浅析市州电大档案信息化管理存在的问题及解决对策

2018-02-03胡仁贵

考试周刊 2017年98期

摘要：随着信息技术、网络技术及通信技术的快速发展，社会生活的各个方面都在不断改变，给市州电大的档案管理工作带来了新的问题。本文就市州电大实现档案信息化管理的意义、市州电大在档案信息化管理方面存在的问题进行了深入分析，在此基础上提出了市州电大档案信息化管理的解决策略。

關键词：市州电大；档案信息化管理；问题；策略

一、前言

档案管理信息化，就是档案管理从以档案实体保管为重点，转向以档案实体的数字化信息为重点，这是大势所趋，也是一项十分重要的工作。但是，市州电大普遍存在档案存放数量增多、保管环境差、查找效率低、管理人员知识欠缺等问题，实现档案管理信息化是解决这些问题最好途径。

二、市州电大实现档案信息化管理的重大意义

1. 适应时代发展

随着时代的发展，尤其是信息技术、网络技术的快速发展，出现了电子档案、电子政务、电子公文等新的时代产物，要求档案管理也要与时俱进，实现档案的信息化管理。因此，市州电大实现档案信息化管理既是上级的要求，也是适应时代发展的需要。

2. 促进自身发展

市州电大传统的纸质档案馆在保存、保养、管理等方面存在较大的缺陷，已经不能适应自身的发展的需要，适时的实现档案管理信息化可以让档案工作人员从繁重的手工收集、整编等工作中解脱出来，可以提高档案的安全性，防止受潮、腐蚀破损，可以用详实的档案信息支持单位的决策和管理，为师生提供高效、优质的服务，促进档案事业自身的发展。

3. 有助于提高工作效率

市州电大实现档案管理信息化，各种档案数据只需一次录入，但可以反复利用，方便查阅，方便借阅管理，省时省力，提高了工作效率。

三、市州电大档案信息化管理存在的问题

1. 认识不高，观念障碍

部分市州电大领导对档案管理的重要性认识不够，观念上存在误区，认为档案工作就是将琐碎的资料进行收集、保管，没有多大的技术含量，也不能给市州电大带来直接的经济效益，只要不弄丢资料、不发生档案泄密就行了。

2. 条件简陋，技术障碍

因部分市州电大对档案管理信息化工作的不重视，导致对档案管理的经费投入不足，有的市州电大甚至没有专门的档案室，有的市州电大的档案室的位置偏僻，面积狭小，房间潮湿，没有防盗网等，不利于档案的保管，档案资料容易发生虫蛀、霉变等现象。同时，档案管理信息化缺乏基本的设施设备，档案工作人员办公条件简陋，缺乏使用相关设备的技术，导致了市州电大大量陈旧档案没有实现电子化，导致档案管理信息化程度不高，水平较低。

3. 管理不严，制度障碍

部分市州电大对档案的管理缺乏必要的制度，有的学校甚至没有档案管理方面的制度，对档案工作缺乏必要的规范，导致档案资料的收集、整理、移交不规范，存档意识不强。

4. 知识单一，人才障碍

市州电大档案管理人员一般都不是档案管理专业人才，工作人员知识较为单一，工资待遇又不如其他工作岗位，工作人员工作缺乏激情和动力，加上档案工作人员很少到外面参加培训学习，对档案管理信息化的重要性、档案资料的收集、整理、归档等业务不熟，只将档案塞进档案盒，没有及时地归类整理，严重地影响了管理水平。

四、市州电大档案管理信息化的主要对策

1. 高度重视，充分认识档案管理信息化的重要意义

档案工作是非常重要的工作，各项工作都离不开档案工作，搞好档案的信息化管理工作，可以促进高校的全面发展。市州电大管理层应当加强档案工作的领导，落实相关责任，支持关心档案工作，将档案工作与其他业务工作同等对待，用新的理念搞好市州电大的档案管理信息化工作。

2. 改善条件，加速推进档案资源信息化建设的步伐

市州电大要加大经费财力投入，建立相适应的软、硬件设施。要设立专门的档案室，要购置必要的办公设备，改善办公条件。同时，工作人员要将档案资源信息化，将学校原来的档案资料进行数字化，并将其用电子文档的形式按档案管理要求存入电脑，将原有纸质档案取代或更替，推进档案管理信息化。

3. 建立健全制度

市州电大应根据相关要求，建立适应档案信息化管理的相关制度和机制，全面推进档案业务上质量上水平。要健全和完善档案管理信息化的业务流程和技术规范，完善电子档案工作环节和步骤，具有指导性和可操作性。另外，要制定必要的安全制度，确保电子档案的安全性与完整性。

4. 强化培训