人力资源信息系统在人事档案管理中的应用

摘 要 进入新时期以来，我国现代化建设不断发展，社会主义市场经济体制不断完善，各个行业与领域之间的竞争加剧，各个企业非常看重管理模式。在企业的运行管理机制中，人事档案管理是非常重要的一个方面。人事管理的工作关系到企业的正常运转，而人力资源信息系统可以有效地提升人事档案管理的水平，促进人事档案管理工作的效率，因此在人事档案管理中应用人力资源信息系统对于企业的可持续发展有着十分重要的作用。目前，企业的人力资源信息系统都是根植于信息技术的快速发展而得来的，在传统人事档案管理的基础上创新。本文对人力资源信息系统在人事资源管理中的应用进行分析，以期提升我国企业的人事档案管理水平，促进企业的现代化建设。

关键词 人力资源信息系统 人事档案 管理工作 应用分析

信息技术的发展改变了社会的发展方向，各个行业的发展都离不开互联网信息技术的发展，尤其是企业现代化建设中的人事档案管理方面，结合信息技术可以充分发挥人事档案管理的重要作用。新时期在企业的人事档案管理工作中应用人力资源信息系统可以有效地解决传统人事档案管理工作的问题，加大人力资源信息的开放程度，最大化地提升新时期人事档案管理的水平和效率，促进企业的现代化发展。

一、人事档案管理和人力资源信息系统的内容

（一）人事档案管理的内容

在企业的运行发展中，人事档案的管理发挥着基础性和导向性的作用，对于企业的持续发展有着重要的影响。目前，企业的人事档案就是通过纸质的材料记录个人基础信息内容，这里面的个人基础信息包括员工的学习信息、家庭信息、政治信息等，企业通过分析员工的档案进而对其作出客观判断，以此作为依据确定该员工的岗位。一般来说，人事档案管理工作就是将员工的各种基础信息、学习信息以及证件统一汇聚起来，进行存储、归类以及统一管理的工作。

（二）人力资源信息系统的内容

在企业的人事档案管理工作中，人力资源信息系统是以互联网信息技术作为依据，有明确的人力资源管理作为工作导向而形成的人力资源管理行为。现代化的人力资源信息系统有一个核心点，就是把人事档案作为主要工作枢纽，在人事档案管理的基础上扩充人员的信息，最大化地发挥出人员信息的价值，对企业的人员进行细致化的管理，通过人力资源信息系统，分析员工的信息状况，挖掘出对企业发展最有价值的信息，指导人事档案管理工作。

二、企业传统人事档案管理的优势和劣势

（一）企业传统人事档案管理的优势

在企业的发展中，人事档案管理有着重要的作用，其对企业的发展优势主要体现在以下几个方面：首先，传统人事档案管理的档案内容非常全面，从个人的学生阶段到未来的退休阶段都有记录，详细地记录了个人在各个阶段的发展状况，例如在学生时期取得的成绩、公司中参与的项目、奖励与惩罚等，都可以进行全面记录；其次，传统企业人事档案管理的信息非常真实，很多企业都是依据人事档案来判断人员的工作能力、道德品质，个人的职位流动、奖惩状况都被真实可靠地记录了下来。

（二）企业传统人事档案管理的劣势

由于我国很多企业在传统的人事档案管理工作中，通常都是以纸张作为记录载体，因此在人事档案的存储上有很大的难度。纸质档案的时间越长，纸张的质量就会降低，加上工作中对纸张翻阅的磨损，人事档案管理工作量增加，都对传统人事档案管理提出了很大的挑战。

三、新时期人力资源信息系统的作用

作为企业的人事档案管理人员，必须认识到新时期人力资源信息系统的作用，勇于创新传统人事档案管理模式，充分发挥人力资源信息系统的作用和价值。新时期，在人事档案管理工作中应用人力资源信息系统一是可以提升人事档案管理的效率，提升企业人事档案管理水平。人力资源信息系统可以快速收集人员信息，及时补充人员信息，节约了大量人力。二是应用人力资源信息系统可以对传统的人事档案进行一定的保护，可以通过信息系统直接查阅人事档案信息，把人从寻找和归类的工作中解放出来。三是在人力资源信息系统中，能够最大化地发挥人力资源信息的价值，深入挖掘和分析人员的各种信息，为员工的提拔、职业生涯发展以及管理工作提供依据和指导，促进企业人事档案管理水平的提升。

四、人力资源信息系统在人事档案管理中的应用

（一）了解人力资源信息系统的构造

在人力资源信息系统应用及档案管理工作中，一定要明确人力资源信息系统的构造，了解人力资源信息系统的各种功能效用，充分发挥人力资源信息系统的价值和作用。人力资源信息系统主要包括组织与岗位管理、用工管理、干部管理、教育培训管理、薪酬分配管理、社保福利管理、离退休管理及统计与考评等模块，通过纸质记录与信息录入相结合的方式，确保人员信息的真实性和可靠性。

（二）人力资源信息系统应用特点

企业在管理人事档案的过程中，一般都会应用到人力资源信息系统。企业在应用人力资源信息系统的过程中必须注意以下几个要素：首先要确保人力资源信息的完整，保证人力资源信息系统的全面完善；其次要保证人力资源信息系统的智能化，让相应的人员在权限范围内访问和查阅人力资源信息系统；再次同时要确保人力资源信息系统的安全性，注意保护人员的信息不被泄露，注重人员信息的安全性；最后要确保人力资源信息系统的持续性，要从企业的长远发展角度建设并不断完善人力资源信息系统。

（三）人力资源信息系统的功能

在人事档案管理工作中应用人力资源信息系统，必须充分发挥人力资源信息系统的功能和作用，做好人力资源信息系统的维护；发挥人力资源信息系统的记录整体功能，保障人事档案的智能有序管理；还要发挥人力资源信息系统的整合统一功能，对信息进行细致划分，进行二次信息挖掘；最后就是要发挥人力资源信息系统的审阅管理功能，可以及时有效地管理人事档案，查阅真实、有效的人力资源信息。

（四）人力资源信息系统的维护

在人力资源信息系统中，非常重要的一个环节就是对人力资源信息系统的维护，定期对人力资源信息整理备份，核对和划分人员信息，开发人力资源信息系统的更多功能，提升企业的人力资源管理水平。从而更好地指导企业的管理工作，促进企业的现代化建设与可持续发展。

五、结语

在企业的运行管理机制中，人事档案管理是非常重要的一个方面，人事管理工作关系到企业的正常运转，而人力资源信息系统可以有效地提升人事档案管理的水平，提升人事档案管理工作的效率，因此在人事档案管理中应用人力资源信息系统对于企业的可持续发展有着十分重要的作用。新时期，在企业的人事档案管理工作中应用人力资源信息系统可以有效地解决传统人事档案管理工作中的问题，加大人力资源信息的开放程度，最大化地提升新时期人事档案管理的水平和效率，促进企业的现代化发展。

（作者单位为云南送变电工程有限公司）

[作者简介：向云平（1972—），女，云南建水人，本科，经济师，主要从事人力資源管理工作。]

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