信息化环境下中小学校固定资产管理

黄荣格

摘要：当前，国家逐步增加了基础教育方面的人力、物力和财力投入，有效改善了中小学校的基础教育条件。然而，在这样的背景下，如何高效管理中小学校的固定资产成为了所有教学工作者非常关注的问题。对此，本文将基于当下中小学在固定资产管理方面存在的问题，并从信息化的角度来阐述其优势，之后并根据实际情况提出信息化环境下中小学校固定资产管理的策略，旨在为提升中小学校固定资产管理的水平提供可参考的依据。

关键词：信息化；中小学校；固定资产

在中小学校不断发展的过程中，固定资产是非常重要的基础条件，这也是实现现代教育和培养高素质人才所不可或缺的重要条件。然而，基于传统的固定资产管理模式，使得管理质量和效率都难以满足教育现代化的需要。因此，通过合理地将信息化技术应用到中小学校的固定资产管理过程中，在信息化管理的支撑下，以便能更好地经固定资产的实物管理与财务管理结合到一起，从而推动现代中小学校更加稳定健康地发展。

一、信息化环境下的中小学校固定资产管理存在的问题

通过对信息化环境下的中小学校固定资产管理的现状进行分析，发现当前中小学校的固定资产管理还存在下列几个问题：

（一）固定资产各类标准不统一

在财务核算方面，当前因财务部门主要采取的是事业单位会计制度，所以通过全面分析事业单位会计制度中关于固定资产的内容，并根据实际情况进行分类。执行实物使用管理方面，则主要是利用行政事业单位资产管理信息系统对各项资产根据管理系统设置的情况进行分类管理。实际上中小学校的固定资产管理有两套软件系统，即财务软件固定资产系统和行政事業单位资产管理信息系统。两套软件系统资产的分类、编号、编码要求不同，会导致实物资产管理和财务部门对固定资产的分类标准不统一，不利于中小学校的管理，也增加了固定资产信息化管理的隐患。

（二）固定资产管理系统不对接

通过全面分析当前中小学校固定资产管理的实际情况，其主要是采用资产管理信息系统对实物资产进行管理，而对固定资产的价值管理则主要是采用财务管理软件。因此，在中小学校固定资产管理过程中，当应用财务管理软件的时候并不会预留任何的接口，所以在这两个系统之间难以真正实现对接。同时，当相关的数据资料在出现不一致的时候，便只有利用两个系统将所有的数据直接打印出来，并进行人工核对，这样大大降低了中小学校固定资产的信息化管理水平。又因为中小学校固定资产管理过程中所采用的分类标准不一致，所以两者对固定资产的编码规则也不统一，从而增加中小学校的固定资产管理难度性。

（三）固定资产系统信息和财务部门信息不一致

通常中小学校在资产管理的过程中，其财务部门主要是对固定资产的价值进行核算，而实物管理部门则主要是负责对固定资产的使用情况、报废等过程进行分析与管理。这样因两者在管理的过程中主要侧重点不同，所以在中小学校的固定资产实际管理过程中常常会出现偏差。实物管理部门是在资产完成验收手续之后，再根据入库单在资产管理系统中的登记卡片，然后最终投入使用；财务部门在核算的过程中主要是将各项资金的支付情况作为登记资产的重要依据。这样便会当因报账人报账的时间推迟或者是因资金紧缺而无法及时付款时，会让整个会计核算呈现出迟滞性的特点，并会让资产管理系统和财务部门的固定资产信息呈现出不对称的现象。

二、固定资产信息化管理的优势

（一）有利于实现固定资产信息共享，便于管理与控制

在当前信息化环境下的中小学校固定资产管理过程中，通过将传统的静态管理方法转变为动态管理方法，能够更好地实现信息交流的实时化，充分突出固定资产管理的人性化。其中，由于以往在固定资产管理的过程中主要采用的是人工账册卡进行管理，以致对资产的实用、变动等情况，通常仅有相关的资产管理部门了解。对此，若能基于信息化管理模式在应用方面的优势，如借助数据库处理平台来对固定资产信息进行处理，如此一来，当固定资产信息被全然收录到相应的系统中时，其余人员便可结合自身工作需求来调用其中数据，如此便能达到资源共享的目的。尤其是针对上级主管部门，这种模式的应用更具有优越性。具体可分为三级部门管理模式：首先，第一级的管理部门主要是由领导组成，其主要负责对固定资产的统一领导和分配；第二级便是归口主要部门，其主要的管理对象为固定资产其中一项分块；至于第三级则具体指向员工个体。基于以上三级的层层把关，使各环节均能找到与之相对应的负责人，如此一来，不仅可切实构建出高效的监督约束机制，能够有效避免在中小学校的固定资产管理过程中因受到主观因素的人为操控和管理，从而出现推诿的现象。

