医院内部控制信息化管理优化策略

华蕾菲

随着国家医药改革的不断深入，信息化技术已普遍运用在公立医院的日常经营活动中，医院信息系统HIS的部署是医院采用现代化管理技术的重要体现。医院信息化系统已由单一系统扩展到多系统共享数据信息，建立了较为完善的内部控制体系，提高了医院管理的综合水平。根据2014年国家出台的《行政事业单位内部控制规范》，作为行政事业单位的公立医院如何在信息化的大环境下对医院内部控制进行优化和提升是摆在医院财务部门管理者面前的一项重要工作。

一、医院实施内部控制信息化的意义

1.日常经营活动得到优化。患者到达医院的第一步就是挂号收费，目前绝大多数的医院都是采用人工排队挂号，患者光排队就需要花费很多时间，尤其不利于单身前来就诊的患者。采用自助挂号信息化系统就无需患者排队挂号，只需将社保卡、医保卡在自助挂号机上划卡就可实现自助式挂号收费，方便快捷，无需排队，极大地减轻患者焦虑等待的心理状态，最大限度地避免患者带有怨气的与一线医务工作者交流，缩短就诊时间，提高就诊效率。通过信息化系统可将来诊患者的信息与各职能科室进行共享，了解患者所需要配备的药品、医疗器械、检查设备等，为后续药品、医疗器械、医疗设备采购、维护、保养提供真实有效的数据，方便财务部门对各项原始数据进行采集、整理、过滤、汇总，能更准确的为医院管理层提供财务分析报告，为医院各部门的进一步资源分配提供有效的数据信息支持。

2.提高各项业务的安全性。所有财务相关人员都需要分配一个操作账号和密码，对财务数据的查询和输入分别设置不同的权限，不同级别的人员所能接触到的数据资源是不同的，越是对核心数据的输入修改需要的权限要求就越高。不同业务不同部门所能查询的数据资源也是不同的。因为每个业务人员的业务流程不同，其输入的数据如果有错，就能很方便的在他的业务信息系统找出问题，不会牵涉到其他业务人员，能够大幅减少数据错误纠错时间，提高财务人员的日常工作效率。

3.实现了业务数据的共享。针对不同级别的医院员工都能从信息化系统中获取自身所需的业务数据，各部门管理者能及时查询到当前门诊、住院的相关数据，为进一步计划分配本部门人员、设备等医疗资源提供帮助。医院管理层能实时查询到各类财务数据，对医院当前的经营状况有大致了解。信息系统应用到各部门后，财务人员不再需要等待各部门汇总整理上报数据，而是直接使用信息系统里的数据即可，方便快捷，及时有效地完成医院各类账目，充分发挥数据共享的效果。

4.为管理者提供决策依据。按照统一协调、分工负责、上下联动、有效监督的原则，全面梳理业务流程，并将其固化，建立预算管理、资金管理、内控与风险管理、供应链管理、核算管理、绩效管理等模块，按照管理权限为各级管理者提供有數据、有分析的表单，风险预警和消息，以及可供选择的解决方案，通过信息化管理系统实现风险识别、风险评估、风险对策、风险控制、风险监督等相关功能。

二、医院实施内部控制信息化的成效

1.增强数据核算的准确性。现代医院采用了HIS信息系统作为整个医院信息系统的中继站，所有涉及到此系统的操作人员都有明确的业务范围和职责要求，并根据职务级别授予不同的操作权限。财务部门可通过HIS信息系统随时检查核对前台收费情况，收费人员是否严格按照业务流程操作。医院要树立“正确收费”的管理理念，建立完善的HIS系统收费复核机制，通过HIS信息系统定期检查医院门诊、住院病人人数及计费情况，及时确保收支安全。专职物价员定期进行督查追踪，建立“大费用抽查复核机制”，并能做好问题导向的后期处理、改善与提高。

2.提高固定资产精细化管理水平。由于拥有大型医疗检测设备和高精尖精密仪器的数量是衡量一家医院综合实力的一项重要考核指标，所以固定资产管理是医院内部控制的一个重要组成部分。但由于检测仪器和设备分布范围广、使用人员众多、数量大而很难集中管理。必须借助现代信息技术，运用固定资产信息管理系统，高效、全面、及时、准确地掌握医院各部门固定资产的使用情况。固定资产管理人员要定期将固定资产变更信息录入系统，以方便医院其他员工查询设备信息，使财务人员能及时掌握各部门固定资产购买、使用、维护、保养、报废等情况，对固定资产使用进行全程有效监督，提高固定资产使用率和管理水平。开展固定资产条形码管理，有效节约人力资源成本，降低资产重复购置率，实现资产的精细化管理，确保国有资产的保值增值。同时，要及时在财务报表上准确的反映固定资产折旧及报废情况，保障会计信息数据的准确性。

