企业物资采购的审计风险与防范

欧春艳

摘要：本文围绕企业物资采购中的审计风险防范开展深入研究，首先分析企业在开展物资采购期间审计风险的类型，随后围绕集中/非集中采购、价格信息、重点采购以及采购监督，提出有效防范审计风险的策略，以供我国企业参考、借鉴。

关键词：物资采购；审计风险；风险防范

在现代企业经营中，物资采购是十分重要的供应链环节，同时物资采购也是为企业提供生产活动必须的生产资料的重要环节，而审计风险，贯穿于企业物资采购全程，因此充分明确审计风险类型，在风险到来之前就对其进行有效的防范，是企业实现健康可持续发展的重要举措。

一、企业物资采购审计风险类型

（一）制度执行风险

企业在开展物资采购期间，存在个别采购流程没有按照约定制度严格执行，进而产生的制度执行风险。

（二）采购计划风险

市场需求发生变动，造成企业制定的采购计划，同实际情况不符合，与采购计划目标发生了偏离所引起的采购计划风险。

（三）采购合同风险

企业在与供应商进行合同签署期间，合同的条款内容模糊不清，责任内容界定不明，存在合同欺诈现象，合同管理缺失等现象引起的采购合同风险。

（四）采购价格风险

供应商存在围标、串标、对价格恶意哄抬，或者是价格低廉，质量不达标的产品以次充好所引发的价格风险。

（五）验收风险

企业开展物资采购期间，负责人验收的人员不按照采购需求、合同约定的明细内容进行验收工作，出现采购质量、采购数量未达到采购计划中的要求就入库、进行资金支付等一系列的后续工作，造成企业损失而导致的验收风险。

二、企业物资采购审计风险防范策略

（一）区别对待集中/非集中采购的审计

在企业开展物资采购期间，需要将集中、非集中采购的审计工作区别对待。企业的物资集中采购，是企业内各使用部门提出物资需求申请，在审批通过后，采购部门开展集中的采购，集中采购透明度高，权责分工详细，可有效防止部门在采购期间的‘小动作，针对集中采购，首先要对来往单位做经常性的了解，例如通过征信系统查询企業信用，去法院查询企业的诉讼信息、或是在行业商会中充分了解竞争对手的信息等等，继而将不良供应商杜绝在采购计划之外，其次是以量大的优势来压低价格，将此采购成本降低，再次是尽量找到采购货物的源头，将物资采购中间环节最大化减少，最大化降低采购成本。作为依据企业内部物资需求开展的采购形式，在开展非集中采购期间，具有较大的审计难度和复杂程度，若想要在非集中采购期间有效规避审计风险，需要遵循如下内容开展工作：

1.杜绝采购虚增现象、采购虚假现象、高档采购现象、化整为零现象以及逃避审计工作的恶劣行为；

2.是要确保送审金额起点制定合理，假如起点制定太高，就会增加监督的难度，未采购人员提供逃避审计的空间，而过低的审计金额起点，就会造成过于频繁的送审行为，进而影响审计的质量，通常，建议以2000-5000元作为送审的起点；

3.加强验收的审计力度，必须确保采购的物资、送审货号、质量等数据完全一致，避免验收、审计工作二者脱节；

4.因为非集中采购具有很大的复杂性，设计到多种品牌、种类，这就要求审计人员更多的深入采购市场进行行情调查，核实准确的相关信息；

5.在开展采购活动前，就让审计人员提前介入，充分核实申请采购是否合理，从源头发现问题，有效避免不合理采购现象的出现。此外，不论是针对集中采购，还是非集中采购形式的审计，都严格控制预算，防止预算超标，防止盲目的开展高档采购、求洋采购，最大化争取采购的合理性，达到使用、解决的效果。

