论我国市政工程设计档案管理存在的不足及其发展趋势

余黎菁

摘 要：我国市政工程设计档案管理的发展速度快，其管理水平虽不断提高，但依然存在许多不足之处，包括市政工程设计档案管理方面的问题、市政工程档案质量问题、以及企业对市政工程设计档案管理的重视和投入问题。市政设计技术的发展迅猛，同样对设计档案管理带来重大影响，掌握和了解我国市政工程设计档案管理出现的新变化和新趋势，才能更好地将市政工程设计档案进行科学化、规范化管理。

关键词：市政工程设计档案；市政设计技术；档案管理信息化

市政工程包括城市规划区内所有道路、桥梁、公共交通、隧道、广场、排水、供水、供气、燃气、电力、通信、污水处理、垃圾处理等各项市政基础设施的新建、扩建、改建的工程。市政工程设计档案是在市政工程设计项目中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的图表、文字、图纸、声像等各种载体的文件材料。

1 我国市政工程设计档案管理存在的不足

由于我国的国情复杂，各地市政工程设计企业的档案管理水平和技术条件差异较大，有的市政设计企业档案管理规范化建设发展较快，而有的企业档案管理却刚刚起步。我国市政工程设计档案管理主要存在以下不足。

（一）市政工程设计档案管理方面的问题

市政工程设计档案管理方面主要存在几方面问题：一是市政工程档案没有建立科学的管理体系。全国大部分还是以“工程项目”的质量监控为主，而市政工程设计档案管理实际工作涉及内容只是工程质量管理体系中的一个作业文件，有的甚至连档案管理的作业文件也没有，从项目立项、招投标、勘测、设计、材料配送、主体和配套施工、竣工验收以及竣工验收后档案利用工作等流程中，档案工作的监管流程目前也基本没有。设计单位、施工单位、监理单位、建设单位等单位的档案工作并未纳入监管对象。曾文芳曾将我国市政工程设计档案管理中存在的不足概括为：“档案管理制度不健全，档案管理职责没有落实到位，档案收集就不能与工程建设同步，再加上没有建立档案工作机构和建立信息化时代的网络管理体系，没有将档案管理的工作纳入依法管理的轨道，缺乏实质性的约束机制。”[1]这些都是科学的管理体系所要考虑到的。

二是市政设计企业档案工作缺乏可持续的发展规划。“企业档案工作会在各级领导的重视下在一段时间内突击，进行了档案的达标升级工作，当达标工作经历了一项运动、一次考试，经过加班加点取得了一定的效果之后，却出现后力不足，开展工作无法保持长期性和连续性的问题。”[2]对于市政设计企业来说，同样也有类似的问题，未对工程设计档案工作制定发展规划，市政设计企業的档案工作不可能做好，市政设计企业的领导没有从发展的角度认识工程设计档案工作的可持续性，不可能获得它为市政设计企业所带来的利益保障。

三是工程设计档案管理不科学、不规范，增加管理成本。表现之一，底图档案的版本重复、案卷档案的文件资料重复归档，造成工程设计档案管理浪费和低效，表明工程设计档案管理的不科学、不规范。表现之二，档案室和晒印部门的工作衔接不理想，使得工程设计底图档案管理出现低效率的问题，也表明工程设计档案管理的不科学、不规范。表现之三，当前纸质设计档案的修复技术存在难题，给工程设计档案管理人员造成困惑。如传统的调晒底图，由于经常性的调晒，底图图纸上不乏出现脱墨、破损等现象，又如传统的案卷借阅，经常性的对外借阅，科技文件材料不乏出现装订老化、文字不清晰等现象。纸质设计档案的修复难度大，费用相应高的问题着实让人苦恼。表现之四，未对已有的工程设计档案进行数字化扫描，当面对工程设计档案量激增的情况发生时，一味地要求增加库房面积，增加大量密集架放置，给市政设计企业增加管理成本。