3.有效提高存货管理水平。药品、试剂、耗材作为医院直接成本，数量多、使用量大且出库入库频率高，属于医院内部控制中的重要部分。应当完全采用信息化技术，建立存货的出入库管理系统，规范存货的申请、采购、入库、保管、领用、调拨及盘点控制流程，定期对各库房的存货进行盘点，清点实物，核对账目，发现有盘盈、盘亏现象，及时查找原因，经上级主管部门、财政部门批准后做账务调整处理，确保账账相符、账实相符。同时，对管理人员进行权限分类，分级授权，采购人员、库管人员、会计人员权限不可混用，不能以多种身份进入信息系统操作，采用日志管理规则限制操作人员多次删改输入数据，禁止非信息系统认可的外部人员操作系统，赋予相关人员查询的权限以提高信息系统的使用效率。

4.强化全面预算管理的实施。医院的全面预算管理系统是医院实行现代化管理的一个重要标志，将全面预算管理系统与医院HIS系统通过接口技术进行连接，实现2个系统的互连，共享信息数据。全面预算管理能够对医院日常经营活动进行有效控制、监督，减少业务执行中的错误，降低业务执行中的风险，对违反预算规则的行为进行实时预警和制止。财务部门通过年度预算编审、每月执行追踪分析等环节，及时披露薄弱环节中存在的问题，分析原因，采取调整措施，在实际工作中有效发挥预算的调控作用，确保年度预算目标顺利完成。

三、优化医院内部控制信息化管理的策略endprint

1.医院管理层高度重视。现代医院是一个专业性、技术性、针对性非常强的行业，只有医院内部从上至下，从管理层到各职能科室相互协作配合，才能把信息化系统与内部控制这两者高效地结合在一起。医院管理层人员要学会充分利用现代化信息系统进行查询、检索，获取自己需要的相关信息，认识到信息系统的重要性、必要性。从而推动医院整体的信息化建设，进一步强化内部建设。增强了医院在市场上的竞争力，提高了医院的经济效益。通过医院HIS系统，将医院各个信息系统有机结合起来，才能高效地实现医院现代化管理流程，做到事前预测、过程控制、事后分析、人员考核评定，整体提高医院内部控制水平。

2.完善内部监督体系。信息化技术有着很强的专业性，在医院部署过程中需要应用软件开发商全力协助，培训指导员工操作，提供各类注意事项，需要聘请专业化内部控制业务咨询公司制定符合医院自身日常经营的业务流程。通过网络互连开发出一套完整完善数据共享的内部控制信息系统。医院内部财务人员、管理层都需要接触机密数据，信息系统的安全性尤为重要，对数据的共享、获取、安全性要求较高，权限分配要合理，需要建立一整套安全监督机制，防范数据泄露，加强数据安全性及事后的责任追究制度。联网计算机都需要定期查杀病毒，硬件也要定期维护，以保护数据的安全。

3.提高财务人员综合素质。信息化技术在带给我们便利的同时也给相关操作人员提出了更高的从业要求。随着财务业务的日益多样化、广泛化、复杂化、技术化、专业化，财务人员的综合素质就显得尤为重要。財务人员不仅需要掌握普通的财会知识，更要懂得财务核算、财务管理、信息化技术、内部管理控制。医院内部要定期对财务收费人员、库房管理会计进行业务知识培训、普及网络应用、数据维护知识，加强业务操作流程，树立内部控制观念，使财务人员能在日常工作中始终把内部控制放在首位，在提高自身业务能力的同时加强风险防范意识。

4.加强对关键环节的控制。在医院日常管理中，对关键环节的控制是医院能否成功实施内部控制管理的重点，医院必须对资金进行管控，比如：资金使用效率、资金使用监督、各类经费支出，科室预算的执行情况。对于每年上报的投资项目都要进行可行性分析，严格按照资金审批流程进行评估和审核。最大限度地避免发生任何资金风险。要确保各部门预算计划的合理性，设定各个部门计划指标，对于部门突然提高的预算计划要严格审查。改善收入分配机制，避免将科室收入与个人收入挂钩，造成各类“以药养医”的局面，避免医患关系紧张。对于固定资产要在申请、审批、采购、验收、入库、出库、报废等环节加强控制，杜绝各类有形无形资产流失损耗。只有充分依靠内部控制管理手段才能确保医院日常经营活动正常开展，只有会计数据真实可靠准确无误才能确保医院各类资产安全与完整。

四、结语

在我国的医疗卫生体制改革大环境下，医院必然要加强内部控制管理，才能不断提高医院的服务水平和综合业务能力。现代医院通过改善内部控制环境，健全内部控制管理机制，提高应对各类风险的管控能力，并运用信息化技术必然引导医院内部控制的进一步发展，对医院整体市场竞争力有进一步提升，加强信息化建设，加强内部控制，促进医院向更深层次的现代化发展，使医院能够不断应对新的机遇和挑战，促进了医院各项事业健康、可持续发展。

（作者单位：无锡市第三人民医院）endprint