（二）建立价格信息库

一般情况下，物资采购定价难以做到绝对性合理、企业只能尽量充分考虑实际情况，把误差在5%的范围内加以控制，当前包括以下几种定价方法：

1.以市场价格作为依据，计算整个市场平均价，在充分售后服务、是否配送等负数条件的基础上，制定略微高于或是低于市场价的价格；

2.电话询价，即根据商品上表、报装提供的联络方式与生产厂家取得联系，询问低价之后，再酌情进行定价；

3.是成本分析定价，这一方法是针对一些难以询价，来源单一的商品，对其进行成本分析，经过企业与供应商洽谈后制定价格。

在采取上述定价方法期间，在购置周期性物资期间，若想避免审计风险，就要求审计部门利用计算机信息技术，建设价格信息系统，并以互联网、市场、报刊等多渠道进行物资价格的收集，并对收集到的数据汇总、编制，将价格存于价格信息系统中，并定期依据市场的实际变动对价格信息库进行更新，对价格进行实时动态更新，以便以采购部门将价格信息当作是报审的依据，将审计、报审部门之间的矛盾大幅度减少，提高审计部门工作效率，有效规避审计风险。

（三）加大重点采购的审计工作力度

通常，非重点和重点采购在企业中很难彻底区分开，具体情况需要依据企业的规模、管理的精细程度、企业工作性质等来确定，一般大型企业的重点采购包括：

1.采购资金超过300000.00元；

2.突发性的物资短缺、必须立即采购；

3.采购的物资具有垄断性质，或者是采购与资源单一。

在开展重点采购审计工作期间，为规避审计风险，应该具备及时性和灵活性，在物资数量较大，金额较大的情况下，必须严格审计采购工作是否使用了招标形式，投标单位是否至少三家以上，同时，需要严格审计投标的单位的背景，除了采购部门的要约单位，还比必须有其他部门的要约单位。此外，要加强招标工作公平性的审计，要求采购招标必须公开选购，公正交易，及时审计招标、评标以及定标每一个阶段是否存在违规的现象，是否有内部人员向供应商泄露重要信息的行为发生，进而全方位的确保采购足够透明、足够可观、足够公正。与此同时，在采购继续物资洽谈的过程中，需要委派审计人员参与洽谈，保证采购人员在限定时间内完成采购任务。针对货物渠道、资源单一的物资采购，需要报以足够的耐心，同供应商进行洽谈，并做出相关产品的参照，以成本分析法的角度开展审计工作，最大化保证价格趋于合理。

（四）对物资采购流程全程监督

企业开展的物资采购流程，涵盖了制定采购计划——计划审批——采购方式选择——签约——验收——支付，企业需要利用制度的约束以及内部控制审计工作、财务审计等手段，对采购期间的整个流程加以控制和监督，从而确保流程的完整性、规范性、不存在弄虚作假的现象。首先，需要监督、检查企业在制定物资采购计划期间，计划中的采购数量、采购目标、采购时间是否严格同实际情况相吻合，计划目标与事项的目标是否完全一致，其次是严格审查企业的物资供应商，是否严格遵循招投标的方式选择供应商，是否按照严格遵循采购的规范流程开展物资采购，如果存在使用其他采购方式的情况，需要查看所采用的采购方式，们是否存在违反国家法律、行业相关规定的行为。再次是严格核实企业采购的经办部门、监督部门工作人员，是否严格审查了供应商，一旦确定了企业的供应商名录以后，必须每年对所有供应商的资质进行复审，最后是提前对国内价格水平、国家制定的相关税收政策进行调研，再与实际的产品报价进行对比，确认报价是否包括税钱的相关约定。

三、结语

对物资采购审计风险的防范，是一项十分复杂，具备系统化的工作，企业必须对物资采购审计风险常抓不懈，予以高度重视，在高度明确审计风险类型的基础上，区别对待集中、非集中采购的审计、通过互联网、期刊等途径收集价格信息，建立价格信息库，加强对企业重点采购的审计力度，对物资采购流程开展全程监督，才能够有效防范物资采购期间的审计风险。