（二）有利于保证中小学固定资产数据的完整性、唯一性、规范性、科学性

基于信息化的时代别净，针对中小学固定资产的管理，也唯有信息技术的支撑，方有助于格式统一、制度统一以及标准统一的目标达成。尤其是在中小学校固定资产的管理人员初步录入固定资产的信息时，需将信息内容按照相应的流程来确保其输入的完整性与准确性，如此便可形成具有唯一性的数据条形码编号，从而实现对所有固定资产信息的全面记载，进而从根本上避免各项数据丢失。继而实现固定资产实物管理与财务管理的真正统一，由此确保了固定资产数据的完整性、唯一性、科学性和规范性。

三、信息化环境下固定资产管理方法

通过合理的将信息化技术应用到中小学校的固定资产管理过程中，始终坚持以信息化管理作为支撑，能够更好地将固定资产的实物管理和财务管理全面统一起来，从而推动现代中小学校更加稳定健康地发展。

（一）创建并维护完整的固定资产主数据

基于信息化的时代背景，若学校欲利用固定资产系统来全程管理学校的固定资产，则首要任务应当是积极建立起中小学的固定资产基础数据。当然，在此过程中，针对相关数据的整理与收集，需结合其资产类别以及具体的实用部门来对这些数据予以规范性的编码，不同部门所拥有的实物资产编码必须具备唯一特性，并且每一项实物资产从其构建到最终的报废，其生命周期都将全部记录到实物资产管理系统之中，不仅如此，在该固定资产管理系统中，就相关固定资产的名称、规格、型号、计量单位、用途、技术状态、资产类别、主要技术参数、使用单位等各项数据均将完整录入数据库之中，而资产管理热源则可基于数据库中的数据反馈来了解当前的资产变动情况，从而对其予以实时的维护。最后，则相关固定资产的所有信息都将在固定资产管理系统中得到全面反馈，包括设备是否处于带病运行状态，或是封存、闲置、备用等状态等，均可通过固定资产管理系统来进行状态查询，并可就其使用效率展开分析，以评估学校当前的固定资产调剂是否合理，继而可为学校固定资产的合理使用提供有效保障。

（二）固定资产管理与会计核算管理的数据自动集成

使用会计信息系统中的固定资产管理系统来管理固定资产，其系统会自动将固定资产的管理与核算结合到一起，如此便实现了实物流与资金流信息的集成，进而让财务信息能可得到更加准确的反馈。不仅如此，基于该系统还能实现对固定资产管理信息的实时处理，从而可大幅减少财务人员的工作量，并避免了因人为的操作失误而可能出现的纰漏。最重要的一点，该系统能可记录下具体的操作步骤，如此便能详尽掌握每一笔固定资产资金的来龙去脉，当然，在此过程中，学校会计人员，其应务必对明细资产编号的白费、转移等于总账科目相关的项目予以实时更新，以便学校管理人员可随时查询到自身查询权限范围内的所有信息，由此才能借由数据信息的实时共享来加快学校对各类数据信息的处理速度，当然，如此一来，学校的信息传输速度亦将随之得到有效加快。最后，考虑到资产信息往往需要经历多个环节才会传递到财务人员手中，故为避免数据在传输过程中产生差池，则财务人员，还需对现有的固定资产系统中的各项数据有一个大致的了解，这样才能为保持财务台账与实物台账的一致性提供有利条件。

总之，针对中小学校固定资产，唯有切实做到科学、合理且有效的管理，方能切实发挥出这些固定资产的使用效益以及延长固定资产的实用寿命。至于当前，我国大多数中小学，其虽在管理固定资产方面取得了一定的成效，但也同时暴露了许多问题，对此，作为学校管理者，其在实际的管理过程中应务必基于当前存在于学校固定资产管理工作中的问题来采取有针对性的解决策略，如此方能在最大限度的发挥学校固定资产的效益同时，为学校各项教育教学活动的开展保驾护航。