如何对工程设计档案进行科学管理，以便其更好地被开发利用，让其帮助城市建设发展实现良性循环，是当前市政工程档案管理工作面临的重要课题。

（二）市政工程档案质量方面的问题

市政工程档案质量方面存在几方面问题：一是市政工程设计档案缺乏统一的标准。首先，从工程档案的含义来看，工程档案存在形式有文字、图纸、图表、声像、电子文档等很多种，但对于哪一种档案采用哪一种形式生成，并未有具体的管理规定来进行规范。因此当市政工程设计档案缺乏统一标准时，会直接影响工程档案后期的收集、整理工作。其次，在工程档案产生、收集、整理和归档全过程中缺乏统一的标准，对于如何有效归档，如何体现市政工程设计档案内部的关联性未作具体的规定，也会影响到市政工程设计档案后期服务质量。档案收集不规范，档案收集考核不明确，档案整理不规范：“有的档案管理人员在立卷过程中没有按卷内文件目录顺序进行排序组卷，造成卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料普遍漏失的现象发生。”[3]在立卷的问题上，有的档案管理人员会将工程文件材料累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找和利用。这些都是因市政工程档案缺乏统一标准所产生的市政工程档案质量问题。另外，档案管理人员对市政设计档案借阅利用不规范，若档案管理人员没有统一的标准去管理，对档案借阅很难做到控制，对市政工程档案质量保证产生影响。

二是大多数搞工程设计的人员对档案管理意识比较淡薄，收集、保管甲方提供的资料不能与工程设计同步进行，这是普遍存在的问题。有的工程设计人员甚至用其他工程文件材料来应付交档，造成工程设计档案的缺漏和不真实现象时有发生；有的工程设计任务结束后不及时将设计档案归档，该行为严重影响了市政工程设计档案的归档质量。关山林曾指出：“一些企业的档案管理工作人员本人也没有高度重视档案管理工作，在档案管理工作中缺乏责任感，缺少良好的职业道德，缺乏自信心，缺少乐于奉献的工作精神，档案管理的理论知识、科技知识不够扎实，因此不能充分认识档案事业在社会发展中的重要战略作用和实际意义。”[4]多年来档案人员往往在考虑自身责任的基础上，片面的追求归档的数量，而忽视了文件内在的价值，没有形成完善的质量意识。试想这样的管理态度如何有利于形成让市政设计企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围呢？最终只能是整个企业的档案意识被进一步弱化，档案管理工作遇到重重障碍，市政设计档案质量无法得到保障。endprint

（三）企业对市政工程设计档案管理的重视和投入问题

目前市政设计企业对市政工程设计档案管理，从组织、制度、方法、技术和资源体系各方面有很大成效，但仍存在进一步发展的空间，市政设计企业对市政工程设计档案管理人财物的重视和投入仍然欠缺。

从组织结构上来看，一些市政工程设计企业仍将档案室划分为综合管理部门，“正是由于综合档案管理室以一個班组形式存在，在行政上无法管理各大部门，在进行档案管理工作碰到问题时，须向主管领导汇报，而主管领导的管理职务有的是兼任，档案人员要想向领导说明工作上有困难，各项工作的开展常常会碰壁。”[5]即使档案室作为市政设计企业档案管理的单独组织机构存在，档案室长期以来成为安排某些人员和照顾对象的场所，造成人员随意引进和配置上的学非所用，人力资源结构不合理的情况。因此档案工作人员整体素质不高，档案专才的档案工作人员偏少。

从资源利用上来看，市政设计企业对市政设计档案资源的利用在不断增加，但市政设计企业对市政设计档案信息资源的利用需求掌握不够，这就要求市政设计企业熟悉市政设计档案的形成规律，对市政工程设计档案的全过程管理进行监督控制，利用优化馆藏来提高市政工程设计档案的利用效能。

从技术方法上来看，当今的工程设计技术从手工绘图技术到BIM三维建筑信息模型，很多企业的档案管理技术相对落后，跟不上日益增长的现代工程设计技术，也无法适应当前档案信息化发展的需要，市政工程设计企业面临需要加快信息化建设步伐来提升市政设计档案服务的重大压力。

从制度体系上来看，很多市政设计企业缺乏对市政设计档案管理制度的监控，缺乏对市政设计档案管理全过程控制，相应的科学管理措施比较分散，不能构成体系。建立市政设计档案管理制度体系，是一件需要长期规划和逐步推进的系统工程，同时需要市政设计企业将其纳入日程。

2 市政工程设计档案管理出现新变化与新趋势

（一）市政设计技术的新发展

市政设计技术的发展“从早前的手工用鸭嘴笔画施工图，用计算尺计算结构内力，到了20世纪80年代后期、90年代初‘甩图板工程的推动，AutoCAD、Micro station、Intergraph、SAP5等国外软件的铺开”，[6]以及一大批由我国市政工程设计技术人员自主开发的软件得到普遍应用，进入21世纪后一直到目前，由于CAD技术中二维建筑表现形式的局限性，使得BIM（建筑信息模型）技术倍受关注。

