向明确，甚至对全、半角的数字输入都有严格的界定，不能有任何的模糊和闪失。为此，要以明确的数据分析对接群众的现实需求，为需要者提供更精准高效的服务。

3.完善电子文件的查阅和归档制度。电子文件不是为建而建，要通过使用，其价值才能体现出来，但也不能随意借用。档案的珍贵性和保密性，决定了必须建立并执行严格的管理制度。基于此，要明确电子文件归档的工作程序、内容和要求。电子文件的归档应按档案的工作程序和操作步骤进行。一般情况下，电子文件归档应遵循如下程序：电子文件形成、鉴定审批、收集积累、编制目录、整理归档电子文件、确定电子文件档案属性、检测归档的电子文件、编制归档说明存入电脑、用移动硬盘或光盘复制备份。这些相关基础性工作做扎实了，档案信息化建设才能达到预期的目标，获得满意的效果。

（三）建立健全档案管理信息系统软件的平台支撑

要顺利推进档案信息化的工作，就要建立档案管理信息系统软件的支撑平台。因此，各个部门或单位怎样选择适合自身需要的档案信息化软件，就显得至关重要。主要有以下几条选择途径。

1.采用招标方式来开发软件。通过招标，请有实力的专业软件公司，根据本单位的档案管理需求实际进行档案管理系统开发。这样做的优点是对自身档案业务流程的适应性好、针对性也强，与其他系统的接口容易对接；缺点是开发周期长，开发和维护的费用较高，还有可能会受制于人。

2.购买市场上成熟的商品化档案管理系统软件。购买这样的软件，要了解其软件的开发使用是否使用了主流技术，安全保密程度是否符合国家有关档案规定，硬件资源占用情况如何，操作是否简便易行，功能能否满足自身档案管理的需求，该软件的用户面是否广泛等。购买软件系统的优点是只需要进行短期的培训，即可投入应用；缺点是操作界面难以做大和改变，也难以根据自己的业务流程进行大的程序改动。

3.立足自身开发软件。如果档案单位或者部门自身有相关的专业人才，则可根据档案管理的功能，按计划自主开发软件。自主开发的优点是档案管理系统的开发掌握在自己手上，量身定做，适应自身的业务要求，而且，还可以根据业务的变化，定期调整修改，增加或减少软件的功能模块，费用也相对较低，系统的维护也有保障；缺点是开发的工作量大，不是一个人短期能够胜任完成的，要有一个开发团队；对开发人员的要求也较高，既要能开发软件，又要能尽快熟悉档案管理的业务；开发人员要保持相对的稳定，否则系统难以长期维系。软件开发中，要留有开放的接口，能够与其他应用软件系统对接和进行数据的传递。因为档案的电子归档不应该靠人工传递到档案部门后再输入计算机，而应该在网络上实现系统之间的直接传递，通过网络直接归档到档案部门、档案系统的数据库中。

档案管理系统是一个较庞大的运行系统，在使用的过程中会出现各种问题，碰到问题就需要有对接渠道和专业人员及时解决。这样，系统的后期维护费用会占整个开发费用较大的比例，但这是必须在预算中预留并保证的。显然，第三条路径虽然难度较大，但应该作为首选方案，努力争取。

（四）重视档案队伍建设，提升专业人员的综合素质

档案实现信息化管理，对档案部门的工作人员来说，要求不是降低了，而是提高了。首先是工作量的增大，因为纸质档案在实现信息化后仍需保留，而且要与电子档案一一对应。实现档案电子化前的大量纸质档案的目录，需要录入计算机系统，其内容也要扫描存入计算机系统。这样，就对档案部门工作人员和档案队伍建设提出了新要求。

1.档案部门工作人员要熟练地掌握计算机操作。档案部门人员不是简单的会打打字，而是要能够熟练操作处理一般的软件系统。档案信息化要靠档案部门大量的多媒体电子化的工作和档案管理系统的处理操作，才能带来网络上方便快捷的档案检索和利用，这是需要档案工作者辛苦换来用户的使用满意。那种还停留在档案部门无所事事混日子的人，是不能再胜任新时代档案工作的。

2.着力提高现有人才素质，积极引进专业人才。档案信息化后，档案的电子立卷归档、数字化的档案编研、档案部门硬件系统的搭建、现代化的库房保管、计算机的检索查询、网络的利用统计、软件系统的安装维护、档案部门网站的建设等，都离不开计算机的操作处理。因此，要实现档案的信息化，第一，要转变观念，重组档案队伍，档案部门不能成为安置闲人的机构。第二，要重视档案人才的培养使用。一个档案部门至少应该配备一半以上比例的计算机和信息管理的人才，才能有效地开展档案信息化的工作。因此，一方面，现有的档案工作人员不仅要自觉地提高自己的工作水平和业务素质，使自己成为身兼多职、一专多能的员工，才能适应档案信息化的高要求。另一方面，要有计划地引进懂计算机系统开发或信息管理的专业人才到档案部门，更好的为单位及地方中心工作和民众服务。

（五）建设标准、规范、安全的档案信息化体系

1.完善信息化标准体系，提高标准化程度。档案信息化可以整合处于分割和随意状态的归档数据。要达此目标，就要有统一的计算机和网络技术标准。一般性的信息处理标准，应优先采用国家标准；档案属性较为明显的信息技术，要求制定行业标准，尽量减少单位各行其是、自定档案标准的行为，防止有的地方或单位形成孤芳自赏的档案信息孤岛。要将现行文件的管理纳入档案信息化管理范围，力求有利于与国家信息系统兼容，为信息共享和电子文件的一体化管理创造条件。

2.要将档案信息化建设纳入整体发展规划。实践证明，档案信息化建设如果步子太慢或者根本就不受重视，落后于其他方面的信息化进程，势必影响地方的整体发展。因为档案是普遍存在和具有共性需求的部门。档案信息化程度高，服务效果好，能有效促进其他的发展。如果档案信息化建设落后，将会影响其他工作的进程。所以，地方或单位要从人力物力、财力技术等方面给予大力支持，促进档案信息化建设与地方或者单位其他工作同步发展。

3.完善档案信息化的工作流程和管理制度。档案管理部门要主动作为，积极进行档案信息化系统软件的功能设计及开发研究。第一，结合实际，不断改进和规范在应用计算机条件下档案文件的工作流程和管理制度，在信息系统中建立完善的内部控制制度，以确保档案的安全使用。第二，要把档案信息化与法规化结合起来，实现档案法治化管理。档案部门要牢固树立依法治档的理念，提升全体工作人员的档案法治意识，切实改变重业务轻法治的现象，重指导轻监督的做法。要严格遵守档案管理的有关法律法规，把依法治档贯穿档案信息化建设的全过程。