社保档案管理现代化的实现途径探析

王娟

摘 要：社会保障体系是社会主义市场经济体制的重要支柱，健全完善的社保体系不仅有利于市场经济的稳步健康发展，同时也能保障社会的和谐稳定。作为社保体系重要组成部分的档案管理工作就显得十分重要。本文在对当前社保档案管理问题分析的基础上，从五个方面对社保档案管理现代化的实现途径进行了探析。

關键词：社保档案；管理；现代化

近些年来，随着经济社会的快速发展，社会保险制度改革的不断深化，社会保险在服务经济社会发展大局、保证人民群众正常生产生活中扮演着愈加重要的角色，其影响力也不断扩大。与此同时，社会保险档案管理也承担着更加繁重的工作，面临着严峻的挑战。根据社会发展形势及社保发展要求，不断推进社保档案管理的现代化可以说已经迫在眉睫。

1 社保档案管理的内涵及特点

社会保险工作在向参保人提供服务的过程中，需要使用大量的文件档案和记录有关信息。在这些文件档案信息使用过后，对其进行收集、归档、整理、保存的过程就是社保档案管理。社保档案管理是构建社会保险体系的一项重要基础性工作，同时也是一项比较复杂的系统性工程。

社会保险档案是在服务于社会保险事业的过程中形成的，对其管理具有如下几个特点。首先，社保档案管理具有很强的服务性。它不仅要为参保人提供缴费情况记录，为养老金计发标准提供依据，同时还要为政策制定提供数据支撑。社保档案管理的服务性特征决定了其必须不断优化管理手段、管理过程，这样才能更好地服务于社保各项工作的开展。其次，社保档案管理具备很强的复杂性、系统性。社保档案不仅要管理个人参保信息、单位参保信息、养老金支付情况、保险费收缴情况、未支付保险金收回情况，还需要管理在确定社会保险权利时所需要的文件、要求领取保险金的申请等，因此客观上要求社保档案管理必须尽快实现网络化、信息化，这样才能不断满足社保工作精细化发展需求。最后，社保档案管理具有实时更新的显著特征。社会保险档案有别于其他专门档案，由于参保对象的工作单位、缴费情况是不断变动的，因此社保档案就需要多次输入、经常存档。因此，社保档案管理急需引入流程化管理手段，这样才能逐步实现管理的制度化、规范化。

2 当前社保档案管理过程中存在的问题

首先，发展速度慢且发展不均衡。事实上，社保管理信息化目标至今已提出二十余年，进展比较迅速的已经完成管理软件的二次、三次开发，而进展较为迟缓的则还停留在初始开发阶段，在某些西部地区甚至存在着计算机闲置多年而未使用的情况。从技术角度看，水平也是参差不齐，有的地区起点较低，既缺乏总体性规划，也无系统性考虑。而有的地区则起点较高，不仅开发出了功能较为完备的管理系统，而且还准备配备小型机，实行全省网络化管理。

其次，缺乏完善的档案信息管理系统。在当前“互联网+”迅猛发展的背景下，网络化、信息化手段已经成为推动社保档案管理现代化的重要力量。它不仅能够满足自身工作的需求，而且还能够提高社会保险档案管理工作的整体效率。然而现实情况却是，各地在开发信息化管理系统时，更多考虑的是本地区工作开展的需要，而忽略了全省性乃至全国性的大局，主要表现就是在管理系统的整体结构、硬件和软件的选型、应用软件的规范、数据格式和网络功能及通讯等诸多方面都各行其是，其中尤以数据库问题最为突出。这不仅会导致财力物力的极大浪费，同时也给今后整体工作的开展造成很大困难，可以说是一种极为短视的行为。

最后，对社会保险档案管理和数据库重视不够。由于对社会保险档案管理认识不足，有相当一部分地区为了应对日益繁重、复杂的社保档案管理工作而开发了一些基础性业务软件，对于完整的数据处理系统则根本未加考虑。同时，由于各种因素制约，当前不少社会保险经办机构的管理方法中仍夹杂着许多行政性手段，加之管理对象大多仍以企业为主，而不直接面对投保人和受益人，因此对诸如社保未来发展的规划、组织和精算研究等，还未引起人们的足够重视，在数据的处理上也还存在不少漏洞。

3 实现社保档案管理现代化的途径

针对上述问题，实现社保档案管理现代化可以从以下五个方面着手。

第一，加大宣传力度，转变管理理念。管理工作归根结底仍需要人来完成，再规范的管理流程、再先进的管理系统，如果不能得到很好的执行，最终也难以发挥任何作用。因此，管理理念的转变是做好社保档案管理的前提和基础。当前，要通过在社保档案管理队伍中加大宣传力度，让新管理理念真正被内化于心、外化于行。同时，要通过强化制度纪律的执行、问责，倒逼新管理理念的养成与固化。

第二，建设现代化专业人才队伍。档案管理现代化人才的培养与引进是一个长期过程。当前，一方面要抓好现有人才的培训，通过各种教育手段提升其管理意识、管理能力。另一方面要做好人才的选拔、引进工作，着力吸收一批既有现代档案管理理念，同时又熟悉社保工作的优秀人才。

第三，进一步推动档案管理的制度化、规范化。社保档案管理的现代化既需要优秀的人才和技术，同时也离不开规范、严密的制度保障。虽然信息技术手段的广泛应用更加便利了档案管理工作的开展，但同时也带来了不少隐患，这就需要一整套标准化管理体系来加以预防。当前比较可行的就是各地区结合自身实际，制定出适合本地区的制度体系。这其中不仅应包括操作流程、操作规范，还应该加入纪律执行、问责等内容，以确保制度得以落实。

第四，做好编研与开发工作，实现深层次发展。为了真正做好档案管理工作，当前要编研出一套高质量的社会保险档案资料，并在社会保险档案人员中大力推广，争取为更多的社会保险人员提供优质的服务。同时，在编研过程中要注意三个方面的内容：一是要尽可能地满足当前社会发展及社保档案管理工作需要，提升编研的科学性、全面性；二是要能为政府机构决策提供服务，做到有方向性、针对性编研；三是要以促进社会发展为目的，以实现社会保险为基础，保证档案管理方式的灵活性，以充分发挥档案信息的潜在价值。

第五，加强信息化手段的应用与开发。信息化手段的应用与开发已经成为社保档案管理的核心。当前，要加强信息技术的引入，并以拓展区域社会保险档案管理的联网工作为基础，对基础数据进行规范处理，从而实现档案信息与数据的共享共有，并提高信息数据的利用率。此外，还需要不断扩展业务管理流程的多样性，积极扩大管理系统的使用范围，提升社保档案管理的质量与效率。考虑到社保档案管理涉及内容的繁复性，还要高度重视并加强数据库的开发与应用。在开发过程中，不但要保证系统的适用性、可靠性，还要为数据库实施数据共享，以尽力避免出现数据重复，保证数据的完整性。

综上所述，实现社保档案管理现代化是一个长期过程，需要不断纠正偏差、积累经验。但从总体上看，建设好人才队伍、实现制度化管理、构建信息系统是这个过程的中心环节，只要抓好这三个环节，就抓住了实现社保档案管理现代化的“牛鼻子”。

参考文献

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