“BIM技术是未来计算机辅助建筑设计的主流，它通过数字化技术，在计算机中建立三维的虚拟建筑模型，这个模型提供了整个建筑全生命周期所需信息的数据库。”[7]BIM核心建模软件主要有Revit、ArchiCAD、Bentley这三种。BIM这个概念是欧特克率先引进中国的，《工程建设与设计》期刊记者在采访欧特克软件（中国）有限公司技术经理罗海涛时问及BIM技术的作用，他举例介绍：“很多建设项目在方案阶段使用BIM技术，可以快速得到不同种类和方案，可以快速知道它的造价、能耗等工程信息，用来决策哪一种方案最能够满足我们需求。”对于市政设计企业来说，市政设计中运用BIM技术可以在虚拟建筑中做设计，可以自动生成图纸文档，也可以对图纸的变更进行及时更新管理，能更好地解决设计阶段产生的诸多问题。

（二）市政设计技术发展对设计档案管理的影响

随着市政设计技术的发展，给市政设计档案管理带来新的方向。市政工程设计档案的传统管理方式已经无法满足现状，电子文件的大量存在和普遍利用，对市政工程设计档案管理提出了新的要求——档案管理信息化。档案管理信息化可以包含多个方面，一是档案信息数字化。将纸质档案信息转化为数字化信息，档案的载体形式发生变化，实行数字化以后，不但可以多次利用数据，在档案管理内部也可以进行数据共享，以便提高工作效率。档案信息数字化使科技人员的二次利用和开发更加便捷，也能提高其竞争力。大量电子文件在工程设计中都具有可参考的再利用价值，档案信息数字化使档案管理的职能不再只是单纯的保管档案，将转变成为市政工程设计企业内部的信息中心。二是档案信息网络化管理。早期人们管理档案主要是手工操作，档案的收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研、统计等业务环节以及日常的库房管理均是在人工组织下完成的，工作效率低下，只能与传统的农业社会或前工业社会的利用需求、利用方式相适应。要实现让档案信息变成流动的有生命力的资源，必须依靠网络。“传统的检索方式，档案管理人员从一本本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，既费时又费力。档案信息网络化管理后，可以实现即时查询，模糊查询、组合查询、分类查询等各种查询方式，设计人员可以从中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息，检索查询也会得到便捷。”[8]三是知识库的建立。档案信息资源是知识库的重要组成部分，知识管理离不开对档案信息管理，当下一些市政工程设计企业都在探讨知识库的建立工作，市政工程设计档案管理正经历着从信息管理到知识管理、从知识管理向知识服务的过渡。未来的档案管理将从基于档案介质的收集、保管、保存到以档案利用为核心的利用、管理、保存转变，将档案数据由单一向多维扩展，提炼成知识，引导用户知识创新，为设计人员提供培训、学习和训练的平台，变档案为知识，变管理为服务的模式转变。

如果市政工程设计档案管理能够实现档案管理信息化，那么市政工程设计档案管理将从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变。利用档案管理信息化将一系列具有控制职能的方法、措施和程序加以规范化、系统化，提高市政设计企业档案管理工作效能，也为市政设计企业和社会提供高效、优质的服务。

参考文献

[1]曾文芳.市政工程档案管理工作的研究[N].芜湖职业技术学院学报，2006（04）.

[2]李春雨，王伟杰.浅议如何做好档案管理工作[J].中外企业家，2009（22）.

[3]吴凤兰.厂矿企业档案综合管理的探讨[J].中小企业管理与科技旬刊，2010（19）.

[4]关山林.科学管理提高企业档案管理水平[J].现代企业教育，2012（05）.

[5]段英华.企业档案管理实践的创新[J].中国科技博览，2011（26）.

[6]任爱珠.从“甩图板”到BIM—设计院的重要作用[J].土木建筑工程信息技术，2014（01）.

[7]陈思达.探讨BIM技术在计算机辅助建筑设计中的运用[J].四川水泥，2015（01）.

[8]杨桂芹.论档案信息化建设的发展[J].中国新技术新产品，2009（01）.endprint